Столбцы Excel часто недостаточно широки для того, чтобы в них можно было поместить длинные заголовки и большие числа. В этих случаях могут возникнуть следующие ситуации. Текстовые записи "вылезают" на соседние справа ячейки, если они свободны; в противном случае, текст на экране усекается. Числа с длинным "хвостом" после запятой могут предстать в укороченном виде с потерей некоторых значащих цифр справа. Большие числа часто представляются на экране в виде ######, символизирующем переполнение. Чтобы все содержимое ячейке правильно отображалось на экране, столбец необходимо расширить. Пользуясь теми же методами, можно сузить столбцы до таких размеров, чтобы они были не шире, чем это требуется для вывода на экран их содержимого.
Примечание
Даже если какая-нибудь запись на экране выглядит усеченной, Excel "запоминает" все содержимое данной ячейки, воспроизводя его на экране в строке формул, когда на данную ячейку имеется ссылка в какой-нибудь формуле или функции
.
Совет
Двойной щелчок на линии справа от заголовка столбца изменяет ширину столбца так, чтобы самая большая запись полностью помещалась в ячейке
.
- В столбце, который нужно расширить или сузить, подведите указатель мыши к линии на правой границе заголовка столбца. Обратите внимание на форму, которую при этом примет указатель мыши ()
- Удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите указатель вправо (столбец расширится) или влево (столбец сузится). Появится вертикальная линия, показывающая, какой будет ширина столбца, если в данный момент отпустить кнопку мыши. При перетаскивании появляется экранная подсказка, показывающая текущую ширину столбца.
- Отпустите кнопку мыши и проверьте, достигли столбец нужной ширины. Не оказываются ли данные по-прежнему усеченными? А может быть, столбец вышел слишком широким и занимает лишнее место? Вот пример столбца с именами сотрудников, которому, кажется, удалось придать оптимальную ширину. При необходимости повторите шаги 1-3 для дальнейшей настройки ширины этой или других колонок.
- Если требуется изменить ширину нескольких колонок одновременно, сначала выделите их (щелкнув на соответствующих буквах колонок) и затем перетащите мышь, уточняя ширину одной из колонок. Последнее действие расширит или сузит все выделенные колонки, устанавливая для них одинаковую ширину.
- Высоту строк можно отрегулировать так же, как и ширину столбцов. Для этого поместите указатель мыши внизу заголовка строки (он примет вид ), а затем перетащите нижнюю границу строки вверх или вниз. Можно выбрать несколько строк и путем перетаскивания заголовков одной из этих строк отрегулировать высоту их всех.
Совет
Excel может самостоятельно подобрать оптимальную ширину столбца или группы столбцов. Для этого выделите группу столбцов и в меню Формат
выберите команду Столбец › Автоподбор ширины
. Ширина каждого столбца из выбранной группы будет откорректирована так, чтобы самая большая запись полностью помещалась в ячейке. Для автоматического подбора высоты строк существует команда
Формат › Строка › Автоподбор высоты
.
Примечание
Иногда программа Excel сама расширяет столбцы для удобства. Если ввести число, а затем задать для него числовой формат, который приведет к увеличению размера числа, Excel соответствующим образом отрегулирует ширину столбца
.
Для быстрого увеличения или уменьшения ширины столбца выполните следующие действия:
1. В окне открытого документа наведите курсор мыши на вер
тикальную линию нужного столбца.
2. Когда курсор станет двусторонней стрелкой с направлением стрелок влево–вправо, при нажатой левой кнопки мыши пере местите линию.
Как задать точную ширину одного столбца в таблице?
Порядок действий:
1. В окне открытого документа ставим курсор в нужный стол
бец таблицы или выделяем его.
3. В группе «Размеры ячей ки» регулятором «Ширины столбца» (рис. 4.13) задаем нужное значение ширины данного столбца.
Рис. 4.13. Вкладка «Макет». Регулятор ширины столбца
Как задать точную ширину сразу нескольких столбцов подряд?
Чтобы задать точную ширину сразу нескольких столбцов под
ряд, выполните следующие действия:
1. В окне открытого документа выделите нужное количество столбцов таблицы.
2. Перейдите к вкладке «Макет».
3. В группе «Размеры ячейки» регулятором «Ширины столбца»
задайте нужное значение ширины данных столбцов таблицы.
Как задать точную ширину нескольких столбцов, расположенных не подряд?
Порядок действий:
1. В окне открытого документа выделяем нужное количество столбцов с использование клавиши Ctrl.
2. Переходим к вкладке «Макет».
ны столбца.
5. В графе «Единицы» выбираем:
– «Сантиметры» – ширина задается в сантиметрах;
– «Проценты» – ширина задается в процентах от общей шири
ны таблицы.
6. Закрываем окно кнопкой «ОК».
Как задать точную ширину столбцов?
1 способ :
1. В окне открытого документа ставим курсор в первый столбец таблицы или выделяем его.
2. Переходим к вкладке «Макет».
3. В группе «Таблица» щелкаем по кнопке «Свойства».
4. В окне «Свойства таблицы» на вкладке «Столбец» в группе
«Размер» в графе «Ширина» задаем нужную величину шири
ны столбца.
5. В графе «Единицы» выбираем «Сантиметры» или «Проценты».
6. Щелкаем по кнопке «Следующий столбец» и задаем пара
метры ширины второго столбца и т.д.
7. Закрываем окно кнопкой «ОК».
Примечание . Если по ходу работы понадобиться задать несколько столбцов одинаковой ширины, необходимо предварительно выделить их, а затем задать нужную ширину.
2 способ :
1. В окне открытого документа щелкаем правой кнопкой мыши по первому столбцу таблицы.
2. В контекстном меню выбираем пункт «Свойство таблицы».
дыдущей инструкции.
Как задать автоподбор ширины столбцов? Ширина столбцов, в отличие от высоты строк, не меняется при наборе текста. Изменить эту настройку можно одним из способов,
приведенных ниже.
1 способ :
1. В окне открытого документа ставим курсор ввода текста в любой ячейке таблицы.
2. Переходим к вкладке «Макет».
3. В группе «Размер ячейки» щелкаем по кнопке «Автоподбор».
4. В меню «Автоподбор» вы бираем нужное значение (рис. 4.14):
Рис. 4.14. Вкладка «Макет». Меню «Автоподбор»
– «Автоподбор по содержимому» – ширина столбца зависит от количества и размера набранного в ячейке столбца текста;
– «Автоподбор по ширине окна» – ширина столбца ограничи
вается размером текстового поля страницы;
– «Автоподбор по ширине таблицы» – ширина столбца ограни
чивается размером таблицы.
2 способ :
1. В окне открытого документа щелкаем правой кнопкой мыши по любой ячейке таблицы.
2. В контекстном меню наводим курсор на пункт «Автоподбор».
3. В меню «Автоподбор» выбираем нужное значение, аналогич
но предыдущей инструкции.
Ширину столбца можно быстро изменить перетаскиванием его границы. Следует иметь в виду, что при этом может изменяться ширина смежных столбцов.
Наведите указатель мыши на границу столбца так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку (рис. 10.21 ).
Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите границу столбца.
Рис. 10.21. Изменение ширины столбца перетаскиванием границы
Если при этом держать нажатой клавишу Alt , то на горизонтальной линейке будет указана ширина каждого столбца таблицы без учета левого и правого полей ячеек.
Для установки ширины столбцов в таблице можно воспользоваться контекстной вкладкой Макет .
Установите курсор в любую ячейку столбца таблицы или выделите несколько смежных столбцов.
В счетчике Ширина столбца таблицы группы Размер ячейки установите требуемое значение (рис. 10.22 ).
Рис. 10.22. Установка ширины столбцов строк
Если выделено несколько столбцов, счетчик Ширина столбца таблицы может некорректно работать при установленных режимах автоподбора ширины столбцов Автоподбор по содержимому или Автоподбор по ширине окна .
Автоподбор ширины столбцов
Можно подобрать ширину столбцов в зависимости от количества текста в ячейках.
Установите курсор в любую ячейку таблицы.
Во вкладке Макет в группе Размер ячейки нажмите кнопку Автоподбор и выберите требуемый вариант (рис. 10.23 ). Автоподбор по содержимому - автоматическое изменение ширины столбцов в таблице по размеру вводимого текста. Автоподбор по ширине окна - автоматическое изменение ширины столбцов таким образом, чтобы таблица занимала всю ширину страницы. При изменении параметров страницы (поля, ориентация страницы, размер бумаги) ширина таблицы изменяется автоматически. Фиксированная ширина столбцов - прекращение режима автоподбора ширины столбцов.
Рис. 10.23. Автоподбор ширины столбцов
При работе в других вкладках для автоподбора ширины столбцов можно воспользоваться контекстным меню.
Щелкните правой кнопкой мыши по любой ячейке столбца таблицы и выберите команду Автоподбор .
В подчиненном меню выберите требуемый вариант.
Выравнивание высоты строк и ширины столбцов
Можно выровнять высоту нескольких смежных строк или всех строк таблицы.
В первом случае выделите выравниваемые строки, во втором - достаточно установить курсор в любую ячейку таблицы.
Во вкладке Макет в группе Размер ячейки нажмите кнопку Выровнять высоту строк (рис. 10.24 ).
Для выделенных строк или всех строк таблицы будет установлено среднее значение высоты, но таким образом, чтобы полностью отображалось содержимое самой высокой строки.
Рис. 10.24. Выравнивание высоты строк и ширины столбцов
Можно выровнять ширину нескольких смежных столбцов или всех столбцов таблицы.
В первом случае выделите выравниваемые столбцы, во втором - достаточно установить курсор в любую ячейку таблицы.
Во вкладке Макет в группе Размер ячейки нажмите кнопку Выровнять ширину столбцов (см. рис. 10.24 ).
Для выделенных столбцов или всех столбцов таблицы будет установлено среднее значение ширины.
Одновременное изменение высоты всех строк и ширины всех столбцов таблицы
Наведите указатель мыши на маркер таблицы, расположенный около ее правого нижнего угла так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку (рис. 10.25 ).
Нажмите на левую кнопку мыши и перетащите маркер. В процессе перетаскивания указатель мыши примет вид крестика, а граница таблицы будет отображаться пунктиром.
Рис. 10.25. Изменение высоты всех строк и ширины всех столбцов
Как быстро уменьшить и задать одинаковый размер ячеек в Excel. Чаще всего это бывает необходимо, когда надо срочно отредактировать какой-нибудь бланк для казначейства или банка. Тот, кто работает в бухгалтерии, то часто сталкивается с проблемой создания и подачи документов для отчетности. Мне редко приходиться работать в эксель, но если просят помочь, то отказать не могу. Вот буквально вчера ко мне зашла женщина их нашей бухгалтерии и чуть не плача попросила помочь отредактировать экселевский документ. Я не понимаю в бухгалтерии ровным счетом ничего, но иногда меня просто удивляет и возмущает маразм требований нашего казначейства. Требуют заполнить бланк по какой-то форме, а взять форму этого бланка можно только в интернете или системе «Гарант». Естественно, что на таком бланке либо логотип сайта, либо ссылка с «Гаранта», а казначейство такие документы не принимает. Вот и мучаются наши бухгалтера с такими документами.
Пришлось просто выделить все, что находилось на странице бланка и вставить в другой файл excel. Все ничего, но все данные бланка вытянулись на исходный размер ячеек. Изначально размер ячеек равен — 8,43.
Теперь надо все ячейки уменьшить так, что бы документ при распечатке уместился на один лист. Есть несколько способов быстро задать необходимый размер ячеек в Excel, но я покажу вам два самых простых.
Способ 1 .
- Выделите необходимое количество ячеек.
- Щелкните правой кнопкой мыши на любой ячейке с латинской буквой в самом верху колонки таблицы
- Выберите в выпадающем меню пункт Ширина столбца…
- В открывшемся окошке Ширина столбца установите свою цифру, и нажмите кнопку ОК .
Теперь размер ячеек в Excel будет тот, который указали вы.
Способ 2 .
Можно не выделять необходимое количество ячеек, а изменить их размер сразу во всем листе.
- Щелкните левой кнопкой мыши по квадратику вверху слева на пересечении строк и колонок
- У вас должен выделиться весь лист документа
- Теперь подведите курсор мыши на пересечение любого столбца (там, где написаны латинские буквы). Когда курсор примет вид крестика, нажмите левую кнопку мыши, и не отпуская ее, уменьшите размер колонки до необходимого вам размера, и отпустите кнопку мыши.
Таким образом, у вас изменился размер ячеек во всем листе документа Excel.
Видео ролик Как быстро изменить размер ячеек в Excel.
Наиболее быстрый способ добиться, чтобы содержимое ячеек отображалось полностью – это использовать механизм автоподбора ширины столбца/ высоты строки по содержимому.
Пусть имеется таблица с ячейками заполненными текстовыми значениями.
Автоподбор ширины столбца
Как видно из рисунка выше, текстовые значения в ячейках А2 и А3 отображаются не полностью, т.к. мешает текст в столбце B . Нам необходимо, чтобы содержимое всех ячеек в столбце A отображалось полностью. Для этого необходимо сделать ширину столбца A достаточной для отображения самого длинного текста в столбце. Делается это элементарно: подводим указатель мыши к разделу столбцов А и B (на сером заголовке столбцов), курсор примет следующий вид:
Делаем двойной клик мышкой и, Voila, ширина столбца стала достаточной для отображения значений во всех ячейках столбца (с учетом скрытых строк).
Если нужно выровнять ширину по содержимому у сразу нескольких столбцов, то делаем следующее:
- выделяем необходимые столбцы (за их серые заголовки);
- подводим курсор к любому разделу выделенных столбцов и дважды кликаем.
Альтернативный вариант:
- Выберите столбец или столбцы, ширину которых нужно изменить;
- На вкладке Главная в группе Ячейки выберите команду Формат ;
- В группе Размер ячейки выберите пункт Автоподбор ширины столбца .
Автоподбор высоты строки
Если ячейки содержат значения с очень большой длиной строки (например, если длина текстовой строки без переносов сравнима с шириной видимой части листа), то ширина столбца может стать слишком большой, работать с данными будет не удобно. В этом случае нужно выделить ячейки и включить опцию Переносить по словам через Формат ячеек (или через меню ).
Ширина столбца останется прежней, зато высота строки автоматически увеличится, чтобы полностью отобразить значение ячейки.
Иногда, не смотря на установленную опцию Переносить по словам , высоты строки не хватает, чтобы отобразить текстовую строку полностью (это могло произойти, если высота строки была уменьшена вручную). В этом случае нужно поступить также, как мы поступали в случае подбора ширины строки - дважды кликнуть на границе раздела, но теперь не столбцов, а строк:
После этого текстовое значение будет отображено в ячейке полностью:
Реальный пример
Теперь применим рассмотренный метод в реальной ситуации – отредактируем таблицу, созданную путем копирования данных из MS ACCESS. Скопируем через Буфер обмена какую-нибудь таблицу из MS ACCESS на лист EXCEL.
Обратите внимание, что у ячеек, в которые мы вставили значения из Буфера обмена , включена опция Переносить по словам, хотя, по умолчанию, она отключена (EXCEL сам включил ее при вставке). Кроме того, EXCEL не стал изменять ширину столбцов, установленную по умолчанию, а была изменена только высота строк, чтобы полностью отобразить все значения. Такое форматирование таблицы не всегда устраивает пользователя. Используя вставленную таблицу, решим 2 задачи.
Задача1. Предположим, нам нужно, чтобы все значения отображались в таблице в одну строку.
Для этого:
- выделите вставленные значения (для этого выделите любую ячейку таблицы и нажмите CTRL+A (выделится ), если таблица не содержит пустых строк и столбцов, то будут выделены все вставленные значения);
- выключите опцию Переносить по словам (через меню Главная/ Выравнивание/ Перенос текста );
- высота ячеек будет уменьшена так, чтобы отображать только одну строку, как следствие часть значений станет невидна;
- выделите столбцы А , B и С за серые заголовки;
- подведите указатель мыши к разделу столбцов А и B (на сером заголовке столбцов) и дважды кликните.
Задача2. Теперь предположим, что нам нужно, чтобы все столбцы имели определенную, заданную пользователем, ширину, а значения полностью бы отображались в ячейке. При этом высота строки должна быть минимальной.
Для этого:
- задайте требуемую ширину столбцов А , B и С ;
- опцию Переносить по словам не выключайте (включите);
- выделите все строки, содержащие вставленные значения, или все ячейки листа (все ячейки листа можно выделить нажав кнопку Выделить все в левом верхнем углу листа или дважды нажав CTRL + A );
- подведите указатель мыши к разделу любых двух заполненных строк (на сером заголовке столбцов) и дважды кликните.
Задача решена: содержимое всех ячеек полностью отображается.
