Иногда возникает необходимость сравнить два файла MS Excel. Это может быть нахождение расхождения цен на определенные позиции или изменение каких-либо показаний, не суть важно, главное, что необходимо найти определенные расхождения.
Не лишним будет упомянуть, что, если в файле MS Excel находится пара-тройка записей, тогда прибегать к автоматизации нет смысла. Если же файл насчитывает несколько сотен, а то и тысяч записей, то без помощи вычислительной мощности компьютера не обойтись.
Смоделируем ситуацию, когда два файла имеют одинаковое количество строк, а расхождение необходимо искать в определенном столбце либо в нескольких столбцах. Такая ситуация возможна, например, если необходимо сравнить цену на товары по двум прейскурантам, либо сравнить замеры спортсменов до и после тренировочного сезона, правда для такой автоматизации их должно быть очень много.
В качестве рабочего примера возьмем файл с показателями вымышленных участников: бег на 100 метров, бег на 3000 метров и подтягивания. Первый файл – это замер в начале сезона, а второй – конец сезона.
Первый способ решения поставленной задачи. Решение только силами формул MS Excel.
Поскольку записи выстроены вертикально (наиболее логичное построение) то необходимо воспользоваться функцией . В случае использования горизонтального размещения записей придется воспользоваться функцией .
Для сравнения показателей бега на 100 метров формула выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;3;ИСТИНА)<>D2;D2-ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;3;ИСТИНА);"Разницы нет")
В случае, если разницы нет, выводится сообщение, что разницы нет, если она присутствует, тогда от значения в конце сезона отнимается показатель начала сезона.
Формула для бега на 3000 метров выглядит следующим образом:
=ЕСЛИ(ВПР($B2;Sheet2!$B$2:$F$13;4;ИСТИНА)<>E2;"Разница есть";"Разницы нет")
Если конечное и начальное значения не равны выводится соответствующее сообщение. Формула для подтягиваний может быть аналогична любой из предыдущих, дополнительно приводить ее смысла нет. Конечный файл с найденными расхождениями приведен ниже.
Небольшое пояснение. Для удобства читаемости формул данные из двух файлов были перемещены в один (на разные листы), но этого можно было не делать.
Видео сравнения двух файлов MS Excel с помощью функций и .
Второй способ решения задачи. Решение с помощью MS Access.
Поставленную задачу можно решить, если предварительно импортировать файлы MS Excel в Access. Что касается самого способа импорта внешних данных, то для нахождения различающихся полей разницы нет (любой из представленных вариантов подойдет).
Последний представляет собой связь файлов Excel и Access, поэтому при изменении данных в файлах Excel, расхождения будут находится автоматически при выполнении запроса в MS Access.
Следующим шагом после произведения импорта будет создание связей между таблицами. В качестве связующего поля выбираем уникальное поле «№ п/п».
Третьим шагом будет создание простого запроса на выборку с помощью конструктора запросов.
В первом столбце указываем, какие записи необходимо вывести, а во втором – при каких условиях записи будут выведены. Естественно, для второго и третьего поля действия будут аналогичными.
Видео сравнения файлов MS в Excel, с помощью MS Access.
В результате проделанных манипуляций выведены все записи, с разными данными в поле: «Бег на 100 метров». Файл MS Access представлен ниже (к сожалению, внедрить, как файл Excel, SkyDrive не позволяет)
Вот такие два способа существуют для нахождение расхождений в таблицах MS Excel. У каждого есть как преимущества, так и недостатки. Понятно, что это не исчерпывающий список сравнения двух файлов Excel. Ваши предложения ждем в комментариях.
Say you want to compare versions of a workbook, analyze a workbook for problems or inconsistencies, or see links between workbooks or worksheets. If Microsoft Office 365 or Office Professional Plus 2013 is installed on your computer, the Spreadsheet Inquire add-in is available in Excel.
You can use the commands in the Inquire tab to do all these tasks, and more. The Inquire tab on the Excel ribbon has buttons for the commands described below.
If you don"t see the Inquire tab in the Excel ribbon, see Turn on the Spreadsheet Inquire add-in .
Compare two workbooks
The Compare Files command lets you see the differences, cell by cell, between two workbooks. You need to have two workbooks open in Excel to run this command.
Results are color coded by the kind of content, such as entered values, formulas, named ranges, and formats. There"s even a window that can show VBA code changes line by line. Differences between cells are shown in an easy to read grid layout, like this:
The Compare Files command uses Microsoft Spreadsheet Compare to compare the two files. In Windows 8, you can start Spreadsheet Compare outside of Excel by clicking Spreadsheet Compare on the Apps screen. In Windows 7, click the Windows Start button and then > All Programs > Microsoft Office 2013 > Office 2013 Tools > Spreadsheet Compare 2013 .
To learn more about Spreadsheet Compare and comparing files, read Compare two versions of a workbook .
Analyze a workbook
The Workbook Analysis command creates an interactive report showing detailed information about the workbook and its structure, formulas, cells, ranges, and warnings. The picture here shows a very simple workbook containing two formulas and data connections to an Access database and a text file.
Show workbook links
Workbooks connected to other workbooks through cell references can get confusing. Use the to create an interactive, graphical map of workbook dependencies created by connections (links) between files. The types of links in the diagram can include other workbooks, Access databases, text files, HTML pages, SQL Server databases, and other data sources. In the relationship diagram, you can select elements and find more information about them, and drag connection lines to change the shape of the diagram.
This diagram shows the current workbook on the left and the connections between it and other workbooks and data sources. It also shows additional levels of workbook connections, giving you a picture of the data origins for the workbook.
Show worksheet links
Got lots of worksheets that depend on each other? Use the to create an interactive, graphical map of connections (links) between worksheets both in the same workbook and in other workbooks. This helps give you a clearer picture of how your data might depend on cells in other places.
This diagram shows the relationships between worksheets in four different workbooks, with dependencies between worksheets in the same workbook as well as links between worksheets in different workbooks. When you position your pointer over a node in the diagram, such as the worksheet named "West" in the diagram, a balloon containing information appears.
Show cell relationships
To get a detailed, interactive diagram of all links from a selected cell to cells in other worksheets or even other workbooks, use the Cell Relationship tool. These relationships with other cells can exist in formulas, or references to named ranges. The diagram can cross worksheets and workbooks.
This diagram shows two levels of cell relationships for cell A10 on Sheet5 in Book1.xlsx. This cell is dependent on cell C6 on Sheet 1 in another workbook, Book2.xlsx. This cell is a precedent for several cells on other worksheets in the same file.
To learn more about viewing cell relationships, read See links between cells .
Clean excess cell formatting
Ever open a workbook and find it loads slowly, or has become huge? It might have formatting applied to rows or columns you aren"t aware of. Use the Clean Excess Cell Formatting command to remove excess formatting and greatly reduce file size. This helps you avoid "spreadsheet bloat," which improves Excel"s speed.
Manage passwords
If you"re using the Inquire features to analyze or compare workbooks that are password protected, you"ll need to add the workbook password to your password list so that Inquire can open the saved copy of your workbook. Use the Workbook Passwords command on the Inquire tab to add passwords, which will be saved on your computer. These passwords are encrypted and only accessible by you.
Иногда нужно просмотреть в таблице Access только те записи, которым соответствуют записи из другой таблицы, содержащие поля с совпадающими данными. Например, вам может быть нужно просмотреть записи сотрудников, обработавших хотя бы один заказ, чтобы определить, кто из них заслуживает поощрения. Или же вам может потребоваться просмотреть контактные данные клиентов, проживающих в одном городе с сотрудником, чтобы организовать личную встречу.
Если вам нужно сравнить две таблицы Access и найти совпадающие данные, возможны два варианта действий.
Создайте запрос, объединяющий поля из каждой таблицы, которые содержат подходящие данные, используя для этого существующую связь или объединение, созданное для запроса. Этот способ оптимален по скорости возврата результатов запроса, но не позволяет объединять поля с данными разного типа.
Создать запрос для сравнения полей, в котором одно поле используется в качестве условия для другого. Этот способ обычно требует больше времени, поскольку при объединении строки исключаются из результатов запроса до чтения базовых таблиц, тогда как условия применяются к результатам запроса после чтения этих таблиц. Зато поле можно использовать в качестве условия для сравнения полей с данными разного типа, чего нельзя сделать при использовании объединений.
В этой статье рассматривается сравнение двух таблиц для выявления совпадающих данных и приводится образец данных, которые можно использовать в примерах процедур.
В этой статье
Сравнение двух таблиц с помощью объединений
Для сравнения двух таблиц с помощью объединений нужно создать запрос на выборку, включающий обе таблицы. Если между таблицами еще нет связи по полям, содержащим нужные данные, вам нужно создать объединения по ним. Объединений можно создать сколько угодно, но каждая пара объединенных полей должна содержать данные одного и того же или совместимого типа.
Допустим, вы работаете в университете и хотите узнать, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки учащихся. В частности, вас интересуют оценки тех студентов, у которых профилирующим предметом является математика. У вас уже есть таблица, содержащая данные о профилирующих предметах, и таблица, содержащая данные о студентах, которые их изучают. Данные об оценках хранятся в таблице "Учащиеся", а данные о профилирующих предметах - в таблице "Специализации". Чтобы увидеть, как после недавних изменений в учебном плане изменились оценки у тех, кто специализируется на математике, вам нужно просмотреть записи из таблицы "Учащиеся", соответствующие записям в таблице "Специализации".
Подготовка примера данных
В данном примере вы создаете запрос, который определяет, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки студентов с соответствующим профилирующим предметом. Используйте две приведенные ниже таблицы: "Специализации" и "Учащиеся". Добавьте их в базу данных.
Access предоставляет несколько способов добавления этих таблиц образец базы данных. Можно ввести данные вручную, скопируйте каждую таблицу в электронную таблицу программы (например, Microsoft Office Excel 2007) и затем импортируйте листы в Access или можно вставлять данные в текстовом редакторе, например Блокнот и затем импортировать данные из результирующего текстовые файлы.
В пошаговых инструкциях этого раздела объясняется, как вводить данные вручную на пустой лист, а также как копировать примеры таблиц в Excel и затем импортировать их в Access.
Специализации
|
Код учащегося |
Специализация |
|
Учащиеся
|
Код учащегося |
Семестр |
Номер предмета |
Оценка |
||
Если вы собираетесь вводить пример данных в электронной таблице, можете .
Ввод примеров данных вручную
Если вас не интересует создание листа на основе примера данных, пропустите следующий раздел ("Создание листов с примерами данных").
Создание листов с примерами данных
Создание таблиц базы данных на основе листов
Сравнение образцов таблиц и поиск соответствующих записей с использованием объединений
Теперь все готово для сравнения таблиц "Учащиеся" и "Специализации". Так как связи между двумя таблицами не определены, вам необходимо создать объединения соответствующих полей в запросе. Таблицы содержат по несколько полей, и вам потребуется создать объединение для каждой пары общих полей: "Код учащегося", "Год", а также "Учебный план" (в таблице "Учащиеся") и "Специализация" (в таблице "Специализации"). В данном случае нас интересует только математика, поэтому можно ограничить результаты запроса с помощью условия поля.
На вкладке Создание нажмите кнопку Конструктор запросов .
В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу, которая содержит нужные записи (Учащиеся ), а затем дважды щелкните таблицу, с которой ее сравниваете (Специализации ).
Закройте диалоговое окно Добавление таблицы .
Перетащите поле Код учащегося из таблицы Учащиеся в поле Код учащегося таблицы Специализации . В бланке запроса между двумя таблицами появится линия, которая показывает, что создано объединение. Дважды щелкните линию, чтобы открыть диалоговое окно Параметры объединения .
Обратите внимание на три варианта в диалоговом окне Параметры объединения . По умолчанию выбран вариант 1. В некоторых случаях требуется добавить в параметры объединения дополнительные строки из одной таблицы. Так как вам нужно найти только совпадающие данные, оставьте для объединения значение 1. Закройте диалоговое окно Параметры объединения , нажав кнопку Отмена .
Вам нужно создать еще два объединения. Для этого перетащите поле Год из таблицы Учащиеся в поле Год таблицы Специализации , а затем - поле Учебный план из таблицы Учащиеся в поле Специализация таблицы Специализации .
В таблице Учащиеся дважды щелкните звездочку (* ), чтобы добавить все поля таблицы в бланк запроса.
Примечание: Учащиеся.* .
В таблице Специализации дважды щелкните поле Специализация , чтобы добавить его в бланк.
Показать столбца Специализация .
В строке Условие отбора столбца Специализация введите МАТЕМ .
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .
Сравнение двух таблиц с использованием поля в качестве условия
Иногда необходимо сравнить таблицы на основе полей с совпадающими значениями, но разными типами данных. Например, поле в одной таблице может иметь числовой тип данных, а сравнить его нужно с полем из другой таблицы, которое имеет текстовый тип данных. Поля, содержащие аналогичные данные разного типа, могут появиться при сохранении чисел в качестве текста (например, при импорте данных из другой программы). Так как создать объединения полей с данными разного типа невозможно, вам потребуется использовать другой способ. Для сравнения двух полей с данными разного типа можно использовать одно поле в качестве условия для другого.
Допустим, вы работаете в университете и хотите узнать, как недавние изменения в учебном плане по математике повлияли на оценки учащихся. В частности, вас интересуют оценки тех студентов, у которых профилирующим предметом является математика. У вас уже есть таблицы "Специализации" и "Учащиеся". Данные об оценках хранятся в таблице "Учащиеся", а данные о профилирующих предметах - в таблице "Специализации". Чтобы увидеть, как изменились оценки у тех, кто специализируется на математике, вам нужно просмотреть записи из таблицы "Учащиеся", соответствующие записям в таблице "Специализации". Однако у одного из полей, которые вы хотите использовать для сравнения таблиц, тип данных не такой, как у поля, с которым оно сопоставляется.
Для сравнения двух таблиц с использованием поля в качестве условия нужно создать запрос на выборку, включающий обе таблицы. Включите в запрос поля, которые хотите отобразить, а также поле, соответствующее тому полю, которое будет использоваться в качестве условия. Затем создайте условие для сравнения таблиц. Вы можете создать столько условий, сколько потребуется для сравнения полей.
Чтобы проиллюстрировать этот способ, мы используем , но в поле "Код учащегося" таблицы "Специализации" изменим числовой тип данных на текстовый. Так как нельзя создать объединение двух полей с разными типами данных, нам придется сравнить два поля "Код учащегося", используя одно поле в качестве условия для другого.
Изменение типа данных в поле "Код учащегося" таблицы "Специализации"
Откройте базу данных, в которой вы сохранили примеры таблиц.
В области навигации щелкните таблицу "Специализации" правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор .
Таблица "Специализации" откроется в режиме конструктора.
В столбце Тип данных измените для поля Код учащегося тип данных Число на Текст .
Закройте таблицу "Специализации". Нажмите кнопку Да , когда вам будет предложено сохранить изменения.
Сравнение примеров таблиц и поиск соответствующих записей с использованием условия поля
Ниже показано, как сравнить два поля "Код учащегося", используя поле из таблицы "Учащиеся" в качестве условия для поля из таблицы "Специализации". С помощью ключевого слова Like вы можете сравнить два поля, даже если они содержат данные разного типа.
На вкладке Создать в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов .
В диалоговом окне Добавление таблицы дважды щелкните таблицу Учащиеся , а затем таблицу Специализации .
Закройте диалоговое окно Добавление таблицы .
Перетащите поле Год из таблицы Учащиеся в поле Год таблицы Специализации , а затем - поле Учебный план из таблицы Учащиеся в поле Специализация таблицы Специализации . Эти поля содержат данные одного типа, поэтому для их сравнения можно использовать объединения. Для сравнения полей с данными одного типа рекомендуется использовать объединения.
Дважды щелкните звездочку (* ) в таблице Учащиеся , чтобы добавить все поля таблицы в бланк запроса.
Примечание: При использовании звездочки для добавления всех полей в бланке отображается только один столбец. Имя этого столбца включает имя таблицы, за которым следуют точка (.) и звездочка (*). В этом примере столбец получает имя Учащиеся.* .
В таблице Специализации дважды щелкните поле Код учащегося , чтобы добавить его в бланк.
В бланке запроса снимите флажок в строке Показать столбца Код учащегося . В строке Условие отбора столбца Код учащегося введите Like [Учащиеся].[Код учащегося] .
В таблице Специализации дважды щелкните поле Специализация , чтобы добавить его в бланк.
В бланке запроса снимите флажок в строке Показать столбца Специализация . В строке Условие отбора введите МАТЕМ .
На вкладке Конструктор в группе Результаты нажмите кнопку Выполнить .
Запрос выполняется, и отображаются оценки по математике только тех учащихся, у которых этот предмет профилирующий.
Статья даёт ответы на следующие вопросы:
- Как сравнить две таблицы в Excel?
- Как сравнивать сложные таблицы в Excel?
- Как производить сравнение таблиц в Excel с использованием функции ВПР()?
- Как формировать уникальные идентификаторы строк, если их уникальность изначально определяется набором значений в нескольких столбцах?
- Как фиксировать значения ячеек в формулах при копировании формул?
При работе с большими объемами информации пользователь может столкнуться с такой задачей, как сравнение двух табличных источников данных. При хранении данных в единой системе учета (например, системы на базе 1С Предприятие, системы, использующие SQL базы данных), для сравнения данных могут использоваться встроенные в систему или СУБД возможности. Как правило, для этого достаточно привлечь программиста, который напишет запрос к базе данных, или программный механизм отчета. С запросом может справиться и опытный пользователь, владеющий навыком написания запросов 1C, либо SQL.
Проблемы начинаются, когда требуется выполнить задачу сравнения данных срочно, а привлечение программиста и написание им запроса или программного отчета по времени может превысить установленные для решения задачи сроки. Еще одной не менее распространенной проблемой является потребность сравнения информации из различных источников. В таком случае постановка задачи для программиста будет звучать как интеграция двух систем. Решение такой задачи потребует более высокой квалификации программиста а также займет больше времени, чем разработка в единой системе.
Для решения обозначенных проблем идеальным приемом является использование для сравнения данных табличного редактора Microsoft Excel. Большинство распространенных систем управленческого и регламентированного учета поддерживают выгрузку в формат Excel. Эта задача потребует всего лишь определенной квалификации пользователя по работе с этим офисным пакетом и не потребует навыков программирования.
Рассмотрим решение задачи сравнения таблиц в Excel на примере. Мы имеем две таблицы, содержащие списки квартир. Источники выгрузки - 1С Предприятие (учёт строительства) и таблица в Excel (учёт продаж). Таблицы размещены в рабочей книге Excel на первом и втором листах соответственно.
Перед нами стоит задача сравнить эти списки по адресу. В первой таблице - все квартиры дома. Во второй таблице - только проданные квартиры и имя покупателя. Конечная цель - отобразить в первой таблице по каждой квартире имя покупателя (для тех квартир, которые были проданы). Задача осложняется тем, что адрес квартиры в каждой таблице является строительным и состоит из нескольких полей: 1) адрес корпуса (дома), 2) секция (подъезд), 3) этаж, 4) номер на этаже (например, от 1 до 4).
Для сравнения двух таблиц Excel нам нужно добиться того, чтобы в обеих таблицах каждая строка идентифицировалась бы одним полем, а не четырьмя. Получить такое поле можно объединив значения четырех полей адреса функцией Сцепить(). Назначение функции Сцепить() - объединение нескольких текстовых значений в одну строку. Значения в функции перечисляются через символ ";". В качестве значений могут выступать как адреса ячеек, так и произвольный текст, заданный в кавычках.
Шаг 1.
Вставим в начале первой таблицы пустую колонку "A" и пропишем в ячейке этой колонки напротив первой строки с данными формулу:
=СЦЕПИТЬ(B3;"-";C3;"-";D3;"-";E3)
Для удобства визуального восприятия между значениями объединяемых ячеек мы установили символы "-".
Шаг 2. Скопируем формулу в нижеследующие ячейки колонки А.
Шаг 4.
Для сравнения таблиц Excel по значениям следует воспользоваться функцией ВПР().
Назначение функции ВПР() - поиск значения в крайнем левом столбце таблицы и возвращение значения ячейки, находящейся в указанном столбце той же строки. Первый параметр - искомое значение. Второй параметр - таблица, в которой будет осуществляться поиск значения. Третий параметр - номер столбца, из ячейки которого в найденной строке будет возвращено значение. Четвертый параметр - тип поиска: ложь - точное совпадение, истина - приближенное совпадение.
Поскольку выходная информация должна быть размещена в первой таблице (именно в нее требовалось добавить имена покупателей), то формулу будем прописывать в ней.
Сформируем в свободной колонке справа от таблицы напротив первой строки данных формулу:
=ВПР(A3;Лист2!$A$3:$F$10;6;ЛОЖЬ)
При копировании формул "умный" Excel автоматически изменяет адресацию ячеек. В нашем случае искомое значение для каждой строки будет меняться: A3,A4 и т.д., а адрес таблицы, в которой ведется поиск, должен оставаться неизменным. Для этого зафиксируем ячейки в параметре адреса таблицы символами "$". Вместо "Лист2!A3:F10" делаем "Лист2!$A$3:$F$10".
