Строим графики и диаграммы в MS Word. Форматирование элементов диаграммы

Достаточно часто в работы приходится вставлять различные графики или диаграммы. Можно, конечно, сначала подготовить график в программе Exel (которая входит в пакет программ Microsoft Office), потом скопировать его оттуда и вставить в документ. Обычно я так и делаю. А можно это все сделать сразу в Word.

Шаг 1.

Для построения графика (диаграммы) у вас должны быть сначала подготовлены данные. Допустим, мне надо показать с помощью графика как менялось количество осадков за полугодие. Я готовлю себе табличку примерно такого вида:

Шаг 2.

Поставьте курсор в то место на странице, куда вы хотите вставить график.

Шаг 3.

Перейдите на вкладку «Вставка» и найдите на ней блок команд «Иллюстрации»

Найдите в этом блоке кнопку «Диаграмма» и щелкните на ней левой кнопкой мыши

Шаг 4.

У вас появится окно

Выберите в этом окне график или диаграмму нужного вам вида. Можно щелкать левой кнопкой мыши на списке в левой стороне окна

А можно просто перетащить ползунок в правой стороне

Мне нужны графики. В этом разделе я выбираю первый образец – щелкаю на нем левой кнопкой мыши

Затем наживаю кнопку «ОК»

Шаг 5.

После этого на экране появятся два окна . Одно – программы Word – со вставленным на страницу графиком того образца, который вы выбрали:

Второе – программы Exel – с таблицей данных для редактирования.

Шаг 6.

Теперь нужно заменить данные образца в окне Exel своими. Вместо слов «Категория 1, Категория 2…» я запишу названия месяцев из своей таблицы.

Сделать это можно так. Щелкните на ячейке со словами «Категория 1»

Набираю на клавиатуре слово «Январь». Нажимаю Enter . Черная рамка переходит на ячейку со словами «Категория 2».

Набираю «Февраль». Нажимаю клавишу Enter . И так делаю до тех пор, пока не наберу все нужные названия.

А можно сделать еще проще. Мне нужны названия месяцев, а это определенная закономерность, которую программа может заполнить сама. Набираю на клавиатуре слово «Январь» и НЕ НАЖИМАЮ клавишу Enter . Подвожу курсор к правому нижнему углу ячейки.

Обратите внимание – курсор превратился в маленький черный крестик. Зажмите левую кнопку мыши и тащите указатель вниз по столбику. Справа от указателя мыши будут появляться маленькие подсказки – какой месяц будет вписан в ячейку. Как только на подсказке появится последний нужый мне месяц – «Июнь» - кнопку мыши можно отпустить. Столбик будет заполнен.

В столбике «Ряд 1» пишу свои данные. Щелкните на ячейке с числом напротив «Января» левой кнопкой мыши. Вокруг этой ячейки появится черная рамка

Набираю на клавиатуре свое число. Нажимаю клавишу Enter . Черная рамка переходит на следующую ячейку в столбике. Снова набираю свое число. И так делаю до тех пор, пока не наберу все нужные данные.

Теперь окно программы Exel можно закрыть . Окно программы Word снова развернется во весь экран.

Шаг 7.

Что же у меня получилось? Названия и числовые данные – мои. Линия синего цвета перестроилась по этим данным. А вот линии «Ряд 2» и «Ряд 3» лишние. Их надо убрать.

Подведите курсор к линии «Ряд 2» на самом графике и щелкните на ней левой кнопкой мыши. Линия примет такой вид:

Del . Линия удалится и с самого графика и из списка справа. Проделайте то же самое с линией «Ряд 3». Вот результат:

Вместо слов «Ряд 1» я запишу название своего графика. Щелкните на «Ряд 1» левой кнопкой мыши. Эта запись выделится маркерами.

Наберите свое название.

Если название не нужно, то после выделения можно нажать клавишу Del и запись будет удалена.

Запись справа от графика не нужна. На графике всего одна линия. Выделите эту запись – щелкните на ней левой кнопкой мыши

Нажмите на клавиатуре клавишу Del . Запись будет удалена. График готов.

В различных финансовых документах или отчетах, в курсовых или дипломе могут встречаться данные, представленные в виде таблицы. И для того чтобы они смотрелись более наглядно, на их основе лучше построить график. Поскольку практически вся документация, которая представлена в электронном виде, создается в редакторе MS Word, то в данной статье, мы с Вами научимся создавать графики в Ворде.

Если у Вас в документе есть таблица с данными, то, конечно, все можно сделать самостоятельно. Для этого включите видимость сетки; используя линии, нарисуйте оси; подпишите их; а затем, с помощью кривой, рисуйте.

Но зачем такие сложности, если в редактор уже встроена данная функция. Нам нужно просто правильно ввести данные и все будет готово.

Но давайте обо всем по порядку.

Как строить графики

Для примера возьму такие данные. Есть сотрудники, и количество товара, которое они продали, за определенный месяц. График поможет быстрее понять, какой сотрудник продал больше всего товаров за определенный месяц, или за весь период.

Поставьте курсор в нужном месте документа. Затем перейдите на вкладку и в разделе «Иллюстрации» , нажмите на кнопочку с изображением диаграммы.

Появится вот такое окно, как на скриншоте ниже. В нем выберите вид диаграммы, который подходит Вам больше всего. Потом нажмите «ОК» . Я буду строить с маркерами, но в данном случае можно было бы также сделать гистограмму, или линейчатую диаграмму.

В нее нужно перенести все значения, которые у Вас указаны в таблице в документе Word.

Сначала нужно выбрать правильный диапазон значений в Excel. У меня будет 5 строк (верхняя строка и 4 сотрудника), и 8 столбцов (имена сотрудников и месяцы). Возьмите за правый нижний угол, и выберите нужное Вам количество строк и столбцов.

Когда будете их менять, обратите внимание, что и сам график изменяется.

После того, как все в Excel, будет изменено, закройте это окно.

У меня получился вот такой результат.

Если кликнуть два раза левой кнопкой мыши по вертикальной (0, 10, 20, 30…), горизонтальной (Катя, Маша…) оси, легенде (Январь, Февраль…) или любому из рядов данных (цветные кривые), откроется окно с настройками.

Например, нажмем на кривую со значениями за Апрель, открывается окно «Формат ряда данных» . Здесь можно поменять цвет, тип линий и прочее.

Если кликнуть по горизонтальной оси, откроется окно . В нем можете выбрать необходимые параметры.

Если кликнуть правой кнопкой мышки по самому графику, откроется контекстное меню. В нем можно «Изменить данные» – появится лист Excel с созданной таблицей, который мы закрыли, и другое.

Кликнув по созданному графику, вверху появится вкладка . В ней Вы увидите еще три дополнительные вкладки: «Конструктор» , «Макет» и «Формат» . Поклацайте по ним, и посмотрите, как еще можно поменять вид. Например, добавьте название к диаграмме.

Как создается график функций

Если Вам нужно вставить его в документ, тогда можете поступить следующим образом. Сначала добавьте график функций в Excel , как это сделать, я рассказывала в отдельной статье, а затем скопируйте его и вставьте в документ Word. После этого, у Вас останется возможность его редактировать в Ворде, как было описано выше: или кликайте по осям, или переходите на вкладку .

В Интернете также можно найти различные программы, с помощью которых получится сделать график функции в Word. Расскажу про одну из них – «Построитель графиков 1.50» .

Это макрос, который нужно установить на компьютер. Затем открываете Ворд и запускаете программу в «Надстройках» .

Я скачала файл установки из Интернета. Затем запустила мастер установки.

В установке ничего особого нет. Выберите язык, примите условия лицензионного соглашения, и нажмите .

Для того чтобы макрос заработал, нужно немного изменить настройки Word. Перейдите на вкладку «Файл» и кликните по пункту .

В следующем окне перейдите на вкладку «Центр управления безопасностью» и нажмите на кнопку .

На вкладке «Параметры макросов» поставьте маркер в поле «Включить все макросы» . Нажмите «Ок» в этом окне и в предыдущем.

Если Вы не планируете постоянно использовать данный макрос, то, после того, как поработаете с ним, снова зайдите в Word и верните все обратно.

Если на момент установки программы у Вас был открыт документ Word, тогда закройте его и откройте заново.

Затем перейдите на вкладку . Там должна появиться новая иконка, соответствующая макросу. Чтобы запустить макрос, нажмите на нее.

Интерфейс программы на русском языке. Вводите свои значения и рисуйте нужную функцию.

Создав диаграмму, можно вносить в нее изменения. Например, можно изменить вид осей, добавить название диаграммы, переместить или скрыть легенду, а также добавить дополнительные элементы диаграммы.

В PowerPoint имеются следующие возможности изменения диаграммы:

• Изменение вида осей диаграммы . Можно указать масштаб осей и изменить промежутки между значениями или категориями. Для удобства чтения диаграммы можно добавить на оси деления и указать величину промежутков между ними.

  Новый термин

  Делениями называются метки единиц измерения, пересекающие ось и похожие на деления линейки. Подписи делений идентифицируют категории, значения и ряды на диаграмме.

• Добавление к диаграмме названия и подписи . Для пояснения отображенных на диаграмме данных можно добавить название диаграммы, названия осей и подписи данных.

  Новый термин

  Подпись данных - информация на диаграмме с дополнительными сведениями о маркере данных, представляющем одну точку данных или значение ячейки листа.

• Добавление легенды и таблицы данных . Можно отобразить или скрыть легенду, либо изменить ее расположение. В некоторых диаграммах также можно отобразить таблицу данных.

  Новый термин

  Легенда - рамка, в которой определяются узоры или цвета рядов или категорий данных на диаграмме.

  Новый термин

  Таблица данных - диапазон ячеек, содержащий результаты подстановки различных значений в одну или несколько формул.

• Применение специальных возможностей для диаграмм разных типов . С различными типами диаграмм можно применять различные специальные линии, например, коридор колебания и линии тренда, полосы (например, полосы повышения и понижения и планки погрешностей), маркеры данных и так далее.

  Новый термин

  Линия тренда - графическое представление направления изменения ряда данных. Например, повышающаяся линия обозначает увеличение продаж за определенное количество месяцев. Линии тренда используются для анализа ошибок предсказания, что также называется регрессионным анализом. Как пример, на рис. 6.9 показана диаграмма с данными об объемах продаж. На диаграмме проведена линия тренда с прогнозом продаж, которые можно ожидать от одного из продавцов в следующем периоде. Для данных другого продавца показаны пределы возможной погрешности.

  
  Рис. 6.9.

  Внедрение и вставка диаграммы в презентацию

  В приложении Office PowerPoint 2010 добавить диаграмму или график в презентацию можно двумя способами.

  • Можно внедрить диаграмму в презентацию. При внедрении данных из диаграммы в PowerPoint эту информацию можно редактировать в приложении Office Excel 2010, а лист будет сохраняться в файле PowerPoint.

    Новый термин

    Внедренный объект - данные, содержащиеся в файле-источнике и вставленные в файл назначения в виде объекта. После внедрения объект становится частью файла назначения. Изменения, вносимые во внедренный объект, отражаются в файле назначения.

  • Можно вставить в презентацию диаграмму Excel и связать ее с данными в приложении Office Excel 2010. При копировании диаграммы из приложения Office Excel 2010 и ее вставке в презентацию данные в диаграмме связываются с листом Excel. Если нужно изменить данные в диаграмме, необходимо внести изменения в связанный лист в приложении Office Excel 2010. Лист Excel - это отдельный файл, и он не сохраняется вместе с файлом PowerPoint. Отображается диаграмма со связанными данными в таблице, которая называется таблицей данных . В эту таблицу можно вводить данные вручную, импортировать данные из текстового файла или вставлять данные, скопированные из другой программы.

  Форматирование элементов диаграммы

  Можно отдельно (независимо от остального) форматировать следующие элементы диаграммы:

  • область диаграммы (область размещения диаграммы и всех ее элементов),
  • область построения (область, содержащая все ряды данных, имена категорий, подписи делений и названия осей),
  • ряд данных (набор связанных между собой элементов данных, отображаемых на диаграмме),
  • оси (X,Y,Z),
  • названия на диаграммах,
  • подписи данных с дополнительными сведениями о маркере данных (маркер -одна точка данных или значение ячейки листа),
  • легенду.

  Щелкните элемент диаграммы, который нужно форматировать - появится группа Работа с диаграммами с вкладками Конструктор , Макет и Формат ( рис. 6.10).

  

  
  Рис. 6.10.

  На вкладке Формат в группе Текущий фрагмент выберите элемент диаграммы, который нужно форматировать ( рис. 6.11).

  

  
  Рис. 6.11.

  На вкладке Формат выполните одно из следующих действий: