Несмотря на широкие возможности использования компьютеров для обработки самой разной информации, самыми популярными по-прежнему остаются программы, предназначенные для работы с текстом. При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:

Операции ввода позволяют перенести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путем сканирования бумажного оригинала и последующего перевода документа из графического формата в текстовый (распознавание).

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т.д.

Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа.

Оформление документа задают операциями форматирования. Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Программы, предназначенные для обработки текстовой информации, называют текстовыми редакторами .

Все многообразие современных текстовых редакторов условно можно разбить на три основные группы:

1. К первой относятся простейшие текстовые редакторы, обладающие минимумом возможностей и способные работать с документами в обычном текстовом формате.txt, который, как известно, при всей своей простоте и всеобщей поддержке совершенно не позволяет более или менее прилично форматировать текст. К этой группе редакторов можно отнести как входящие в комплект поставки ОС семейства Windows редакторы WordPad и совсем малофункциональный NotePad (Блокнот) , и множество аналогичных продуктов других производителей (Atlantis, EditPad, Aditor Pro, Gedit и т.д.).

2. Промежуточный класс текстовых редакторов включает в себя достаточно широкие возможности по части оформления документов. Они работают со всеми стандартными текстовыми файлами(TXT, RTF, DOC). К таким программам можно отнести Microsoft Works , Лексикон .

3. К третьей группе относятся мощные текстовые процессоры, такие, как Microsoft Word или StarOffice Writer . Они выполняют практически все операции с текстом. Большинство пользователей использует именно эти редакторы в повседневной работе.

Основными функциями текстовых редакторов и процессоров являются:

Ввод и редактирование символов текста;

Возможность использования различных шрифтов символов;

Копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;

Контекстный поиск и замена частей текста;

Задание произвольных параметров абзацев и шрифтов;

Автоматический перенос слов на новую строку;

Автоматическую нумерацию страниц;

Обработка и нумерация сносок;

Создание таблиц и построение диаграмм;

Проверка правописания слов и подбор синонимов;

Построение оглавлений и предметных указателей;

Распечатка подготовленного текста на принтере и т.п.

Также практически все текстовые процессоры обладают следующими функциями:

Поддержка различных форматов документов;

Многооконность, т.е. возможность работы с несколькими документами одновременно;

Вставка и редактирование формул;

Автоматическое сохранение редактируемого документа;

Работа с многоколоночным текстом;

Возможность работы с различными стилями форматирования;

Создание шаблонов документов;

Анализ статистической информации.

Сегодня практически все мощные текстовые редакторы входят в состав интегрированных программных пакетов, предназначенных для нужд современного офиса. Так, например, Microsoft Word входит в состав самого популярного офисного пакета Microsoft Office .

Аналогичные MS Office программы - OpenOffice.org Writer , StarOffice Writer , Corel WordPerfect , Apple Pages .

Конец работы -

Эта тема принадлежит разделу:

MS Word. Строгое форматирование текстов. MS Word. Художественное оформление текстов. Информация

Введение.. Раздел Организационно методический Цели и задачи дисциплины Требования к уровню подготовки студента..

Если Вам нужно дополнительный материал на эту тему, или Вы не нашли то, что искали, рекомендуем воспользоваться поиском по нашей базе работ:

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РФ

ГОУ ВПО ТЮМЕНСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ

РЕФЕРАТ

По дисциплине: Информатика и компьютерные технологии

на тему: Технологии обработки текстовой информации.

Выполнил:

Тынкачёва Л.С.

ФЭУ, БУиА,12, 1 курс

Проверил:

Кушакова Н.П.

Тюмень 2010

Введение......................................................................................................................................... 3

1. Возможности текстовых процессоров.................................................................................... 5

2. Текстовые редакторы................................................................................................................ 7

Текстовый редактор Лексикон..................................................................................................... 7

Текстовый редактор Word Pad..................................................................................................... 8

Текстовый редактор WordPerfect................................................................................................. 9

Текстовый редактор Microsoft Word 6.0................................................................................... 10

Текстовый редактор Notepad++................................................................................................. 11

Текстовый редактор Microsoft Word 2003................................................................................ 12

3. Пользовательский интерфейс Microsoft Word 2010............................................................ 13

4. Общий вид окна Word и основные приемы работы........................................................... 15

Заключение.................................................................................................................................. 17

Библиографический список....................................................................................................... 18

Введение.

Каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки, редактирования, той или иной текстовой информации. Одними из первых программ, созданных для компьютера, были системы обработки текстов или, как их стали называть, текстовые редакторы.

Компьютеры широко используются для подготовки текстовых документов. Для этого применяются специальные программы – текстовые редакторы.

Компьютеры, оснащенные текстовыми редакторами, должны были заменить печатные машинки. Соответственно первые подобные программы имели функции ввода символов, простейшего редактирования текста (стирания, переноса, копирования и вставки) и распечатки полученного документа. Отличие от печатной машинки состояло в возможности сохранения готового текста и его последующего многократного использования. Однако реализация функций печатной машинки не могла удовлетворить пользователей компьютеров. Развитие текстовых редакторов шло очень быстро. К тому же параллельно началась разработка полиграфических (издательских) компьютерных программ. Идеи и находки разработчиков различных систем взаимно дополняли и «подпитывали» друг друга, в результате чего появились не только мощные полиграфические программы, но и «бытовые» текстовые редакторы, которые по своим возможностям лишь немногим уступают профессиональным. Возможности этих программ различны - от программ, для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографическому издательству изданию книг и журналов (издательские системы). Преимущества компьютера, оснащенного специальным текстовым процессором (редактором), перед печатающей машинкой были явными и заключались в том, что обеспечивали значительное повышение удобства, производительности выполнения работ и, самое главное, повышение качества получаемых при этом документов.

Разделение во времени этапов подготовки документа, таких, как ввод, редактирование, оформление, подготовка к печати и собственно сама печать сделали процесс создания документа более простым и технологичным.

Существуют различные виды текстовых редакторов:

Редакторы, предназначенные для подготовки документов, содержащих только тест (например, Блокнот). Размер созданного в таком редакторе документа в байтах равен числу символов (букв) в документе. Такие текстовые редакторы могут использоваться для редактирования текстов программ и для подготовки HTML-документов.

Редакторы, с помощью которых можно редактировать и форматировать (оформлять) текст (например, WordPad). Документы, подготовленные в таких редакторах, содержат не только символы текст, но и информацию об их формате, то есть форме представления (размере, выделении курсивом и подчеркиванием и т.д.)

Редакторы, позволяющие готовить комплексные документы, то есть такие, которые содержат не только текст, но и другие объекты – картинки, диаграммы, звук и т.д. Такие редакторы часто называют текстовыми процессорами.

В данном реферате приведены наиболее распространенные или ставшие стандартом в ряде учреждений и организаций редакторы. В данной работе достаточно подробно рассмотрены шесть текстовых редакторов: Лексикон, WordPad, Microsoft Word, Word Perfect, Notepad++, Microsoft Word 2003 а также пользовательский интерфейс Microsoft Word 2010. Цель работы - изучая набор функций, возможностей выбранных текстовых редакторов, пронаблюдать развитие технологии программ, обеспечивающих подготовку и обработку текстовой информации.

1. Возможности текстовых процессоров.

Редакторы текстов программ рассчитаны на редактирование программ на том или ином языке программирования. Редакторы текста, и рассчитаны на тексты программ, и выполняют следующие функции:

Диалоговый просмотр текста;

Редактирование строк программы;

Копирование и перенос блоков текста из одного места в другое;

Копирование одной программы или её части в указанное место другой программы;

Контекстный поиск и замену подстрок текста;

Автоматический поиск строки, содержащей ошибку;

Распечатку программы или её необходимой её части;

Редакторы документов - программы для обработки документов, ориентированные на работу с текстами, имеющие структуру документа, т. е. состоящими из разделов, страниц, абзацев, предложений, слов и т.д. Следовательно, редакторы для обработки документов обеспечивают такие функции, как:

Возможность использования различных шрифтов символов;

Задание произвольных межстрочных промежутков;

Автоматический перенос слов на следующую строку;

Автоматическую нумерацию страниц;

Обработку и нумерацию строк;

Печать верхних и нижних заголовков страниц (колонтитулов);

Выравнивание краев абзаца;

Набор текста в несколько столбцов;

Создание таблиц и построение диаграмм;

Проверку правописания и подбор символов;

Редакторы текстов программ, можно использовать для создания и корректировки небольших документов. Однако при необходимости серьезной работы с документами лучше использовать редакторы, ориентированные на работу с документами.

Современные текстовые процессоры предоставляют пользователю широкие возможности по подготовке документов. Это и функции редактирования, допускающие возможность любого изменения, вставки, замены, копирования и перемещения фрагментов в рамках одного документа и между различными документами, контекстного поиска, функции форматирования символов, абзацев, страниц, разделов документа, верстки, проверки грамматики и орфографии, использования наряду с простыми текстовыми элементами списков, таблиц, рисунков, графиков и диаграмм.

Значительное сокращение времени подготовки документов обеспечивают такие средства автоматизации набора текста, как автотекст и автозамена, использование форм, шаблонов и мастеров типовых документов.

Наличие внешней памяти компьютера обеспечивает удобное длительное хранение подготовленных ранее документов, быстрый доступ к ним в любое время.

Существенно упрощают процедуру ввода данных сканеры и голосовые устройства. Существующие системы распознавания текстов, принимаемых со сканера, включают функцию экспорта документа в текстовые редакторы.

Широкий спектр печатающих устройств в сочетании с функциями подготовки документа к печати, предварительного просмотра, обеспечивает получение высококачественных черно-белых и цветных копий на бумаге и прозрачной пленке.

Таким образом, современные программы предусматривают множество функций, позволяющих готовить текстовую часть документа на типографическом уровне. Кроме того, современные программы позволяют включать в текст графические объекты: рисунки, диаграммы, фотографии.

Благодаря этим возможностям файл, представляющий собой текстовый документ, может содержать, помимо алфавитно-цифровых символов, обширную двоичную информацию о форматировании текста, а также графические объекты.

2. Текстовые редакторы.

Текстовый редактор Лексикон.

Текстовый редактор Лексикон предназначен для обработки несложных документов с текстом на русском и английском языках. У ЛЕКСИКОНА можно выделить следующие функции редактирования текстов:

Просмотр и корректировку текста;

Автоматическое форматирование текста;

Автоматическое разбиение текста на страницы;

Перенос фрагментов текста из одного места в другое;

Создание оглавления разделов документа;

Одновременное редактирование нескольких документов;

Особенностями Лексикона, отличающим его от других текстовых редакторов, являются:

Многооконность (ТП Лексикон имеет 10 окон, в каждом из которых может находиться независимый текст, что позволяет выполнять комплексную обработку сложной системы документации или совокупности программных модулей).

Макропоследовательности (макроклавиши) - программирование макрокоманд позволяет определить часто используемые текстовые конструкции или последовательности команд путем одного нажатия клавиши.

Калькулятор (встроенный экранный калькулятор позволяет производить вычисления с числами по разным основаниям, вычислять арифметические выражения, использовать элементарные функции).

Текстовый редактор Word Pad.

Редактор Word Pad - текстовый редактор, позволяющий создавать и редактировать достаточно длинные тексты.

Редактор Word Pad, входящий в состав Windows, не является достаточно мощным, но с большинством повседневных задач - с написанием письма, студенческого реферата, изготовлением поздравительной открытки - Word Pad справляется вполне успешно.

С помощью Word Pad можно:

Работать со шрифтами, использовать разнообразное начертание и цвет шрифтов;

Сохранять тексты как в своем собственном формате, так и в других популярных форматах (в том числе в формате Microsoft Word);

Вставлять в текст картинки разнообразных форматов.

Текстовый редактор Word Perfect.

Текстовый редактор Word Perfect - один из самых популярных текстовых редакторов в компьютерном мире. Word Perfect обладает довольно необычным набором свойств. Используя одни и те же положенные в его основу универсальные принципы, можно с одной стороны довольно просто обрабатывать несложные документы, а с другой - готовить тексты со сложной структурой, иллюстрациями, таблицами и т.п.

Перечислим некоторые основные характерные черты редактора Word Perfect:

Содержит все традиционные действия по редактированию текста

Постоянно поддерживает формат текста

Обладает широким набором встроенных символов

Имеется возможность автоматически строить содержание, списки рисунков и литературы, различные указатели, проставлять колонтитулы и т.д.

Стоит математические формулы, вставляет в текст рисунки, графики, таблицы и т.д.

Текстовый редактор Microsoft Word 6.0.

Microsoft Word 6.0 - мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов, а также проверка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

Текстовый процессор можно управлять с помощью команд основного меню, команд из контекстного меню и панели инструментов.

Каждый пункт основного меню содержит свое подменю, для выполнения различных действий в текстовом редакторе.

Текстовый редактор Notepad++.

Notepad++ это редактор текстовых файлов с поддержкой синтаксиса большого количества языков программирования. Программа располагает широким набором опций и отличается минимальным потреблением ресурсов процессора.

Среди продвинутых опций Notepad++ - опция подсветки текста и возможность сворачивания блоков, согласно синтаксису языка программирования. Пользователь может самостоятельно определить синтаксис языка программирования. Есть возможность настроить режим подсветки. Доступно выделение цветом директив и операторов языка программирования.

Notepad++ обеспечивает возможность одновременного просмотра и редактирования нескольких документов. Также Вы можете просматривать и редактировать в двух окнах отображения один и тот же документ в разных местах. Изменение документа в одном окне просмотра будет автоматически перемещено во второе окно просмотра (т.е. вы редактируете один документ, который имеет клона во втором окне просмотра).

Другие возможности Notepad++:

· Авто-завершение набираемого слова.

· Возможность создания собственного списка API функций (или скачать его со страницы загрузки).

· Поддержка регулярных выражений Поиска/Замены.

· Полная поддержка перетягивания фрагментов текста.

· Динамическое изменение окон просмотра.

· Автоматическое определение состояния файла (уведомление об изменении или удалении файла другой программой - с возможностью перезагрузить файл или удалить его из программы).

· Увеличение и уменьшение (масштабирование).

· Поддержка большого количества языков.

· Листинг программ можно печатать в цвете - так, как вы видите на экране в окне редактирования.

· Заметки о документе.

· Выделение скобок при редактировании текста.

· Запись макроса и его выполнение.

Текстовый редактор Microsoft Word 2003.

Текстовый редактор Microsoft Word на сегодняшний день является одной из лучших профессиональных программ для обработки текста. Он также представляет собой удобную издательскую систему для верстки и макетирования книг и периодических изданий.

Microsoft Office - пакет, предназначенный для выполнения различных операций с документами. В отличие от других аналогичных по функциям программ приложения, входящие в Microsoft Office, интегрированы в единую систему, что обеспечивает их эффективную работу с документами, включающими разные по типу элементы (например, документ Word может содержать таблицу Excel и часть базы данных Access).

Современные текстовые редакторы могут выполнять следующие функции:

Запоминать и вставлять символы или фрагменты текста;

Использовать большое количество различных шрифтов

Автоматически переносит по слогам слова, не умещающиеся в строке;

Проверять и исправлять орфографические и синтаксические ошибки;

Заменять повторяющие слова синонимами;

Вставлять иллюстрации, включая фотографии;

Автоматически заменять символ, слово или фрагмент во всем тексте;

Вставлять таблицы и диаграммы;

Автоматически нумеровать страницы;

Автоматически создавать сноски, алфавитный указатель и оглавление;

Форматировать текст в виде газетных колонок;

Устанавливать размер печатной страницы, полей и отступов и т.д.

В различных редакторах предусмотрены и другие возможности, в частности и встроенный язык программирования, позволяющий автоматизировать многие операции. Любой текстовый редактор позволяет сохранить информацию в виде документы и распечатать ее на бумаге, однако Word умеет гораздо больше.

Word - многофункциональная программа для редактирования текстов и графики, создания веб-страниц и обработки документов, в которые, кроме того, легко вставить доже аудио- и видеофрагменты. С помощью Word можно создавать практически любые документы, публиковать их в электронном виде или выводить на печать в виде бумажных копий.

3. Работа с Microsoft Word 2010.

Теперь подробно рассмотрим некоторые команды меню:

1. Меню «Файл»

2. Меню «Главная»

3. Меню «Вставка»

4. Меню «Разметка страницы»

4. Общий вид окна Word и основные приемы работы с документами.

Первая строка основного окна, являющаяся строкой заголовка, содержит название пакета – Microsoft Word.

Строка меню, начинающаяся со слова “Файл”, содержит названия главных режимов меню, каждый из которых в свою очередь раскрывается в список команд. По умолчанию при создании нового документа панель инструментов всегда изображается на экране, но при желании панель инструментов можно убрать с экрана. На экране можно отразить ту или иную панель в зависимости от потребности.

Ниже панели инструментов располагается окно документа. В строке заголовок документа выводится имя документа, точнее, имя файла, в котором он находится. По умолчанию новым документам присваиваются имена. При дальнейшей работе имена документов можно изменить.

Следующая строка называется линейкой. Эта строка позволяет увидеть и изменить положение отступов и табуляторов для текущего абзаца текста. Ниже линейки форматирования располагается рабочая зона, в которую вводятся текст, формулы, иллюстрации и другие объекты документа.

Предпоследняя строка экрана содержит линейку горизонтальной прокрутки. Она позволяет просматривать правую часть широкого документа, не поместившуюся в окне. Перемещение окна по горизонтали вдоль страницы документа осуществляется с помощью кнопок со стрелками и движка. Справа от этой линейки в той же строке экрана расположены кнопки для перелистывания страниц большого документа в обе стороны и установки первой или последней страницы.

В правой части экрана расположена линейка вертикальной прокрутки для просмотра длинных документов.

В последнюю строку экрана - строку состояния выводится вспомогательная информация об активном документе (номер текущей страницы и их общее количество).

Для запуска необходимо щелкнуть по пиктограмме данного приложения. Сразу после запуска на экране откроется окно с пустым документом. При создании нового документа в Word мы видим пустое окно для ввода.

Для ввода текста достаточно подвести курсор к нужному месту документа и набрать текст.

В Word можно работать с несколькими документами одновременно. Каждый создаваемый или открываемый документ размещается на экране в своем собственном окне.

Одно из преимуществ работы с несколькими документами одновременно заключается в легкости копирования или перемещения текста из одного в другое, что упрощает создание двух различных версии одного базового документа или заимствовании из существующего документа при построении нового.

Заключение.

Редакторы документов - это наиболее широко используемый вид прикладных программ.

Текстовые редакторы имеют множество режимов, команд и особенностей, не вошедших в данную работу. Невозможно описать в рамках одной работы все особенности поведения программ, требующих подчас от пользователя большой сноровки и опыта. Множество тонких вопросов верстки, таких как выравнивание по вертикали, или особенностей набора формул, таблиц и сложных индексов само по себе заслуживает отдельного рассмотрения.

Таким образом, пронаблюдали своего рода «эволюцию» программ, позволяющих пользователю работать с текстовыми файлами: от простого текстового редактора, предлагающего минимальный необходимый набор функций по созданию и обработке текстовых файлов, с помощью которого можно производить лишь базовые операции с текстом, до современного текстового процессора Microsoft Word, содержащего огромный набор всевозможных функций и возможностей, позволяющих создавать документы очень высокого качества. Соответственно, разница между документами, созданными в этих редакторах, будет огромна. Понятие «текстовый редактор» уже не удовлетворяет возможностям таких программ как Microsoft Word - в данном случае вводится новый термин - текстовый процессор.

Постоянное развитие и совершенствование текстовых процессоров максимально приближает их по возможностям к издательским программам. Именно это и пронаблюдали на примере современного текстового процессора Microsoft Word, занимающего едва ли не главное место в автоматизированном офисе.

Библиографический список:

1. IBM PC для пользователя. Под редакцией В.Э.Фигурнов, Москва, 2007 г.

2. Агафонова И.В., Дмитриева О.В. Эволюция шрифтов замены: идеи и механизмы. Часть 1. - СПб.: Изд-во ЦПО "Информатизация образования", 2006, N5, С. 9-15.

3. Богомолова О. Практические работы по MS Excel на уроках информатики. Методическое пособие. - М.: Изд-во "БИНОМ. Лаборатория знаний", 2004. - 119 с.

4. Дуванов А.А. Азы информатики. Пишем на компьютере. Книга для ученика. Серия "Азы информатики". - СПб.: БХВ-Петербург, 2004. - 352 с.: ил.

5. Самоучитель работы на компьютере. Ms Windows XP Home Edition. Под редакцией А.Журин Москва 2006г.

6. Современный редактор текстов. Под редакцией А.Н.Лучника Москва 2004 г.

Особенности обработки текстовой информации заключаются в том, что при вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования . Команды форматирования позволяют оформить документ в том виде, в котором он будет выглядеть на экране монитора или на бумаге после печати на принтере. Наименьшим форматируемым элементом документа является символ, затем – абзац, страница и раздел.

Создание и оформление документов основано на использовании так называемых шаблонов документов истилей оформления .

Стиль – это совокупность всех параметров оформления, определяющих вид символа, абзаца, страницы или раздела. Как правило, стили хранятся в самом документе. Вместе с тем, их удобно хранить в компактном виде в отдельном файле, называемом шаблоном.

Шаблон содержит стили и текстовые заготовки, используемые в документах определенного типа.

Операции, используемые при подготовке текстовых документов

Основной набор типовых операций, осуществляемых с помощью современных программных средств обработки текстовых документов, включает операции, производимые над документом в целом, над абзацами документа и над его фрагментами.

К операциям, производимым над документом, относятся:

создание нового документа (присвоение документу уникального имени и ввод текста документа с помощью клавиатуры);

сохранение документа (копирование документа из оперативной памяти во внешнюю);

распечатка документа (создание бумажной копии документа).

Отметим, что операция удаления документа в программных средствах обработки текстовых документов отсутствует, в силу того, что редактор работает с копией документа, находящейся в оперативной памяти, а сам документ может находиться либо во внешней оперативной памяти, так и на другом компьютере.

Вся работа в среде редактора осуществляется с копией этого документа, загруженной в оперативную память с внешнего носителя, поэтому все изменения в ней необходимо периодически сохранять.

Операции, производимые над абзацем изменяют его параметры как структурного элемента текста. Параметры абзаца задаются с помощью опций:

выравнивания строк абзаца (влево, вправо, по центру, по ширине);

задания величины отступа в красной строке абзаца;

задания ширины и положения абзаца на странице;

задания межстрочного расстояния внутри абзаца и др.

Операции, производимые с фрагментом текста включают его выделение, перемещение, копирование или удаление. Фрагментами текста могут быть отдельный символ, слово, группа слов, абзац и т.д. Поэтому возможно удаление этих объектов в отличие от удаления документа в целом. Выделенный фрагмент текста можно напечатать, произвести контекстный поиск и замену символов в нем, применить шрифтовое выделение и ряд других операций.

Контекстный поиск и замена . Предварительно разметив текст, требующий многократного обращения к определенным местам документа можно использовать быстрый поиск нужных мест документа по аналогии с закладками в обычной книге (например, при подготовке статьи путем многократного редактирования документа). Можно также задать некоторый образец (символ, слово, группу слов или цепочку символов) и подать команду поиска. Поиск по образцу удобен, например, при замене термина в документе (например, имеется документ, в тексте которого встречается год - 2000, с помощью контекстного поиска и замены можно быстро изменить его на 2007 год).

Режим автоматического переноса слов используют для улучшения внешнего вида текста. При выключенном режиме автоматического переноса слово, не поместившееся на строке, полностью переносится на следующую строку, но в этом случае края текста остаются неровным. При включенном режиме автоматического переноса реализуется мягкий вариант переноса: слово автоматически переносится в соответствии с правилами переноса слов русского или другого языка.

Проверка правописания слов и синтаксиса выполняется специальными программами, которые могут быть автономными, например Орфо, или встроенными в текстовый процессор. Эти программы значительно различаются по своим возможностям. Наиболее мощные из них проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль. Все указанные ошибки выявляются на основе сравнения, разработанного текста с хранящимися в памяти основными правилами. Заметим, что используемый в рамках текстового процессора набор таких правил существенно ограничен. Словарь синонимов поможет избежать повторений и сделает элегантным ваш стиль изложения.

Установка общих параметров страницы предусматривает размер полей, размер и ориентацию бумаги, нумерацию страниц, колонтитулы. Существует также команда запрета разрыва страниц, которая используется, когда вы хотите, чтобы определенная часть документа (например, таблица) находилась на одной странице, если таблица не умещается на странице, то она переносится целиком на следующую страницу. Для введениянумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и другие. Номера страниц проставляются в колонтитуле.Колонтитулом называется заголовочное данное, помещаемое в начале или конце каждой страницы документа. Колонтитулы обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т.п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих.

Некоторые текстовые процессоры позволяют использовать макросы .Макросом называют файл, в котором хранится программа часто повторяющейся последовательности действий, заданная пользователем.Макрос имеет уникальное имя. С помощьюмакросов можно автоматизировать многие типовые технологические этапы при работе с документами, например,макрос , выполняющий последовательность команд по созданию стиля для каждого абзаца документа. После вызовамакроса записанная в нем последовательность действий или команд будет в точности воспроизведена автоматически.

Операции сохранения записывают отредактированный документ или его фрагмент, находящийся в оперативной памяти, на внешний носитель для постоянного хранения. Тип сохраненного документа обычно присваивается текстовым процессором автоматически. Например, в текстовом процессоре Word документу присваивается расширение. doc . Возможны режимы “Сохранить и продолжить редактирование ”, “Сохранить и выйти ”. “Выйти без сохранения ”.

Текстовые процессоры с помощью резервного копирования обеспечивают защиту созданных документов от возможной утраты. Для этого специальной командой сохранения обеспечивается режим, когда одновременно хранятся два файла одного и того же документа - текущий и резервный. После внесения изменений в документ и его сохранения предыдущая его версия автоматически сохраняется как резервный файл с именем копия+имя документа и расширением. wbk , а отредактированная версия рассматривается как текущий файл. В редактореWord можно установить автоматическое создание резервной копии при каждом сохранении документа. Резервная копия представляет собой предыдущую версию документа, что позволяет сохранить как текущие сведения, так и сведения, сохраненные ранее. Сохранение резервной копии помогает сохранить данные, если случайно были сохранены изменения, которые вы не хотели сохранять, или если был удален исходный файл.

Важным фактором защиты создаваемых документов является функция автосохранения , которая может выполняться как обычная операция сохранения или как специальная операция сохранения текущего состояния текстового процессора в специальном файле. В последнем случае при аварийном прекращении работы это состояние может быть восстановлено, включая содержимое всех окон, положение курсоров в окнах и т.п. Это дает возможность восстановить документ в случае, если выполнение программы будет прервано по причине сбоя или при внезапном отключении электричества. Если включено автосохранение, внесенные в документ изменения сохраняются во временный файл с указанной частотой. Использование автосохранения не избавляет от необходимости сохранять открытый документ обычным способом. При сохранении файл восстановления заменяет собой исходный документ (если не было задано новое имя файла). следует заметить, что включенный режим автосохранения замедляет работу с документом, особенно, если он достаточно большой.

Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов и оригинальные форматы, которые используются отдельными текстовыми редакторами. Для преобразования текстового файла из одного формата в другой используются специальные программы – конверторы. В текстовых процессорах такие конверторы входят в состав системы. Перечислим некоторые форматы текстовых файлов:

только текст (.txt ) – наиболее универсальный формат. Сохраняет текст без форматирования, в текст вставляются только управляющие символы конца абзаца.

текст в формате(.rtf ) – универсальный формат, который сохраняет все форматирование. Текст в данном формате может быть прочитан и интерпретирован многими приложениями (например, предыдущими версиямиWord )

документ Word (.doc ) – оригинальный формат используемой версииWord. Полностью сохраняет форматирование, использую 16-битную кодировку символов, что требует использование шрифтовUnicode .

текстовый документ Works дляWindows (.wps ) - оригинальный формат интегрированной системыWorks . Преобразование в формат документаWord возможно при наличии конвертора, при этом форматированиеWorks сохраняется не полностью.

HTML документ (.htm , .html ) – формат храненияWeb -страниц. Содержит управляющие коды (теги) языка разметки гипертекста.

Преобразование формата текстового документа можно производить в процессе его сохранения или открытия. Данное преобразование производится с помощью конверторов, входящих в состав текстовых редакторов, позволяющих импортировать и экспортировать документы из одного приложения в другое.

Например, благодаря наличию в текстовом процессоре Word компонентGraph ,Equation иWordArt возможно вставлять в документ различные диаграммы, математические формулы и текстовые эффекты. Эти компоненты не всегда доступны, что зависит от вида установкиWord (обычная или выборочная установка). Так компонентаEquation , как правило, при обычной установке недоступна.

Текстовые процессоры позволяют создать оглавление документа , применяя соответствующие стили к каждому заголовку, который будет в него включен. Для облегчения ориентации в документе можно также создатьпредметный указатель , в котором приводится список тем, обсуждаемых в данном документе, вместе с номерами страниц, содержащих соответствующую информацию. Возможно добавлениепримечаний , закладок, а такжеперекрестных ссылок .

При работе с большими документами проще располагать отдельные разделы в различных файлах, а затем компоновать весь документ в режиме структуры документа . Такой подход облегчает подготовку отдельных частей документа и позволяет производить общие операции со всем большим документом (формировать общее оглавление, проводить общую нумерацию страниц и т.д.).

Технологии обработки текстов являются одними из наиболее распространенных технологий обработки информации. Текст – любая последовательность символов, к которым относятся буквы, пробел, знаки препинания, цифры, знаки арифметических операций и т.п. Текст можно создать карандашом, пером, авторучкой, на пишущей машинке, наконец, на компьютере.

К аппаратным средствам компьютера для ввода текстового документа относится клавиатура, световой карандаш со специальным планшетом, сканер.

К программным средствам, предназначенным для работы с текстами, относятся:

· электронные блокноты;

· текстовые редакторы;

· текстовые процессоры;

· редакционно-издательские системы;

· программы-переводчики;

· лингвистические корректоры;

· системы, осуществляющие интеллектуальный поиск и интеллектуальную обработку текстов, размещенных в сетях.

Текстовый редактор – программное средство, предназначенное для создания (ввода, набора), редактирования и оформления текстов. Примеры: «Лексикон», «Слово и дело», «Edit», «Ched», «Note Pad», «Write».

Текстовый процессор отличается от текстового редактора более широкими функциональными возможностями:

· настраиваемое пользователем меню;

· использование контекстного меню;

· сопровождение текста таблицами и проведение в них простейших расчетов;

· вставка графических объектов (рисунков, диаграмм, заголовков и пр.) или создание рисунков с помощью встроенных инструментов;

· вставка формул, графиков, диаграмм;

· оформление текста списками, буквицами;

· использование инструмента автокоррекции текста и его автореферирования;

· создание и использование макросов;

· фоновая проверка орфографии, синтаксиса и др.

Примеры: Word (Microsoft Office), Word Pro (Lotus Smart Suite), Word perfect (Perfect Office), Accent, Word Pad.

Редакционно-издательские системы должны обеспечить все функции текстового процессора, а также:

· воспринимать тексты, созданные в различных текстовых редакторах;

· воспринимать отсканированные или нарисованные в графических редакторах иллюстрации, созданные на ПК разных платформ, и корректировать их цвета;

· иметь большой набор шрифтов и возможность их графического преобразования;

· иметь возможность для различного «обтекания» рисунка текстом;

· обеспечивать автоматическое оптимальное размещение текста на странице, автоматическую нумерацию страниц;

· обеспечивать адаптацию к различным печатающим устройствам и т.п.

Программы-переводчики или компьютерные словари содержат переводы на разные языки сотен тысяч слов и словосочетаний. Их возможности, предоставляемые пользователю, заключаются в следующем:

· выбор языка и направления перевода;

· предоставление не только общеупотребительных, но и специализированных слов;

· обеспечение быстрого поиска словарных статей;

· предоставление мультимедийных услуг – прослушивание слов в исполнении дикторов.

Рассматривая технологию создания текста, необходимо знать определение таких понятий как шрифт, графема, сериф, кегль, а также пагинация, выключка, кернинг, интерлиньяж.

Графема – единица письменного знака, выступающая в различных вариантах в зависимости от стиля письма, места в предложении и т.д.

Шрифт – выполненные в едином стиле графемы букв, используемых для письма.

Сериф – завиток (росчерк, засечка), образующий окончание линии, которой изображена буква или знак (литера).

Кегль – размер шрифта, определяемый литерой.

Выключка – выравнивание длины печатных строк по заданному размеру путем увеличения промежутков между словами.

Пагинация (от английского page – страница) – разбивка на страницы.

Кернинг – уменьшение расстояния между буквами для более удобного и комфортного восприятия текста глазом.

Интерлиньяж – регулировка промежутка между строками.

Формат файла определяет способ хранения текста в файле. Простейший формат текстового файла содержит только символы (числовые коды символов), другие же форматы содержат дополнительные управляющие числовые коды, которые обеспечивают форматирование текста.

Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются отдельными текстовыми редакторами. Для преобразования текстового файла из одного формата в другой используются специальные программы – программы-конверторы.

Рассмотрим некоторые наиболее распространенные форматы текстовых файлов.

Только текст (Text Only) (TXT). Наиболее универсальный формат. Сохраняет текст без форматирования, в текст вставляются только управляющие символы конца абзаца. Применяют этот формат для хранения документов, которые должны быть прочитаны в приложениях, работающих в различных операционных системах.

Текст в формате RTF (Rich Text Format) (RTF). Универсальный формат, который сохраняет все форматирование. Преобразует управляющие коды в команды, которые могут быть прочитаны и интерпретированы многими приложениями, в результате информационный объем файла существенно возрастает.

Документ Word (DOC). Оригинальный формат используемой в настоящее время версии Word. Полностью сохраняет форматирование. Использует 16-битную кодировку символов, что требует использование шрифтов Unicode.

Документ Word 2.0, Word 6.0/95 (DOC). Оригинальные форматы предыдущих версий редактора Word. При преобразовании из формата Word 97/2000/2003 форматирование сохраняется не полностью.

Works 4.0 для Windows (WPS). Оригинальный формат интегрированной системы Works 4.0. При преобразовании из формата Word форматирование сохраняется не полностью.

HTML-документ (HTM, HTML). Формат хранения Web-страниц. Содержит управляющие коды (тэги) языка разметки гипертекста.

Выбор требуемого формата текстового документа или его преобразование производится в процессе сохранения файла.

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Государственное образовательное учреждение высшего
профессионального
образования
«Челябинский государственный педагогический университет»
(ГОУВПО «ЧГПУ»)
Профессионально- педагогический институт

Контрольная работа по дисциплине «Информатика»

Программные средства обработки текстовой информации

Выполнила:
Студентка 2 курса
Заочного отделения ППИ
Специальность «Профессиональное
обучение» Подтихова Н.В.
Проверила: Драпкина Е.Л.

Челябинск 2008

Оглавление
4
4
10
10
11

Система команд: 13

Табличные данные: 15

ГЛАВА II. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ 18
18
2.2. Офисное ПО 21
2.3. Классификация программных систем 24
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
АЛФАВИТНЫЙ УКАЗАТЕЛЬ 27
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ : 29

ВВЕДЕНИЕ

Информационная технология обладает интегрирующим свойством по отношению как к научному знанию в целом, так и ко всем остальным технологиям. Она является важнейшим средством реализации, так называемого формального синтеза знаний. В информационных системах на компьютерной базе происходит своеобразный формальный синтез разнородных знаний. Память компьютера в таких системах представляет собой как бы энциклопедию, вобравшую в себя знания из различных областей. Эти знания здесь хранятся и обмениваются в силу их формализованности.
Под информацией первоначально понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом с помощью условных сигналов, технических средств и т.п. С середины ХХ века информация является общенаучным понятием, включающим в себя обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к организму и т.д. Об информации говорят в смысле соответствия высказываний действительности относительно определенной взаимосвязи, событий или состоянии реального мира.
В связи с информацией мы различаем ее представление – внешняя форма; ее значение – собственно абстрактное; ее отношение к реальному миру – связь абстрактной информации с действительностью.
Информацией называют абстрактное содержание (содержит значение, смысл) какого-либо высказывания, описания, указания, сообщения или известия. Внешнюю форму информации называют представлением .
Для нас информация проявляется в виде описания компонент и взаимосвязей реального мира, сделанного в той или иной знаковой системе. В этом смысле понятие информации по своей общности совпадает с реальным миром (совокупностью сообщений) и представляет собой некий знаковый (смысловой) образ реальности во всей ее полноте и общности. Вместе с тем, информация – весьма своеобразная компонента реальности. Она проявляет себя лишь при наличии соответствующего приемника, позволяющего выделять ее из окружающего мира и по тому или иному критерию идентифицировать. В современном мире уже нельзя представить деятельность человека без помощи компьютера.
В настоящее время наша жизнь быстра и мобильна, и компьютер помогает людям ускорять выполнение поставленных перед ними задач. Одна из таких задач – это работа с текстовой информацией. Компьютер с набором определённых программ легко с этим справляется.
Задача моей работы – выяснить, что это за программы и что они могут делать.

ГЛАВА I. ПРОГРАММЫ ДЛЯ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ

1.1 Средства обработки текстовой информации

Прикладные программы предназначены для того, чтобы обеспечить применение вычислительной техники в различных сферах деятельности человека. Поэтому этот класс программ представляет наибольший интерес для массового пользователя компьютеров.
На рисунке 1 представлена схема программного обеспечения

Рис. 1. Схема программного обеспечения

Из-за огромного разнообразия прикладного ПО существует множество вариантов его классификации. Рассмотрим наиболее общую классификацию прикладных программ. Разделим данное ПО на 2 больших класса:
1. ПС общего назначения. К таким относятся программы, обеспечивающие выполнение наиболее часто используемых, универсальных задач (текстовые редакторы, табличные процессоры, графические редакторы, СУБД и т.д.).
2. ПС профессионального уровня . Программы этого класса ориентируются на достаточно узкую предметную область, но проникают в нее достаточно глубоко (издательские системы, САПР - системы автоматизированного проектирования, программы 3D-графики, программы видеомонтажа, нотные редакторы, АСУ - автоматизированные системы управления и т.д.).
Каждый класс разбивается на многочисленные подклассы.
Несмотря на широкие возможности использования компьютеров для обработки самой разной информации, самыми популярными по-прежнему остаются программы, предназначенные для работы с текстом. При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций:
- операции ввода позволяют перенести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Ввод может осуществляться не только набором с помощью клавиатуры, но и путем сканирования бумажного оригинала, перевода документа из графического формата в текстовый.
- операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документа, слияния нескольких файлов, разбиения единого документа на несколько более мелких и т. д.
Ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняются параллельно. При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа.
Оформление документа задают операциями форматирования . Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.
Программы, предназначенные для обработки текстовой информации называют текстовыми редакторами .
Все многообразие современных текстовых редакторов условно можно разбить на три основные группы.
К первой относятся простейшие текстовые редакторы , обладающие минимумом возможностей и способные работать с документами в обычном текстовом формате TXT, который, как известно, при всей своей простоте и всеобщей поддержке совершенно не позволяет более или менее прилично форматировать текст. К этой группе редакторов можно отнести как входящие в комплект поставки ОС семейства Windows редакторы WordPad и совсем малофункциональный NotePad , так и целую плеяду аналогичных продуктов сторонних производителей (Atlantis, EditPad, Aditor Pro и т.д.).
Промежуточный класс текстовых редакторов включает в себя достаточно широкие возможности по части оформления документов. Они работают со всеми стандартными текстовыми файлами (TXT, RTF, DOC). К таким программам можно отнести Microsoft Works , Лексикон .
К третьей группе относятся мощные текстовые процессоры , такие, как Microsoft Word или StarOffice Writer . Они выполняют практически все операции с текстом. Большинство пользователей использует именно эти редакторы в повседневной работе, правда, подавляющее большинство их возможностей практически не используется.
Основными функциями текстовых редакторов и процессоров являются: - редактирование строк текста;
- возможность использования различных шрифтов символов;
- копирование и перенос части текста с одного места на другое или из одного документа в другой;
- контекстный поиск и замена частей текста;
- задание произвольных межстрочных промежутков;
- автоматический перенос слов на новую строку;
- автоматическую нумерацию страниц;
- обработка и нумерация сносок;
- выравнивание краев абзаца;
- создание таблиц и построение диаграмм;
- проверка правописания слов и подбор синонимов;
- построение оглавлений и предметных указателей;
- распечатка подготовленного текста на принтере в нужном числе экземпляров и т.п.
На рисунке 2 представлена схема работы с текстом.

Рис. 2. Схема работы с текстом

Также практически все текстовые процессоры обладают следующими функциями:
- поддержка различных форматов документов;
- вставка в текст большинства внешних объектов различных программ;

- многооконность, т.е. возможность работы с несколькими документами одновременно;
- вставка и редактирование формул;
- возможность создания разнообразных меток (закладки, сноски, ссылки);
- автоматическое сохранение редактируемого документа;
- работа с многоколоночным текстом;
- возможность работы с различными стилями форматирования;
- создание шаблонов документов;
- анализ статистической информации;
Сегодня практически все мощные текстовые редакторы входят в состав интегрированных программных пакетов , предназначенных для нужд современного офиса. Так, например, Microsoft Word входит в состав самого популярного офисного пакета Microsoft Office , StarOffice Writer включен в состав также всемирно известного StarOffice .
Также множество современных текстовых редакторов содержат возможности создания веб-страниц, а некоторые вообще на это ориентированы. Практически все тестовые процессоры умеют работать с форматом HTML, но использовать их для серьезного создания веб-страниц достаточно неудобно. Здесь используются специальные редакторы веб-страниц .
В настоящее время широко используются два типа таких редакторов:
Редакторы собственно HTML-текстов (Allaire HomeSite, HotDog, CoffeeCup HTML Editor, Ken Nesbitt Web Editor и многие другие). В процессе работы пользователь видит внутреннее содержание HTML-файла и может изменять его либо вручную, либо вызывая команды меню для вставки определенных элементов HTML.
Редакторы типа WYSIWYG ("что видишь, то и получишь") (Microsoft Front Page, Macromedia Dreamweaver, HotMetal PRO и другие). Пользователь не видит "внутренностей" документа, он работает непосредственно с конечным результатом, т. е. все изменения немедленно отображаются в HTML-коде странички, с которым также можно непосредственно работать в этих редакторах. В основном же, работая с WYSIWYG-редакторами, практически нет необходимости знать теги языка HTML – специальные команды языка, которые управляют видом документа, его структурой. С другой стороны для эффективной работы все же необходимы элементарные понятия о языке и соответствии тегов результатам на экране.

1.2. Средства табличной обработки информации

Табличное представление данных имеет свои особенности. Многие виды данных намного удобнее хранить и обрабатывать в табличной форме, особенно числовые. Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы. Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют электронными таблицами или табличными процессорами .

Области применения электронных таблиц

Появление исторически совпадает с началом распространения персональных компьютеров. Первая программа для работы с ЭТ - табличный процессор, была создана в 1979 г., предназначалась для компьютеров типа Apple II и называлась Visi Calc . В 1982 г. появляется знаменитый табличный процессор Lotus 1-2-3 , предназначенный для IBM PC. Lotus объединял в себе вычислительные возможности деловую графику и функции реляционной СУБД. Популярность табличных процессоров росла очень быстро. Появлялись новые программные продукты этого класса: Multiplan, Quattro Pro, Super Calc и др. Одним из самых популярных табличных процессоров сегодня является MS Excel , входящий в состав пакета Microsoft Office.
Электронные таблицы позволяют решать целый комплекс задач.
Выполнение вычислений. Издавна многие расчеты выполняются в табличной форме, особенно в области делопроизводства: многочисленные расчетные ведомости, табуляграммы, сметы расходов и т.п. Кроме того, решение численными методами целого ряда математических задач удобно выполнять в табличной форме. Электронные таблицы представляют собой удобный инструмент для автоматизации таких вычислений. Решения многих вычислительных задач на ЭВМ, которые раньше можно было осуществить только путем программирования, стало возможно реализовать на электронных таблицах.
Математическое моделирование. Использование математических формул в ЭТ позволяет представить взаимосвязь между различными параметрами некоторой реальной системы. Основное свойство ЭТ – мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Благодаря этому свойству, таблица представляет собой удобный инструмент для организации эксперимента: подбор параметров, прогноз поведения моделируемой системы, анализ зависимостей, планирование. Дополнительные удобства для моделирования дает возможность графического представления данных.
Использование электронной таблицы в качестве базы данныx. Конечно, по сравнению с СУБД электронные таблицы имеют меньшие возможности в этой области. Однако некоторые операции манипулирования данными, свойственные реляционным СУБД, в них реализованы. Это поиск информации по заданным условиям и сортировка информации.

1.3. Среда табличного процессора

При работе с табличным процессором на экран выводится рабочее поле таблицы и панель диалога. Электронная таблица представляется в виде матрицы, состоящей из строк и столбцов . Строки нумеруются сверху вниз, начиная от 1. Столбцы именуются латинскими буквами (одно- и двухбуквенными именами) в алфавитном порядке в направлении слева направо. Число строк и столбцов зависит от конкретного типа ТП.
На пересечении строк и столбцов образуются ячейки (клетки), каждая из которых имеет свое обозначение (имя, адрес), состоящее из имени столбца и номера строки: А1, С5, АВ356 и т.п. На экране дисплея видна не вся электронная таблица (документ), а только ее часть. Документ в полном объеме хранится в оперативной памяти.
Важный элементом электронной таблицы является табличный курсор - прямоугольник, выделенный цветом или рамкой. Ячейка, которую в данный момент занимает курсор, называется текущей ячейкой . При перемещении курсора по таблице происходит перемещение "окна" по документу, в результате чего становятся видны различные его части. Часть таблицы, заполненная информацией, называется активной таблицей . У разных табличных процессоров может различаться расположение на экране рабочего поля и панели диалога.
Строка ввода (строка формул) предназначена для отражения вводимых в текущую ячейку данных. В этой строке можно просмотреть и отредактировать хранимую в ячейке формулу; в самой ячейке пользователь видит результат вычисления по формуле.
Основные режимы работы:
Режим готовности. В этом режиме происходит выбор текущей ячейки или выделение блока ячеек.
Режим ввода данных . Происходит посимвольный ввод данных с клавиатуры в текущую ячейку.
Режим редактирования . Используется при необходимости отредактировать содержимое ячейки без полной его замены.
Командный режим . Режим выбора и исполнения команд из иерархической системы меню. После выполнения команды происходит возврат к режиму готовности.
Режимы отображения таблицы . В ячейках, хранящих формулы, отображаться результаты вычисления по формулам или сами формулы. Первый режим называется режимом отображения значений , второй- режимом отображения формул . Рабочим состоянием таблицы является режим отображения значений. Режим отображения формул использоваться при формировании и отладке таблицы.
Режим управления вычислениями . Табличный процессор производит вычисления по формулам, сканируя таблицу в определенном порядке. Такое сканирование всегда начинается с клетки A1. Порядок вычислений может быть установлен по строкам или столбцам. Некоторые ТП позволяют устанавливать этот порядок по желанию пользователя. При каждом вводе новых данных в ячейку вся таблица автоматически пересчитывается заново (режим автоматического счета). В некоторых ТП существует возможность установки режима ручного пересчета, т.е. таблица заново пересчитывается после подачи специальной команды.
Система команд:
Команды ТП организованы в иерархическую систему, верхним уровнем которой является главное меню. Кроме того, выполнение команд может инициироваться через панель инструментов, контекстное меню, "горячие клавиши".
Команды редактирования таблицы позволяют манипулировать с фрагментами таблицы: удалять, копировать, перемещать, вставлять. Вставки и удаления столбцов или строк приводят к сдвигу других строк или столбцов таблицы. При этом действующая в таблице относительная адресация автоматически модифицирует формулы в соответствии с их изменившимися адресами. Прием копирования позволяет быстро строить большие таблицы, содержащие однотипные элементы.
Команды форматирования озволяют изменять внешний вид таблицы, ее оформление. К элементам формата относят:
- направления выравнивания данных относительно границ ячейки;
- высота строки и ширина столбца;
- тип, начертание и размер шрифта;
- формат представления чисел (обычный, экспоненциальный, разрядность);
- вид разлиновки таблицы;
- цвет фона и пр.
Команды работы с файлами включают в себя стандартный набор команд, позволяющих открывать и сохранять файлы организовывать вывод на печать полученного документа.
Команды работы с таблицей как с базой данных . Способность ТП искать и выбирать данные из таблицы позволяет использовать электронную таблицу в качестве несложной базы данных, При работе с базами данных имеют дело с записями и полями. В электронных таблицах базой данных является сама таблица, записями – строки таблицы, полями – клетки таблицы. В ТП реализованы команды поиска и сортировки. Чтобы организовать поиск и извлечение данных, необходимо задать:
входной блок , т. е. диапазон ячеек, в котором хранятся данные (записи и поля); важное требование: все строки в этом блоке должны быть однородны;
блок критериев , т.е. диапазон клеток, содержащий условие, в соответствии с которым осуществляется поиск и выборка данных из входного блока;
выходной блок , т. е. диапазон клеток, в который будут извлечены данные из входного блока в соответствии с условием, содержащимся в блоке критериев. Задание этих блоков осуществляется специальными командами.
Сортировка строк таблицы производится по значениям определенного столбца. В команде указывается порядок сортировки: - по возрастанию или убыванию значений (в том же смысле, что и БД)
Команды графической обработки данных дают возможность отображать числовую информацию в графическом виде, чаще всего - в виде диаграмм. Команды графического режима можно разбить на две группы: команды описания диаграмм (задают данные, которые будут выведены в графическом виде, задают тип диаграмм и т.д.); команды вывода диаграмм.
Табличные данные:
Данные для табличных процессоров – это информация, содержащаяся в ячейках таблицы, представленная в определенной символьной форме. Содержимым ячейки электронной таблицы может быть формула или текст . Частным случаем формулы является числовая константа или переменная , более общим – арифметическое или логическое выражение.
Типы данных . Текстовый процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы, для того чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Так, например, признаком текстовых данных является символ « (двойные кавычки). Тип данных определяется множеством значений, принимаемых величиной и совокупностью операций, применимых к величинам этого типа. Отсюда, например, следует, что нельзя применять арифметические операции к ячейкам таблицы, в которых хранится текстовая информация. Основными типами данных в электронных таблицах являются числовой , символьный , логический .
Структура данных . Минимальным структурным элементом данных, представленных в электронной таблице, является ячейка. Основная работа производится с ячейками: их заполняют, редактируют, очищают. Ячейки объединяются в структуры данных – столбцы и строки.
Базовым структурным понятием в электронных таблица является понятие диапазона ячеек (блока ). Оно используется во многих командах табличных процессоров и в некоторых функциях. Диапазон – это множество ячеек, образующих в таблице область прямоугольной формы (матрицу). Минимальный диапазон – это ячейка, строка и столбец, которые также являются блоком, максимальный диапазон – вся таблица. Некоторые табличные процессоры позволяют задавать имя для диапазона клеток, что дает возможно работать с блоком как единым целым.
Адресация .
Следует обратить внимание на определенную родственность структуры электронной таблицы и оперативной памяти ЭВМ. В обоих случаях используется принцип адресации для хранения и поиска информации. Разница состоит в том, что в ОЗУ наименьшей адресуемой единицей является байт, а в таблице – клетка (ячейка).
Символические имена переменных являются в то же время их адресами в таблице. В таблице может быть установлен режим относительной адресации или режим абсолютной адресации .
В режиме относительной адресации всякие изменения в местоположении формулы путем копирования блока, переноса блока, вставки или удаления строк или столбцов приводят к автоматическому изменению адресов переменных в формулах, находящихся в смещенных ячейках. Иначе говоря, формулы модифицируются в соответствии со своим новым положением. При отмене режима относительной адресации устанавливается режим абсолютной адресации. В этом случае при смещении клеток модификации формул не происходит.
Очень часто в числовых таблицах подсчитываются различные итоговые данные: суммы, средние значения, наибольшие, наименьшие значения. Получение таких данных называется статистической обработкой таблицы . Во всех табличных процессорах имеются для этого соответствующие функции. Представление табличных данных в графической форме используется на практике. Графическая обработка придает наглядность, обозримость результатам расчетов. Табличные процессоры предоставляют пользователю на выбор множество типов диаграмм (гистограмм, графиков). Такие графические средства принято называть деловой графикой .

ГЛАВА II. КОМПЬЮТЕРНЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

2.1. Классификация баз данных

Компьютерные информационные системы позволяют хранить большие объемы данных, осуществлять их обработку. Основой всякой информационной системы является база данных.
На рисунке 3 представлена схема компьютерных систем.

Рис. 3 Схема компьютерных систем
и т.д.................