OpenOffice: Calc для начинающих. Консолидация данных

Введение в OpenOffice Calc

Программа OpenOffice Calc работает с документами, имеющими название электронные таблицы . Документ имеет расширение .ods .

Запуск программы: Меню - Офис - OpenOffice.org Calc

Интерфейс программы:

Рис.1. Интерфейс программы OpenOffice.org Calc

Основные понятия: рабочий лист, ячейка

Каждая электронная таблица состоит из определенного числа рабочих листов . В нижней части рабочего окна расположены вкладки листов. Эти вкладки обеспечивают доступ к отдельным листам, при этом отображаемый, или активный, лист имеет вкладку, окрашенную в белый цвет.

Рис.2. Вкладки листов

Рабочие листы можно переименовывать: подведите курсор к ярлыку активного листа, вызовите контекстное меню (правая кнопка мыши) и выберите команду "Переименовать"

Рабочий лист имеет матричную структуру – состоит из ячеек , расположенных на пересечении строк, именуемых арабскими цифрами, и столбцов, именуемых латинскими буквами. Каждый лист Calc может иметь максимум 65 536 строк и максимум 245 столбцов (от A до IV). Это составляет 16 056 320 ячеек на один лист. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес (ссылку). Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца С и строки 4, имеет адрес С4. Адреса используются при записи формул или обращении к ячейкам.

Ячейка - минимальная информационная единица . Ячейка может содержать разные типы данных (текст, числа, даты и т.п.), но внутри одной ячейки могут храниться данные только одного типа.

Ячейки могут находиться в состоянии:

В состоянии редактирования можно изменять содержимое ячейки, добавлять или удалять данные. Для активной ячейки можно задавать формат – высоту/ширину, выравнивание, цвет, границы и т.п.

Для перехода в состояние редактирования ячейки необходимо выполнить двойной щелчок по левой кнопке мыши на ячейке или нажать клавишу . Не все команды доступные для активных ячеек выполнимы для ячеек в состоянии редактирования.

Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается - командой Главное меню: ФОРМАТ - Ячейки... или командой контекстного меню Формат ячейки...

Откроется диалоговое окно "Атрибуты ячейки" которое имеет несколько вкладок.

Рис.3.

• Вкладка Числа выбирает категории значений в ячейке и задание кодов формата, в том числе создание пользовательских форматов;
• Вкладка Шрифт – позволяет выбрать гарнитуру шрифта, кегль; установить начертание (жирный, курсив, жирный курсив); выбрать язык;
• Вкладка Эффекты шрифта – устанавливает различные эффекты шрифта: подчеркивание, зачеркивание, цвет, рельеф и пр.
• Вкладка Выравнивание – определяет способ выравнивания значений ячейки по горизонтали и вертикали, ориентацию текста – горизонтально, вертикально, сверху вниз, снизу вверх, перенос по словам длинных строк текста внутри ячеек;
• Вкладка Обрамление – создает рамки или линии вокруг ячейки;
• Вкладка Фон – позволяет создать закраску ячейки: цвет, узор;
• Вкладка Защита Ячейки – управляет скрытием формул и блокировкой ячеек.

Часто в операциях обработки используется не отдельная ячейка, а блок ячеек. Блок – прямоугольная область смежных или несмежных, расположенных в разных местах, ячеек. Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются следующие действия: форматирование, копирование, вставка, перемещение, удаление, перемещение, заполнение, очистка форматов, содержимого, значений.

ЗАПОМНИТЕ!

• Первоначально выделяется блок ячеек – объект действия, а затем выбирается команда меню для исполнения действия.
• Для выделения блока несмежных ячеек необходимо во время выделения держать нажатой клавишу Ctrl .

Копирование, вставка, перемещение не выполняются для блока с несмежными ячейками, а лишь для смежных или отдельной ячейки.

Ввод данных в ячейки

Существует два типа данных, которые можно вводить в ячейки листа электронной таблицы – константы и формулы.

Константы в свою очередь подразделяются на:

• числовые значения,
• текстовые значения,
• значения даты и времени,
• логические значения
• и ошибочные значения.

Тип констант можно установить в диалоговом окне "Атрибуты ячейки"

Задание №2: В первой колонке создайте список учащихся (А1-А10). Определите формат данного столбца как текст и установите шрифт текста: выделите весь столбец (щелчком левой кнопкой мыши по названию столбца А); откройте диалоговое окно "Атрибуты ячейки" (через контекстное меню или через главное Формат - Ячейки...); в первой вкладке "Числа" установите категорию "текст"; во второй вкладке "Шрифт" установите гарнитуру "Liberation Serif" и размер "14" Внесите изменения в список учащихся (например, исправьте/измените фамилию) для изменения содержимого ячейки надо перевести ячейку в редактируемое состояние (F2 или двойной щелчок левой кнопкой мыши).

Изменение ширины столбца, высоты строки

Изменение ширины столбцов

1. Подведите указатель мыши к линии, расположенной правее имени столбца, и перетащите указатель мыши вправо и установите необходимую ширину столбца

2. Автоподбор ширины столбца

Подведите указатель мыши к правой линии столбца и дважды щелкните левой кнопкой мыши, программа самостоятельно подберет ширину столбца

Главное меню: Формат - Столбец - Ширина (для указания точной ширины столбца) или Формат - Столбец - Автоподбор ширины.

Изменение высоты строки

1. Подведите указатель мыши к линии, расположенной ниже номера строки, и перетащите указатель мыши вниз и установите необходимую высоту строки

2. Автоподбор высоты строки

Подведите указатель мыши к нижней линии строки и дважды щелкните левой кнопкой мыши, программа самостоятельно вычислит высоту строки. Для точного указания значения высоты строки Главное меню: Формат - Строка - Высота.

Добавление и удаление строк и столбцов.

Вставка столбцов / строк

• Главное меню: Вставка > Столбцы (Вставка> Строки) или

Удаление столбцов / строк

• Выделите столбцы / строки, которые необходимо удалить. Затем выбрать Главное меню: Правка > Удалить или
• Контекстное меню (щелчок правой кнопкой мыши по индикатору столбца / строки)

Автозаполнение

Допустим вам нужно заполнить ячейки известной последовательностью данных. Например, порядковый номер студентов от 1 до 10 (т.е. в ячейку А3 - "1"; А4 - "2" и т.д.). Такую последовательность можно создать используя автозаполнение .

Используя автозаполнение, вы вводите первый и второй элемент известной последовательности в соседние ячейки, выделяете эти ячейки, поводите курсор к нижнему правому углу крайней правой/нижней ячейки в нем находится маркер автозаполнения (маленький черный квадратик), курсор принимает вид креста, нажимаете левую кнопку мыши и удерживая её, протаскиваете маркер автозаполнение до ячейки, в которой должен находится последний член последовательности.

Объединение ячеек

Для объединения нескольких ячеек необходимо их выделить и воспользоваться либо кнопкой "Объединить ячейки" на панели инструментов (для разделения объединенных ячеек необходимо повторно нажать на кнопку "объединить ячейки")

Оформление таблицы

Таблица в OpenOffice.org Calc оформляется аналогично таблице OpenOffice.org Writer: выделяются ячейки фон или границы которых нужно изменить, открывает диалоговое окно "Атрибуты ячеек" и в вкладке "Фон" задаете цвет фона, в вкладке "Обрамления" свойства границ.

Урок 15. Создание платежного поручения

Предположим, что нужно создать форму платежного поручения, вид которого показан на рисунке ниже.

Так как ширина ячеек довольно мала по сравнению с текстом, который нужно ввести, то передвинем границы столбцов A, B, C, D, увеличив х примерно в два раза. Для этого щелкните по названию столбца (А), подведите курсор к границе между столбцами в верхней части окна, когда курсор превратится в две стрелки с вертикальной линией () нажмите на левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите границу вправо, увеличивая ширину примерно в два раза. Лучше начать с границы между первым и вторым столбцом, а потом передвигать границу между вторым и третьим и так далее. При этом на экране появится панно с шириной столбца, как это показано на рисунке слева.

Некоторый текст может не помещаться в ячейку, поэтому некоторые ячейки нужно объединить. Для этого выделим ячейки, которые нужно объединить, например, ячейки А 2 и В2, после этого вызовем режим объединения ячеек - Формат → Объединить ячейки . Для того, чтобы объединить ячейки, которые находятся в прямоугольнике, по вертикали и горизонтали которой находится более одной ячейки, нужно подвести курсор к левой верхней ячейке, затем, не отпуская кнопку мыши, подвести на правый нижний угол прямоугольника, после этого вызовем режим объединения ячеек - Формат → Объединить ячейки . Для того, чтобы выполнить обратную операцию, то есть разделить ячейки, нужно выделить ячейку, для которой нужно выполнить эту операцию и вызвать режим объединения ячеек - Формат → Объединить ячейки .

Следующим шагом заведем текст в ячейки таблицы. Для того, чтобы это сделать сначала щелкнем мышкой внутри той ячейки, в которой нужно набрать текст, а затем наберем текст. То есть, нужно подвести указатель мыши внутрь ячейки, а затем нажать и отпустить левую кнопку мыши, после чего начать вводить символы с клавиатуры. Далее тоже сделаем со следующей ячейкой и так далее. Результат ввода данных и объединения ячеек показан на рисунке.

Иногда требуется вставить две строчки, например на одной должна находиться надпись «Назн.», а на второй «плат.». В этом случае наберем текст «Назн.», затем нажмем на клавишу Enter , после чего курсор перейдет на нижнюю ячейку, где наберите текст «плат.».

Следующим шагом будет установка границ в таблице. Выделим ячейку А1, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Нажмем на стрелочку кнопки границ (), и в появившемся панно (рис. справа) выберем режим установки границ вокруг всех ячеек (). К сожалению, почему-то этот режим не всегда срабатывает. Поэтому воспользуемся другой возможностью. Выделим ячейку А1, нажмем на правую (не левую) кнопку мыши и в появившемся панно нажмем на надпись - Формат ячеек .

Появится окно, в котором перейдем на вкладку Обрамление . Затем щелкнем по кнопке обрамления ячейки со всех сторон - . В поле особое появятся стрелки, как это показано на рисунке выше. После того, как нажмем на кнопку ОК , то вид границ ячейки изменится, как это показано на рисунке ниже.

Теперь установим границы в ячейке С3. Также сначала выделим, щелкнем по ней левой кнопкой мыши, затем правой кнопкой мыши и выберем режим Формат ячеек .

В данном случае также выберем обрамление по кнопке - . Но в поле Стиль щелкнем по линии с размером 2.50 pt , то есть, увеличим толщину линии. В результате получим.

В некоторых случаях нужно нажать на другую или несколько кнопок. Так, ячейка с содержимым Банк плательщика должна иметь 1 границу: сверху, но такой кнпоки нет. Поэтому щелкнем в поле особое по месту, где должна находиться верхняя граница. Появятся две стрелки и между ними линия, как это показано на рисунке ниже.

Если требуется установить несколько границ, то в этом поле нужно щелкнуть несколько раз, каждый раз устанавливая стрелки. Может возникнуть ситуация, при которой нужно иметь в рамке границы разной толщины. Например, нужно в двух ячейках с текстом Вид опер. (Е14, Е15) нужно поставить границы вокруг ячейки, кроме левой границы, которая должна остаться толстой. Снова выделим эти ячейки, вызовем режим формата ячеек и во вкладке обрамления получим следующее поле Особое .

Проблема здесь в том, что если в поле Стиль установить границу в 0.05 pt , то изменится и толщина левой границы. Поэтому сначала щелкнем по верхней границе поля Особое , а затем установим толщину линии в 0.05 pt . Затем щелкнем по левой границе и по нижней границе.

Получим следующий вид этих ячеек.

То есть, в данном случае важна последовательность действий. В результате получим следующую таблицу.

Теперь расположим текст в ячейках: «0401002», «Сумма», «ДЕБЕТ», «КРЕДИТ», «Код Н-7», «Код 12», «сч. №», «сумма с пеней», «М.П.» посередине ячейки. Для этого нужно установить курсор поочередно в этих ячейках и нажимать на кнопку . Для того, чтобы сдвинуть надпись «Подписи клиента» вправо, вставим несколько пробелов перед данным текстом, для чего нужно поставить курсор перед текстом и нажать несколько раз на клавишу пробел. Для того, чтобы перейти в режим корректировки содержимого ячейки можно нажать на клавишу F2 или дважды щелкнуть по ней левой кнопкой мыши.

Далее установим текст с расположением слева: «Банк плательщика», «Банк получателя», «сумма прописью», «Дата получения товара, оказания услуги ______200__г.», «Назначение платежа, наименование товара, выполненных работ, оказанных услуг, №№ сумм», «_______200__г.» и «Подписи банка». Для этого щелкнем по каждой из указанных выше ячеек и нажмем на кнопку - .

Обратим внимание на то, что в надписи «Дата получения товара, оказания услуги ______200__г.» дата не подходит близко к границе ячейки, поэтому вставим несколько пробелов между текстом и датой. Для этого щелкнем по ячейке и нажмем клавишу F 2 , после этого установим курсор между текстом и датой, используя клавиши со стрелочками и несколько раз нажмем на клавишу пробел.

Теперь уменьшим размер шрифта. Для этого выделим всю таблицу и нажмем на стрелочку, острие которой направлено вниз, в результате на экране появится панно, вид которого показан на рисунке слева. Выберем нужный размер – 8. Если нужного размера не было бы, то его нужно ввести при помощи клавиатуры в верхнее поле и нажать на клавишу Enter . Затем щелкнем по ячейке, в которой находится текст: «ПЛАТЕЖНОЕ ПОРУЧЕНИЕ №» и установим размер текста 10, далее нажмем на кнопку полужирный () и на кнопку расположения текста справа ().

Остался последний шаг – изменение ширины столбцов и высоты строк, для этого подведем курсор к заголовку и перенесем границы. Кроме того, надпись «М.П.» должна находиться в ячейке выше. Поэтому удалим эту надпись щелкнув по ячейке и нажав на клавишу Del . Далее установим ее в ячейку ниже, удалим старые границы и установим новые. В результате получим рисунок, показанный на рисунке ниже. Отметим, что при создании большой таблицы могут быть ошибки, поэтому в данном примере мы постарались показать, что можно это исправить, причем используя незначительное число действий.

Ячейка - прямоугольное табличное поле, образующееся на пересечении столбца и строки, основной элемент таблицы. Толщина и цвет линий в ячейках, а также цвет фона задается аналогично инструкциям для всей таблицы. Предварительно необходимо выделить нужное количество ячеек.

Как выделить текст в ячейке

Для выделения текста в ячейке щелкните по нему дважды левой кнопкой мыши.

Как выделить несколько ячеек

Для выделения несколько ячеек подряд протащите по ним курсор ввода текста при нажатой левой кнопке мыши.

Как объединить ячейки

1. В окне открытого документа выделите нужные смежные ячейки.

2. Щелкните по кнопке Объединить ячейки на панели Таблица.

Как разбить ячейку

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужную ячейку таблицы.

2. Щелкните по кнопке Разбить ячейки на панели Таблица.

3. В окне Разбить ячейки регулятором Кол-во частей задайте нужное количество дополнительных ячеек.

4. В группе Направление выберите расположение ячеек: горизонтальное или вертикальное.

5. Закройте окно кнопкой ОК.

Как выровнять текст в ячейках

По умолчанию текст в ячейках изначально располагается в верхнем левом углу. Для выравнивания по горизонтали можно использовать кнопки выравнивания абзацев. Но чтобы выровнять текст в ячейке и по вертикали и по горизонтали одновременно, воспользуйтесь способом, приведенным ниже.

1. В окне открытого документа выделите нужные ячейки таблицы.

2. Щелкните по кнопке нужного выравнивания на панели Таблица.

Для горизонтального выравнивания используйте кнопки выравнивания абзацев на панели Форматирование.

Как задать направление текста в ячейках Текст в ячейках может размещаться и горизонтально, и вертикально.

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в любую ячейку таблицы.

2. Щелкните по кнопке Свойства таблицы на панели Таблица.

3. В окне Свойства таблицы на вкладке На странице откройте список графы Направление текста и выберите нужное значение:

Текст по горизонтали;

Текст по вертикали;

Направление справа налево (вертикально);

Направление слева направо.

4. Закройте окно кнопкой ОК.

Как установить защиту на ячейку

В таблице предусмотрена возможность установить защиту на ячейку, чтобы предотвратить случайные изменения информации.

1. В окне открытого документа установите курсор ввода текста в нужную ячейку.

2. Откройте меню Таблица и в списке команд выберите пункт Защита ячейки.

Как снять защиту с ячейки

1. В окне открытого документа щелкните правой кнопкой мыши по нужной ячейке.

2. В контекстном меню наведите курсор на пункт Ячейка.

3. Щелкните по пункту Снять защиту.

Консолидация данных - это объединение значений из нескольких диапазонов данных, например, сведение в итоги значений в диапазонах на разных рабочих листах. При этом листы могут находиться как в активной таблице, так и в других таблицах. При консолидации данные компонуются так, что их намного удобнее обновлять и обобщать.

Для создания консолидированной таблицы необходимо преобразовать диапазоны данных в формат перекрестной таблицы с совпадающими именами строк и столбцов для элементов, которые предполагается использовать при сведении. При этом в исходных данных не следует указывать итоговые строки и столбцы. При объединении содержимое ячеек нескольких листов объединяется в одном месте.

Как объединить данные

1. В окне листа, содержащем диапазоны ячеек, которые нужно объединить, откройте меню Данные .

2. В списке команд выберите пункт Объединить .

3. В окне Объединить в графе Диапазон исходных данных щелкните по кнопке Свернуть/развернуть , выделите на табличном поле диапазон ячеек, который необходимо объединить с данными других областей, и щелкните по кнопке Добавить (рис. 41):

В поле Области объединения отобразится выбранный диапазон.

4. Повторите эти действия для добавления следующих диапазонов данных.

5. В графе Поместить результат в щелкните по кнопке Свернуть/развернуть и выделите на табличном поле конечный диапазон ячеек, в котором будет отображен результат объединения.

6. Откройте список Функция и выберите функцию, с помощью которой будут связаны значения диапазонов объединения.

По умолчанию предлагается функция SUM.

7. Щелкните по кнопке Ещё и задайте дополнительные параметры:

Объединить по - для объединения диапазонов, содержащих подписи. Рекомендуется использовать, если объединяемые диапазоны содержат сходные подписи и данные сгруппированы по-разному;

Заголовкам строки - для использования подписей строк при упорядочении объединенных данных;

Заголовками столбцов - для использования подписей столбцов при упорядочении объединенных данных;

Связать с исходными данными - для связывания данных в области объединения с исходными данными. При этом результаты объединения автоматически обновляются в случае изменения исходных данных.

1. 1.Закройте окно кнопкой ОК.

Оставьте свой комментарий!