Договор почтового обслуживания. Договор на почтово-секретарское обслуживание юридического адреса

Все уведомления и предписания контролирующие органы отправляют на юридический адрес компании и организации. Но если фактическое месторасположение вашей фирмы отличается от юридического адреса, своевременное получение важной корреспонденции может стать настоящей проблемой. Так, законодательством РФ установлены сроки, в течение которых следует предоставить информацию по запросу налоговой службы и прочих инстанций. Если вы этого не сделаете, фирме может грозить штраф, внеплановые проверки и прочие неприятности.

Не каждый бизнесмен среднего звена может ввести дополнительную должность секретаря или менеджера, который будет отвечать за получение писем и пакетов, заниматься их отправкой. Но ответственность за сохранность корреспонденции можно переложить на сотрудников нашей компании, подписав договор на почтовое обслуживание по юридическому адресу.

Заключаем договор почтового обслуживания правильно

Договор на почтовое обслуживание юридического адреса - документ, где изложены обязанности компании, которая будет оказывать услуги, и гарантии их выполнения. Чаще всего клиенту, которому необходимо почтовое обслуживание юридического адреса, предлагают подписать типовой договор. Но перед этим следует очень внимательно ознакомиться с содержанием предлагаемого договора, уточнить неясные моменты и при необходимости внести правки. Обратите внимание на срок действия договора и возможность его пролонгации. Наши специалисты расскажут, при каких обстоятельствах возможно расторжение договора на обслуживание юридического адреса.

Также вы можете подписать договор на секретарское обслуживание юридического адреса, но идеальным решением станет договор на его почтово-секретарское обслуживание. Мы гарантируем сохранение полной конфиденциальности вашей переписки с деловыми партнерами и государственными органами. Секретарским и почтовым обслуживанием вашего юридического адреса будет заниматься настоящий профессионал.

Наша компания предлагает вам любой юридический адрес по договору почтового обслуживания на очень выгодных условиях и по лучшей цене. Номер ИФНС, округ или район не играют никакой роли - мы предложим каждому клиенту адрес, который он так долго и безуспешно пытался найти самостоятельно.

Перед владельцем интернет-магазина стоит нелегкая задача — нужно постоянно увеличивать продажи. Количество покупок в вашем онлайн-магазине можно увеличить, если расширить географию — отправлять посылки в другие города России. По данным Data Insight 70% клиентов интернет-магазинов живут за пределами Москвы и процент растет год от года.

У «Почты России» пока нет достойного конкурента, поэтому приходится работать с тем, что есть. Некоторые владельцы интернет-магазинов отказываются от этого способа доставки. Есть несколько причин:

• Для подготовки заказа нужно заполнить почтовые бланки, которые многие заполняют вручную (а на каждую посылку уходит от 7 до 15 минут);
• После отправления посылку сложно контролировать. Обычно интернет-магазин отправляет идентификатор для отслеживания посылки клиенту и предлагает самостоятельно отслеживать заказ на сайте «Почты России». После чего клиенту просто надоедает постоянно проверять статус посылки или он забывает это делать, в результате — о посылке забывают;
• Возрастает дополнительная нагрузка на call-центр, поскольку клиенты звонят и интересуются статусом своего заказа;
• Большой процент возвратов при работе с наложенным платежом. Покупатели иногда просто не знают, что их посылка пришла или забывают (откладывают) свой визит на почту. В результате по истечении 30 дней посылка возвращается назад продавцу и он платит за доставку двойную цену (пересылка покупателю и обратно).

Хорошие новости — эти проблемы частично можно решить. Прочитайте советы, которые помогут вашему интернет-магазину повысить продажи за счёт регионов, ускорить обработку почтового отправления, снизить нагрузку на call-центр и уменьшить количество возвратов.

Выберите почтовое отделение

Посылки можно отправлять из любого почтового отделения. Но к его выбору лучше подойти с умом. Пройдитесь по отделениям, которые находятся рядом с вами. Выберите то, где работает больше сотрудников и окон.

Лучше выбрать отделение, где существует специальное окно для приема посылок и никакие другие действия в этом окне не производятся.

Определитесь с упаковкой

Правильно упаковывайте ваши товары. 3-5% от всех отправлений повреждаются по прибытии адресату, потому что интернет-магазины экономят на упаковке. Они используют пластиковые пакеты, так выходит дешевле. Но в итоге это может сыграть злую шутку.

Пакет не гарантирует целостность товара: его можно надрезать, вытащить товар и вложить что-то другое. Отдавайте предпочтения гофрокартону. Не обязательно покупать коробки у «Почты России», так как они дорого стоят. На рынке существуют компании, которые делают абсолютно идентичные по размерам коробкам «Почты России», и стоят они в разы дешевле.

Оклеивают посылку обычно работники почтового отделения. ОПС может дополнительно взимать плату за это. Потому что оклейка скотчем требует определенного навыка — скотч должен быть нанесен без загибов, складок и т.п. Снятие и повторное нанесение скотча на почтовое отправление запрещено.

Автоматизируйте процессы

Для Эквида существует специальное приложение , которое позволяет автоматизировать процессы при работе с почтой, а также увеличить конверсию и снизить процент возвратов.

На некоторые отправления нужно заполнять до 3-х почтовых бланков. Digi-Post на 100% интегрируется с Эквидом и позволяет печатать почтовые бланки в один клик, прямо из заказа.

Печать готового почтового бланка занимает всего 3-5 секунд. Адресный ярлык рекомендуется печатать на клеящейся бумаге и сразу клеить его на посылку.

Уведомляйте своих клиентов о перемещении посылки автоматически, ведь по статистике возвращается порядка 15-20% посылок (в зависимости от специализации интернет-магазина). Для этого в приложении Digi-Post занесите идентификатор отправления в ваш заказ и настройте режимы уведомления. Приложение будет уведомлять ваших клиентов о приеме посылки почтовым отделением, о месте, адресе и телефоне ОПС и места прибытия по е-мейл или SMS.

Часто бывает так, что посылка «застревает» в одном из ОПС и больше никуда не движется, а значит до адресата не дойдет. Если вы отправляете более 100 посылок в месяц, можете не заметить, что одна или две куда-то потерялись и даже не будете об этом знать.

Поэтому если статус посылки не меняется 14 дней, Digi-Post пришлет уведомление о проблемном отправлении и сообщит адрес и телефон ОПС, в котором посылка «застряла». Так вы сможете принять оперативные меры, чтобы посылка пошла дальше.

Если после прибытия посылки в почтовое отделение посылку не забирают, Digi-Post периодически будет напоминать вашему клиенту о необходимости забрать посылку.

Заключите договор

Если вы отправляете более 100 посылок в месяц, лучше заключить договор. После заключения договора вам не придется каждый раз стоять в очереди со всеми, вы будете просто сдавать посылки по форме. Как только договор будет подписан, вам выдадут диапазон штрихкодовых почтовых идентификаторов (ШПИ).

После заключения договора перечислите денежные средства на указанный в договоре расчётный счёт. Убедитесь, что деньги поступили на счёт, так как никакого «личного кабинета» у «Почты России» нет. Заполнить все сопроводительные документы поможет Digi-Post.

Наладить и автоматизировать работу с «Почтой России» можно и нужно! Успешных продаж!

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1. Настоящим договором стороны определяют условия пользования Заказчиком почтовыми услугами Экспедиции.

2. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

2.1. Экспедиция обязуется :

2.1.1. Получать и хранить до востребования поступающую в адрес Заказчика: корреспонденцию - письма, бандероли.

2.1.2. Информировать Заказчика по телефону о поступающей корреспонденции.

2.1.3. Не разглашать информацию, содержащуюся в получаемой и отправляемой Заказчиком корреспонденции.

2.2. Заказчик обязуется :

2.2.1. Доставлять в Экспедицию отправляемую корреспонденцию.

2.2.2. Получать по извещению входящую корреспонденцию.

2.2.3. Производить ежемесячную оплату почтовых счетов, выставляемых Экспедицией. Оплата производится на счет .

2.2.4. Проводить в срок оплату услуг сотрудников Экспедиции в соответствии с п.3 настоящего договора.

3. РАСЧЕТЫ СТОРОН

3.1. Заказчик ежемесячно производит оплату работы сотрудников Экспедиции в размере рублей в месяц на основании трудового соглашения, заключаемого с сотрудниками (сотрудником) Экспедиции, являющегося неотъемлемым приложением настоящего договора.

3.2. Оплата за отработанный месяц должна производиться не позднее числа следующего месяца.

3.3. Размер оплаты в связи с инфляционными процессами может изменяться по взаимному согласию сторон.

4. ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА

4.1. Настоящий договор может изменяться, дополняться и продлеваться по взаимному дополнительному соглашению сторон.

4.2. Договор может быть прекращен:

• по взаимному соглашению сторон;
• односторонне, после предварительного (за ) письменного уведомления заинтересованной стороны;
• автоматически, в случае нарушения одной из сторон своих обязательств.

4.3. При расторжении договора Заказчик обязуется выплатить стоимость завершенных Экспедицией работ.

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

5.1. При возникновении споров между сторонами, они разрешаются в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Договор составлен в двух экземплярах и хранится по одному у каждой из сторон.

5.3. Срок действия договора с «» года до «» года.

6. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И БАНКОВСКИЕ РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

Заказчик

• Юридический адрес:
• Почтовый адрес:
• Телефон/факс:
• ИНН/КПП:
• Расчетный счет:
• Банк:
• Корреспондентский счет:
• БИК:
• Подпись:

Экспедиция

• Юридический адрес:
• Почтовый адрес:
• Телефон/факс:
• ИНН/КПП:
• Расчетный счет:
• Банк:
• Корреспондентский счет:
• БИК:
• Подпись:

ООО «ЗЕСТ-ЭКСПРЕСС» в лице Генерального директора _____________, действующего на основании Устава, именуемое в дальнейшем «Исполнитель», с одной стороны, и _________________________________________ в лице _____________________________________ действующего на основании ___________________, именуемое в дальнейшем «Заказчик», с другой стороны, заключили настоящий договор, в дальнейшем Договор, о нижеследующем:

1. Предмет договора

В соответствии с настоящим договором Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать последнему услуги, указанные в пункте 1.2 настоящего договора, а Заказчик обязуется принять эти услуги и оплатить.

Исполнитель обязуется оказать Заказчику следующие услуги:

1. Осуществить доставку (вручение) или получение почтовых отправлений на территории города Москва (далее по тексту Договора при использовании термина «город Москва» подразумевается территория города расположенная с внутренней стороны МКАД) и Московской области в порядке, указанном в настоящем договоре и Приложениях № 1, № 2;

   Организовать перевозку груза по территории Российской Федерации по маршрутам, указанным в Приложениях № 3, № 4, 12, к настоящему договору, и вручить груз получателю;

   Организовать перевозку груза по территории города Москва и Московской области в соответствии с Приложением № 5 к настоящему договору и вручить груз получателю;

   Организовать перевозку груза в страны ближнего и дальнего зарубежья по маршрутам, указанным в Приложениях № 6, № 7 к настоящему договору, и вручить груз получателю;

   По письменному указанию Заказчика осуществлять упаковку грузов в порядке, указанном в п. 3.1. настоящего договора;

   Заключать со страховщиком по указанию Заказчика договор страхования почтового отправления или груза, принятого к доставке по настоящему договору, от своего имени, за счет Заказчика, где выгодоприобретателем является отправитель или получатель почтового отправления или груза, в соответствии с условиями, изложенными в генеральном договоре страхования и Приложении № 9 к договору;

   Исполнитель оказывает перечисленные услуги и совершает в связи с этим все необходимые действия лично. Исполнитель имеет право в случае необходимости привлекать для исполнения своих обязанностей по договору третьих лиц, оставаясь при этом ответственным перед Заказчиком за их действия, а также за сохранность груза или почтового отправления.

Почтовые отправления или грузы вручаются получателю по накладной (Приложение № 10) с указанием даты и времени доставки, а не доставленные отправления возвращаются отправителю в порядке, предусмотренном действующим договором.

Все почтовые отправления или грузы считаются принятыми без объявленной стоимости, если Заказчик не дал указание Исполнителю заключить договор страхования грузов и/или почтовых отправлений. В этом случае в накладной в графах «страхование» необходимо поставить отметку в графе «Не застраховано», а в графах «страховая стоимость», «сумма страховки», «объявленная стоимость отправления (прописью)», а также в графе «примечание и описание отправления» ставится прочерк. Заполнение Заказчиком граф «страхование», «страховая стоимость», «сумма страховки», «объявленная стоимость отправления (прописью)» и графы «примечание и описание отправления» считается поручением Исполнителю заключить договор страхования со страховщиком на условиях, указанных в настоящем договоре, как если бы такое указание Исполнитель дал Заказчику в заявке-заказе в соответствии с п.2.2.1 договора.

Во всем, что не предусмотрено настоящим договором в части оказания услуг по организации доставки грузов или почтовых отправлений, стороны руководствуются «Соглашением о транспортной экспедиции» (Приложение № 8 к настоящему договору) и действующим законодательством РФ.

ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН

В рамках настоящего договора Исполнитель обязуется:

1. Надлежащим образом, в соответствии с условиями настоящего договора, оказать услуги, перечисленные в пункте 1.2 настоящего договора;

   Производить по письменному указанию Заказчика специальную упаковку почтового отправления или груза;

   Возвращать не доставленные почтовые отправления или грузы отправителю, если получатель в момент повторной доставки отсутствует по указанному Заказчиком адресу и/или не удалось узнать его новый адрес. Срок возврата отправления не должен превышать срок доставки, предусмотренный настоящим Договором и приложениями к нему;

2.1.4. Соблюдать сроки доставки почтовых отправлений или грузов, указанные в Приложениях к настоящему договору;

2.1.5. Не разглашать и не передавать третьим лицам адреса получателей почтовых отправлений и грузов, и их состав, ставшие известными Исполнителю в процессе выполнения своих обязанностей по договору, в течение всего срока действия настоящего договора, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации. Обязательство по соблюдению конфиденциальности, указанное в настоящем пункте договора, сохраняет свою силу и в течение года после окончания срока действия договора;

2.1.6. Не позднее пяти рабочих дней со дня подписания настоящего договора заключить на весь период его действия от своего имени генеральный договор страхования почтовых отправлений и грузов со страховщиком, указанным в Приложении № 9 к настоящему договору;

2.1.7.В течение 1 (одних) суток с момента отправки почтового отправления или груза обязан подать в страховую компанию извещение на страхование данного почтового отправления или груза.

2.2.В рамках предмета настоящего договора Заказчик обязуется:

2.2.1.Своевременно оформлять заявку-заказ на оказание услуг по настоящему договору в соответствии с режимом, установленным в пункте 2.2.7 договора. В заявке-заказе необходимо указать: тип отправления (почтовое или груз); ценность отправления; наименование, адрес и контактную информацию получателя, необходимость осуществления Исполнителем дополнительных услуг, необходимость страхования отправления (груза), определить сторону, осуществляющую погрузочно-разгрузочные работы, а также указать иную необходимую информацию;

2.2.2.Обеспечивать необходимое оформление и подготовку почтового отправления или груза к отправке: четко и ясно указывать адрес доставки почтового отправления или груза, телефон, контактное лицо, наименование организации и другую необходимую информацию в соответствии с настоящим договором;

2.2.3.Своевременно и в полном объеме производить оплату услуг Исполнителя;

2.2.4.Оплачивать возврат не доставленного почтового отправления или груза в порядке, указанном в п. 3.6 настоящего договора;

2.2.5.Не передавать Исполнителю для доставки в почтовых отправлениях или в грузах предметы, изъятые из гражданского оборота в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, а именно: оружие, взрывчатые и ядовитые, горючие, наркотические вещества;

2.2.6.Не передавать Исполнителю для доставки валюту любых стран, в том числе Российской Федерации, драгоценные металлы и ювелирные изделия, документы, удостоверяющие личность граждан, а также другие предметы, запрещенные для доставки в почтовых отправлениях и в качестве грузов в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

2.2.7.Оформить заявку-заказ по телефону или электронной почте с последующим подтверждением ее получения по телефону в режиме, указанном ниже (время московское):

на пешего курьера до 12:00 на текущий день, после 12:00 на следующий день,

на легковой автомобиль до 12:00 на текущий день, после 12:00 на следующий день,

на грузовой автомобиль до 18:00 на следующий день.

2.3.Стороны в момент отправки (погрузки) груза или почтового отправления оформляют в письменном виде накладную по образцу, указанному в Приложении № 10 договору, которая должна быть подписана уполномоченными представителями сторон.

В накладной полномочный представитель Заказчика указывает:

2.3.1.Тип отправления (почтовое отправление или груз);

2.3.2.Ценность отправления (с объявленной или без объявленной стоимости);

2.3.3.Наименование получателя почтового отправления или груза, его точный адрес и контактная информация получателя, которая включает в себя следующее: фамилию, имя, отчество лица ответственного за получение почтового отправления или груза, если получателем является юридическое лицо, номер телефона, включая мобильный;

2.3.4.Необходимость осуществления Исполнителем дополнительных услуг, а именно: упаковка, и сортировка.

2.4. При отправке грузов с объявленной ценностью более 5 000 000 (пяти миллионов) рублей, включая НДС на момент отправки: условия доставки, ответственность Сторон, условия страхования таких грузов и иные условия оговариваются сторонами отдельно и согласуются путем подписания Дополнительного соглашения к настоящему Договору.

Почтовое обслуживание – это услуга по забору и хранению корреспонденции с почтового отделения, приходящей на зарегистрированный юридический адрес фирмы.

В почтовое обслуживание включают получение и передачу всей почты, высланной на юридический адрес компании. Если фирма не заключила договор на почтовое обслуживание, то документация, приходящая в адрес предприятия, может затеряться, к примеру иск о взыскании несуществующего долга от мошенников, пример .

Почта России, прежде всего, работает с юридическим лицом, хотя обслуживает и индивидуальных предпринимателей. Договор заключается только по факту отправки заявки, описанной в письменном виде. Все возможные виды договоров можно изучить на официальном сайте, который предлагает Почта России.

Преимущества работы по этому соглашению очевидны:

• предоставляется возможность забирать, а также оставлять заказы на доставку писем и других почтовых посылок в офис предприятия или наоборот из офиса;
• выделяется определенное время и специальное место чтобы сдавать отправления почты;
• если нужно, операторы подбирают удачный пакет услуг, который станет для организации самым выгодным;
• юридическое лицо имеет право выбора как рассчитываться за услуги, предоставляемые почтой России – в наличной или безналичной формах оплаты.

Договор почтового обслуживания

г. Москва, от 2019 года

Общество с ограниченной ответственностью «__________», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице Генерального директора _________________ действующего на основании Устава, с одной стороны и Общество с ограниченной ответственностью «__________», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице Генерального директора _________________, действующего на основании Устава с другой стороны, а вместе именуемые «Стороны» заключили настоящий договор договор почтового обслуживания о нижеследующем:

1. Предмет договора

1.1 Исполнитель берет на себя обязательство принимать, сохранять и передавать Заказчику почтовую корреспонденцию, приходящую на имя Заказчика по адресу: ________________ в течение 12 (двенадцати) месяцев с момента подписания настоящего договора.

2. Обязанности сторон

2.1 Обязанности Исполнителя:

2.1.1 Принимать и сохранять (не дольше, чем в течение 1 (одного) календарного месяца с даты ее получения) всю корреспонденцию, поступающую по почте в адрес Заказчика. В случае если в указанный период Заказчик не заберет свою корреспонденцию у Исполнителя, то она будет уничтожена без возвращения платы за почтовое обслуживание.

2.1.2 Всю корреспонденцию, приходящую на имя вышеуказанной организации на данный почтовый адрес имеет право забирать только собственник помещения (Исполнитель). Никакие другие лица, в том числе и по доверенностям, забирать приходящую на вышеуказанный адрес корреспонденцию не имеют право. В случае попытки Заказчика забрать свою корреспонденцию на почте самостоятельно, настоящий договор считается расторгнутым.

2.2 Обязанности Заказчика:

2.2.1. Предоставить Исполнителю контактные реквизиты для связи с заказчиком.

2.2.2. Заказчик обязан предоставить Исполнителю доверенности в количестве не менее 3 шт. для получения заказных и ценных писем.

2.2.3 В случае изменений способа осуществления связи, Заказчик обязан в течение 5 рабочих дней сообщить о таких изменениях Исполнителю (ФИО, № телефона, е-mail,). Ответственность за достоверность сообщенных сведений лежит на заказчике.

3. Размер и порядок оплаты

3.1. Стоимость оказываемых Исполнителем услуг составляет ___________ (___________) рублей в месяц (в т.ч. НДС/НДС не облагается).

3.2 Оплата производится Заказчиком при заключении настоящего договора в размере 100% от стоимости услуг Исполнителя за весь период действия Договора.

3.3 Денежные средства, оплаченные за почтово-секретарское обслуживание и хранение документов, не возвращаются.

4. Ответственность сторон

4.1. Стороны несут ответственность за невыполнение принятых по настоящему договору обязательств в соответствии с действующим законодательством.

4.2 Исполнитель не несет ответственности за недоставленную Заказчику корреспонденцию, обусловленную действием/бездействием самого Заказчика, или иных третьих лиц (отделения почтовой связи, иные государственные и/или частные организации и органы).

5. Условия вступления в силу и расторжение договора

5.1 Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами.

5.2 Договор может быть пролонгирован на тех же или иных условиях по окончании срока его действия по обоюдному согласию сторон путем подписания нового договора.

5.3 Исполнитель имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке в случае нарушения Заказчиком своих обязательств по Договору или невозможности связаться с руководством Заказчика или контактным лицом.

5.4 В случае если в настоящем договоре не будет заполнена графа «Контактная информация для связи с Заказчиком», такой договор считается незаключенным. В данном случае сумма, уплаченная по настоящему договору, не возвращается, и претензии к Исполнителю за недоставку корреспонденции не принимаются.

5.5 Если Арендатор через две недели после окончания договора не вернет подписанный акт выполненных работ и не выставит письменно претензию к арендодателю, то работы считаются выполненными и принятыми обеими сторонами.

5.6 Настоящий договор составлен в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковую юридическую силу, по одному экземпляру для каждой стороны.

6. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон

Исполнитель Заказчик

Контактная информация для связи с Заказчиком:____________________________________