Профессиональная работа в Excel рано или поздно приведет вас к необходимости написания собственных функций. Довольно часто пользователи «раскрашивают» ячейки в разные цвета. Если потом возникает необходимость просуммировать значения в выделенных ячейках, то, к сожалению, в Excel нет такой стандартной функции. Тем не менее, сумма по цвету ячеек в Excel может быть найдена!
Небольшой код VBA решит ваши проблемы. Для облегчения восприятия последующего материала откройте Excel-файл (он запакован в Zip, так как на сайте размещение файлов, содержащих макросы запрещено).
1. Убедитесь, что среди вкладок на ленте Excel, присутствует «Разработчик»:
Скачать заметку в формате Word
Скачать заметку в формате pdf
Скачать файл примера в формате Excel с поддержкой макросов . На основании комментариев добавил в Excel-файл код функции КолЦвет — определяет число ячеек выделенного цвета, СумНеЦвет — определяет сумму значений в ячейках выделенных любым цветом (не белого цвета)
2. Если такой закладки вы не видите, щелкните на кнопке Officeв левом верхнем углу и затем на кнопке «Параметры Excel»:
3. В открывшемся окне «Параметры Excel» перейдите на вкладку «Основные» и поставьте галочку в строке «Показывать меню Разработчик на ленте». Нажмите Ok
4. Создайте на листе Excel диапазон со значениями; несколько ячеек раскрасьте:
5. Перейдите на вкладку Разработчик и щелкните на VisualBasic:
6. У вас откроется окно VBA, содержащее окно VBAProject:
7. Если окна VBAProjectнет на экране
щелкните на меню View — Project Explorer:
8. Если вы хотите использовать создаваемый код VBA в любом Excel-файле, вам следует его записать в VBAProject, относящийся к Personal.xlsb. Если вы хотите применять код только в одном файле, с которым вы сейчас работаете, сохраните код в VBAProject`е именно этого файла (в нашем случае Сумма по цвету.xlsm):
9. Допустим, вы решили, что создаваемая функция будет использоваться в дальнейшем в различных файлах. Щелкните правой кнопкой мыши на VBAProject(Personal.xlsb) и выберите Insert — Module
Появится окно нового модуля, в которое следует перенести код:
Function СумЦвет(диапазон As Range, критерий As Range) As Double " Определяет сумму значений в ячейках "диапазона", " цвет которых совпадает с цветом в ячейке "критерий" Application.Volatile True Dim i As Range For Each i In диапазон If i.Interior.Color = критерий.Interior.Color Then СумЦвет = СумЦвет + i End If Next End Function
Function СумЦвет(диапазонAs Range , критерийAs Range ) As Double " Определяет сумму значений в ячейках "диапазона", " цветкоторыхсовпадаетсцветомвячейке"критерий" Application . Volatile True Dim i As Range For Each i In диапазон If i . Interior . Color = критерий. Interior . Color Then СумЦвет= СумЦвет+ i End If Next End Function |
Номер вашего модуля (у меня он 5) будет зависеть от числа ранее созданных модулей.
Несколько слов о коде:
Function СумЦвет (диапазон AsRange, критерий AsRange) AsDouble/ Задает пользовательскую функция под названием СумЦвет с двумя параметрами: диапазоном суммирования и критерием – ячейкой, по цвету которой определяется, значения в каких ячейках суммировать.
Application.Volatile True/ Заставит нашу функцию пересчитываться при любом изменении значения в любой из ячеек на листе
Dim i AsRange/ Определяет переменную i, как диапазон ячеек
For Eachi In диапазон / Для всех ячеек из выбранного диапазона
If i.Interior.Color = критерий.Interior.Color Then/ Если цвет ячейки совпадает с критерием
СумЦвет = СумЦвет + i.Value/ то добавляем значение, хранящееся в ячейке в сумму
10. Вы создали пользовательскую функцию СумЦвет, которую можно найти в категории «Определенные пользователем»
11. Окно мастера функции выглядит также, как и для стандартной функции Excel
Хочу обратить ваше внимание на две особенности функции СумЦвет:
- При изменении значения в одной из ячеек происходит автоматический пересчет значения функции СумЦвет. Если вы поменяли только цвет ячейки , автоматический пересчет не произойдет. Нажмите F9.
- К сожалению, функция не работает, если ячейки раскрашены с помощью условного форматирования. Это ограничение можно преодолеть, если применить правила, использованные в условном форматировании, в функциях СУММЕСЛИ и СУММЕСЛИМН. Подробнее см.
На основании комментариев, появившихся после первой публикации заметки, добавил в Excel-файл код функций:
- КолЦвет – определяет число ячеек выделенного цвета
- СумНеЦвет – определяет сумму значений в ячейках выделенных любым цветом (не белого цвета)
- КолНеЦвет – определяет число выделенных ячеек (не белых)
Допустим, что одним из наших заданий является ввод информации о том, делал ли заказ клиент в текущем месяце. После чего на основе полученной информации необходимо выделить цветом ячейки по условию: какой из клиентов не совершил ни одного заказа на протяжении последних 3-х месяцев. Для таких клиентов нужно будет повторно выслать предложение.
Естественно это задание для Экселя. Программа должна автоматически найти таких контрагентов и соответственно выделить их цветом. Для этих условий будем использовать условное форматирование.
Автоматическое заполнение ячеек датами
Сначала подготовим структуру для заполнения регистра. В первую очередь условно рассмотрим готовый пример автоматизированного регистра, который изображен ниже на рисунке:
Пользователю только необходимо указать если клиент совершал заказ в текущем месяце, то в соответствующую ячейку следует вводить текстовое значение «заказ». Главное условие для выделения: если на протяжении 3-х месяцев контрагент не сделал ни одного заказа, его номер автоматически выделяется красным цветом.
Представленное данное решение должно автоматизировать некоторые рабочие процессы и упростить визуальный анализ данных.
Автоматическое заполнение ячеек актуальными датами
В первую очередь для регистра с номерами клиентов создадим заголовки столбцов с зеленым цветом и актуальными месяцами, которые будут автоматически отображать периоды времени. Для этого в ячейку B1 введите следующую формулу:
Как работает формула для автоматической генерации уходящих месяцев?
На рисунке формула возвращает период уходящего времени начиная даты написания статьи: 17.09.2017. В первом аргументе в функции DATA – вложена формула, которая всегда возвращает текущий год на сегодняшнюю дату благодаря функциям: ГОД и СЕГОНЯ. Во втором аргументе указан номер месяца (-1). Отрицательное число значит, что нас интересует какой был месяц в прошлом времени. Пример условий для второго аргумента со значением:
- 1 – значит первый месяц (январь) в году указанном в первом аргументе;
- 0 – это 1 месяца назад;
- -1 – это 2 мес. назад от начала текущего года (то есть: 01.10.2016).
Последний аргумент – это номер дня месяца указано во втором аргументе. В результате функция ДАТА собирает все параметры в одно значение и формула возвращает соответственную дату.
Как видно теперь функция ДАТА использует значение из ячейки B1 и увеличивает номер месяца на 1 по отношению к предыдущей ячейки. В результате получаем 1 – число следующего месяца.
Теперь скопируйте эту формулу из ячейки C1 в остальные заголовки столбцов диапазона D1:L1.
Выделите диапазон ячеек B1:L1 и выберите инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Ячейки»-«Формат ячеек» или просто нажмите комбинацию клавиш CTRL+1. В появившемся диалоговом окне, на вкладке «Число», в разделе «Числовые форматы:» выберите опцию «(все форматы)». В поле «Тип:» введите значение: МММ.ГГ (обязательно буквы в верхнем регистре). Благодаря этому мы получим укороченное отображение значения дат в заголовках регистра, что упростит визуальный анализ и сделает его более комфортным за счет лучшей читабельности.
Обратите внимание! При наступлении января месяца (D1), формула автоматически меняет в дате год на следующий.
Как выделить столбец цветом в Excel по условию
Теперь необходимо выделить ячейки цветом, касающиеся текущего месяца. Благодаря этому мы с легкостью найдем столбец, в который нужно вводить актуальные данные в этом месяце. Для этого:
Столбец под соответствующим заголовком регистра автоматически подсвечивается зеленым цветом соответственно с нашими условиями:
Как работает формула выделения столбца цветом по условию?
Благодаря тому, что перед созданием правила условного форматирования мы охватили всю табличную часть для введения данных регистра, форматирование будет активно для каждой ячейки в этом диапазоне B2:L15. Смешанная ссылка в формуле B$1 (абсолютный адрес только для строк, а для столбцов – относительный) обусловливает, что формула будет всегда относиться к первой строке каждого столбца.
Автоматическое выделение цветом столбца по условию текущего месяца
Главное условие для заполнения цветом ячеек: если в диапазоне B1:L1 находиться та же дата, что и первого дня текущего месяца, тут же ячейки в целом столбце изменяют свой цвет на указанный в условном форматировании.
Обратите внимание! В условиях этой формулы, для последнего аргумента функции ДАТА указано значение 1, так же, как и для формул в определении дат для заголовков столбцов регистра.
В нашем случаи - это зеленая заливка ячеек. Если мы откроем наш регистр в следующем месяце, то уже ему соответствующий столбец будет выделен зеленым цветом в независимости от текущего дня.
Табличная часть сформатирована, теперь заполним ее текстовым значением «заказ» в смешанном порядке клиентов для текущего и прошлых месяцев.
Как выделить ячейки красным цветом по условию
Теперь нам необходимо выделить красным цветом ячейки с номерами клиентов, которые на протяжении 3-х месяцев не совершили ни одного заказа. Для этого:
Номера клиентов подсвечиваются красным цветом, если в их строке нет значения «заказ» в последних трех ячейках к текущему месяцу (включительно).
Анализ формулы для выделения цветом ячеек по условию:
Сначала займемся средней частью нашей формулы. Функция СМЕЩ возвращает ссылку на диапазон смещенного по отношении к области базового диапазона определенной числом строк и столбцов. Возвращаемая ссылка может быть одной ячейкой или целым диапазоном ячеек. Дополнительно можно определить количество возвращаемых строк и столбцов. В нашем примере функция возвращает ссылку на диапазон ячеек для последних 3-х месяцев.
Важная часть для нашего условия выделения цветом находиться в первом аргументе функции СМЕЩ. Он определяет, с какого месяца начать смещение. В данном примере – это ячейка D2, то есть начало года – январь. Естественно для остальных ячеек в столбце номер строки для базовой ячейки будет соответствовать номеру строки в котором она находиться. Следующие 2 аргумента функции СМЕЩ определяют на сколько строк и столбцов должно быть выполнено смещение. Так как вычисления для каждого клиента будем выполнять в той же строке, значение смещения для строк указываем –¬ 0.
В тоже время для вычисления значения третьего аргумента (смещение по столбцам) используем вложенную формулу МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ()), Которая в соответствии с условиями возвращает номер текущего месяца в текущем году. От вычисленного формулой номера месяца отнимаем число 4, то есть в случаи Ноября получаем смещение на 8 столбцов. А, например, для Июня – только на 2 столбца.
Последнее два аргумента для функции СМЕЩ определяют высоту (в количестве строк) и ширину (в количестве столбцов) возвращаемого диапазона. В нашем примере – это область ячеек с высотой на 1-ну строку и шириной на 4 столбца. Этот диапазон охватывает столбцы 3-х предыдущих месяцев и текущий.
Первая функция в формуле СЧЕТЕСЛИ проверяет условия: сколько раз в возвращаемом диапазоне с помощью функции СМЕЩ встречается текстовое значение «заказ». Если функция возвращает значение 0 – значит от клиента с таким номером на протяжении 3-х месяцев не было ни одного заказа. А в соответствии с нашими условиями, ячейка с номером данного клиента выделяется красным цветом заливки.
Если мы хотим регистрировать данные по клиентам, Excel идеально приспособлен для этой цели. С легкостью можно записывать в соответствующие категории число заказанных товаров, а также даты реализации транзакций. Проблема постепенно начинает возникать с ростом объема данных.
Если их так много, что тратим несколько минут на поиск конкретной позиции регистра и анализ введенной информации. В таком случае стоит добавить в таблицу регистра механизмы, для автоматизации некоторых рабочих процессов пользователя. Что мы и сделали.
Для выполнения этой задачи будем использовать возможности условного форматирования.
Возьмем таблицу, содержащую список заказов, сроки их исполнения, текущий статус и стоимость. Попробуем сделать так, чтобы ее ячейки раскрашивались сами, в зависимости от их содержимого.
Инструкция для Excel 2010
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
Как это сделать в Excel 2007
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
Выделим ячейки с ценами заказов и, нажав на стрелочку рядом с кнопкой «Условное форматирование», выберем «Создать правило».
Выберем четвертый пункт, позволяющий сравнивать текущие значения со средним. Нас интересуют значения выше среднего. Нажав кнопку «Формат», зададим цвет ячеек.
Подтверждаем наш выбор, и ячейки с ценой выше средней окрасились в голубой цвет, привлекая наше внимание к дорогим заказам.
Выделим ячейки со статусами заказов и создадим новое правило. На этот раз используем второй вариант, позволяющий проверять содержимое ячейки. Выберем «Текст», «содержит» и введем слово «Выполнен». Зададим зеленый цвет, подтверждаем, и выполненные работы у нас позеленели.
Ну и сделаем еще одно правило, окрашивающее просроченные заказы в красный цвет. Выделяем даты выполнения заказов. При создании правила снова выбираем второй пункт, но на этот раз задаем «Значение ячейки», «меньше», а в следующем поле вводим функцию, возвращающую сегодняшнюю дату.
«ОК», и мы получили весело разукрашенную таблицу, позволяющую наглядно отслеживать ход выполнения заказов.
Обратили внимание, что статусы задаются выбором из выпадающего списка значений? Как делать такие списки, мы рассказывали в инструкции .
Как это сделать в Excel 2003
ВКЛЮЧИТЕ СУБТИТРЫ!
«Условное форматирование» в меню «Формат». Тут понадобится немного больше ручной работы. Вот так будут выглядеть настройки для нашей первой задачи – закрасить ячейки со значениями больше средних.
Придется вручную ввести функцию «=СРЗНАЧ()», поставить курсор между скобками, нажать на кнопочку рядом и мышкой указать нужный диапазон.
Но принцип действий тот же самый.
Покоряйте Excel и до новых встреч!
Привет, уважаемые читатели. Когда-нибудь вам доводилось работать с огромными данными в таблице? Знаете, с ними гораздо удобнее будет работать, если знать, как выделить несколько ячеек Excel различным цветом при определенном условии. Хотели бы вы узнать, как это делается? В этом уроке мы сделаем так, чтобы менялся цвет ячейки в зависимости от значения Excel, а также окрасим все ячейки с помощью поиска.
Цвет заливки меняется вместе со значением
Для примера мы потренируемся на том, чтобы ячейка меняла цвет в данной таблице при определенном условии. Да ни одна, а все со значением в диапазоне от 60 до 90. Для этого мы воспользуемся функцией «Условное форматирование».
Для начала выделите тот диапазон данных, который мы будем форматировать.
Далее находим на вкладке «Главная» кнопку «Условное форматирование» и в списке выбираем «Создать правило».
У нас открылось окно «Создание правил форматирования». В этом окне выбираем тип правила: «Форматировать только ячейки, которые содержат».
Далее, переходим к разделу «Измените описание правила», где нужно указать те условия, по которым будет выполнена заливка. В этом разделе можно выставить самые различные условия, при которых она будет меняться.
В нашем случае необходимо поставить следующие: «значения ячейки» и «между». Так же мы обозначаем диапазон, что при условии значения от 60 до 90 будет применена заливка. Посмотрите на скриншоте, как это сделал я.
Конечно же при работе с вашей таблицей может потребоваться заполнить совсем другими условиями, которые вы и будете указывать, ну, а сейчас мы всего лишь тренируемся.
Если вы заполнили, то не спешите кликать по кнопке «ОК». Прежде необходимо нажать на кнопку «Формат», как на скриншоте, и перейти к настройке заливки.
Хорошо, как видите, у вас открылось окно «Формат ячейки». Здесь вам нужно перейти на вкладку «Заливка», где вы выбираете нужную, и нажать на «ОК» в этом окне и в предыдущем. Я выбрал зеленую заливку.
Посмотрите на свой результат. Думаю, у вас все получилось. У меня точно получилось. Взгляните на скриншот:
Окрасим ячейку в определенный цвет, если она равна чему-то
Давайте вернемся к нашей таблице в изначальном виде. И теперь мы поменяем цвет там, где содержится цифра 40 на красный цвет, а с цифрой 50 на желтый. Конечно, для этого дела можно воспользоваться первым способом, но мы же хотим знать больше возможностей Excel.
В этот раз мы воспользуемся функцией «Найти и заменить».
Выделите тот участок таблицы, в который будем вносить изменения. Если это весь лист, то выделять нет смысла.
Теперь время открыть окно поиска. На вкладке «Главная» в разделе «Редактирование» нажмите на кнопку «Найти и выделить».
Можно же и горячими клавишами пользоваться: CTRL + F
В поле «Найти» мы указываем то, что ищем. В данном случае пишем «40», а затем жмем кнопку «Найти все».
Теперь, когда ниже были показаны результаты поиска, выберите одно из них и нажмите на сочетание CTRL + A, чтобы выбрать их все сразу. А затем нажмите на «Закрыть», чтобы убрать окно «Найти и заменить».
Когда у нас выбраны все, содержащие цифру 40, на вкладке «Главная» в разделе «Шрифт» выберите окраску ячейки. У нас это красный. И, как вы видите у себя на экране, так и у меня на скриншоте, они окрасились в красный.
Теперь те же самые действия нужно выполнить, чтобы окрасить те, где указано число 50. Думаю, теперь вам понятно, как сделать это.
У вас получилось? А посмотрите, что вышло у меня.
На этом все. Спасибо, друзья. Подписывайтесь, комментируйте, вступайте в группу, делитесь в соц сетях и будьте всегда в курсе новых статей. А также, не забывайте изучать и другие статьи на этом сайте.
В подробном видео уроке. Сегодня мы бы хотели немного расширить данную статью для решения более узкой задачи. Допустим, вам необходимо посчитать количество ячеек в зависимости от цвета ячеек или цвета текста.
Начиная с Excel 2007 в программе встроили возможность сортировки ячеек по цвету. Таким образом, можно отфильтровать нужный нам цвет, выделить оставшиеся на виду ячейки и визуально посмотреть общее количество ячеек. Но что делать, если нам требуется делать это часто и при этом нам необходимо, чтобы все считалось и пересчитывалось с помощью формул.
Для этих целей необходимо использовать очень простенький макрос, а точнее пользовательскую функцию, назовем ее ColorNom , онапозволит нам вытягивать числовой код цвета заливки и далее по этому коду мы и будет считать общее количество ячеек, используя приемы, описываемые в статье
Итак, приступим. Зайдите в редактор Visual Basic, для этого:
в Excel 2003 нажмите на Сервис , далее Макрос и затем Редактор Visual Basic .
в Excel 2007, 2010 и 2013 это делается по-другому. Зайдите в раздел Разработчик , далее выберите Visual Basic
Внимание! Раздел панели инструментов Разработчик в Excel 2007 доступен по умолчанию, а в Excel 2010 и 2013 его необходимо включить. Это особенно полезно сделать тем пользователям, которые будут часто работать с макросами. Чтобы включить панель инструментов Разработчик в Excel 2010 или 2013 необходимо запустить Файл | Параметры | Настройка ленты после этого необходимо с правой стороны необходимо поставить галочку напротив надписи Разработчик
После того как откроется редактор Visual Basic, вставьте пустой модуль, для этого выберите меню Insert и далее Module
Public Function ColorNom (Cell As Range)
ColorNom = Cell.Font.ColorIndex
End Function
Важно! Вы не сможете находить с помощью данной функции номер цвета ячейки при использовании условного форматирования. Кроме того, при изменении цвета ячейки Excel не пересчитывает значения, необходимо это делать в ручную, нажимая Ctrl+Alt+F9, либо изменения будут происходить при новом открытии данного файла. Это происходит из-за того, что Excel не считает изменение цвета ячейки редактированием формулы. В связи с этим, если это критично, то можно внести изменение в саму формулу, просто добавив функцию, которая постоянно пересчитывается и при этом не повлияет на определение цвета ячейки. Например, указать функцию определения текущей даты, умноженную на ноль.
В нашем случае функция будет выглядеть следующем образом.
=ColorNom (A1)+Сегодня()*0
Пример подсчета количества значений по цвету цвету заливки ячеек в Excel
Рассмотрим вышеуказанный пример с перечнем фруктов. Мы определили код ячеек и отобразили его напротив каждой ячейки.
Вот так выглядят аргументы данной функции
СЧЁТЕСЛИ(диапазон ;критерий )
Пропишем формулу:
СЧЁТЕСЛИ($B$1:$B$8 ;E2 )
Диапазон мы указали со знаком доллара, чтобы он был закреплен и можно было протянуть формулу. Критерия у нас встречается всего три и они указаны в нашей вспомогательной таблице. Протянем формулу и получим количество ячеек по цветам.
Скачать пример файла: (файл с поддержкой макросов)
