Любой пользователь, который работает с функцией ВПР (LOOKUP), через некоторое время понимает, что не очень удобно работать с функцией, которая производит поиск только справа от столбца, в котором находится искомое значение. Функции ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX) могут разрешить эту проблему, но в целом формула будет намного длиннее и труднее по сравнению с более простой ВПР.
Пользовательская надстройка rLOOKUP работает как ВПР, но позволяет производить обратный поиск. Функция просто использует методы указательным и матч в VBA. Она предоставляется в Excel надстройка для простоты использования.
Скачать надстройку
Сохраните файл на компьютере и установить его в Excel, выбрав Файл -> Параметры -> Надстройки . Нажмите на кнопку Перейти... , в открывшемся окне выберите Обзор . Выберите сохраненный файл и нажмите кнопку OK, чтобы завершить установку. После установки появится сообщение "Reverse_Lookup" в списке доступных надстроек и функция rLOOKUP становится доступной во всех книгах.
Описание функции
Аргументы для функции rLOOKUP такие же, как и для функции ВПР, см. скриншоты ниже. Чтобы выполнить обратный поиск, просто введите отрицательное число в аргумент "Col_Index_Num" (смотри примеры ниже). Формула будет Lookup в направлении влево.
Одно из различий между этими двумя функциями, что если Интервальный_просмотр опущен в ВПР, то результата точно не будет. Однако обратное верно для rLOOKUP, по умолчанию эта функция возвращает точное значение. Опять же, это потому, что чаще всего пользователи хотят получить значение в результате поиска. Значения ошибок, возвращаемые функцией rLOOKUP аналогичны тем, которые возвращает ВПР.
Пример функции
Следующие данные Excel показывает адреса офисов, имена сотрудников и должность.
Для ответа на этот запрос "Кто работает офисе B43?"мы можем использовать функцию ВПР:
ВПР ("B43"; A1:C6;2; ЛОЖЬ) возвращает "Dilbert".
Тем не менее, если мы хотим знать, "Где находится офис Дилберта?", то ВПР не будет работать. Вот тут пригодится функция rLOOKUP:
rLOOKUP ("Dilbert"; A1:B6, -2).
Обратите внимание, в аргументах номер столбца указывается отрицательным число -2, что позволяет производить поиск в колонке слева.
Вообще, функция работает в обоих направлениях:
rLOOKUP ("B43";A1:C6;2) возвращает "Dilbert" и
rLOOKUP ("Dilbert"; A1:B6; -2) возвращает "B43".
Другие примеры приведены ниже:
Не забудьте сначала установить надстройку, в противном случае будет возвращаться ошибка #NAME? .
Как работает функция
Функция использует функции ПОИСКПОЗ (MATCH) и ИНДЕКС (INDEX) для запуска обратного поиска.
Исходный код для функции смотрите ниже.
Function rLOOKUP(Lookup_value, Table_array As Range, Col_index_num As Integer, Optional Range_lookup As Boolean)
"
"Custom function that allows forward and reverse vertical lookups
"Works like VLookup for positive Col_index_num, and does reverse lookups for negative Col_index_num
"Unlike VLOOKUP, it looks for the exact value by default
"
"Nitin Mehta, www.Engineers-Excel.com
"
"
Dim Source_Col As Range, Dest_Col_num As Integer
"The Source Column is the Column where the Lookup_value is located. It is the leftmost column if
"Col_index_number is positive. If Col_index_number is negative, it is the rightmost column
Set Source_Col = Table_array.Columns(IIf(Col_index_num > 0, 1, Table_array.Columns.Count))
"Dest_col_num is the column number within the Table_array range from where we have to pick up the entry against the Lookup_value
Dest_Col_num = IIf(Col_index_num > 0, Col_index_num, Table_array.Columns.Count + Col_index_num + 1)
"Use MATCH and INDEX functions for the Lookup.
"Use of CVErr(xlErrRef) suggested by Brian Canes
rLOOKUP = IIf(Dest_Col_num < 1, CVErr(xlErrRef), Application.Index(Table_array, Application.Match(Lookup_value, Source_Col, Range_lookup), Dest_Col_num))
End Function
Оставьте свой комментарий!
Если произвести поиск по функциям подстановки, Google покажет, что ВПР намного популярнее функции ИНДЕКС. Оно и понятно, ведь чтобы придать функции ИНДЕКС тот же функционал, что и ВПР, необходимо воспользоваться еще одной формулой – ПОИСКПОЗ. Что касается меня, было всегда непросто попробовать и освоить две новые функции одновременно. Но они дают больше возможностей и гибкости в создании электронных таблиц. Но обо всем по порядку.
Функция ВПР()
Предположим, у вас есть таблица с данными о работниках. В первой колонке хранится табельный номер сотрудника, в остальных – другие данные (ФИО, отдел и т.д.). Если у вас есть табельный номер, то можно воспользоваться функцией ВПР, чтобы вернуть определенную информацию о сотруднике. Синтаксис формулы =ВПР(искомое_значение; таблица; номер_столбца; [интервальный_просмотр]). Она говоритExcel: «Найди в таблице строку, первая ячейка которой совпадает с искомым_значением, и верни значение ячейки с порядковым номером номер_столбца ».
Но случаются ситуации, когда у вас есть имя сотрудника и необходимо вернуть табельный номер. На рисунке в ячейке A10 – имя работника и требуется определить табельный номер в ячейке B10.
Когда ключевое поле находится правее данных, которые вы хотите получить, ВПР не поможет. Если, конечно, была бы возможность задать номер_столбца -1, тогда проблем бы не было. Одним из распространенных решений является добавление нового столбца A, копирование имен сотрудников в этот столбец, заполнить табельные номера с помощью ВПР, сохранить их как значения и удалить временную колонку A.
Функция ИНДЕКС()
Чтобы решить нашу проблему в один шаг, необходимо воспользоваться формулами ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ. Сложность данного подхода заключается в том, что требуется применить две функции, которые, возможно, вы никогда не применяли до этого. Для упрощения понимания решим эту задачу в два этапа.
Начнем с функции ИНДЕКС. Кошмарное название. Когда кто-нибудь говорит «индекс», у меня в голове не возникает ни единой ассоциации, чем же занимается эта функция. А требует она целых три аргумента: =ИНДЕКС(массив; номер_строки; [номер_столбца]).
Говоря по-простому, Excel идет в массив данных и возвращает значение, находящееся на пересечении указанной строки и столбца. Как будто бы просто. Таким образом, формула =ИНДЕКС($A$2:$C$6;4;2) вернет значение, находящееся в ячейке B5.
Применительно к нашей проблеме, чтобы вернуть табельный номер работника, формула должна выглядеть следующим образом =ИНДЕКС($A$2:$A$6;?;1). Выглядит как бессмыслица, но если мы заменим знак вопроса формулой ПОИСКПОЗ, у нас есть решение.
Функция ПОИСКПОЗ()
Синтаксис этой функции таков: =ПОИСКПОЗ(искомое_значение; просматриваемы_массив; [тип_сопоставления]).
Она говорит Excel: «Найди искомое_значение в массиве данных и верни номер строки массива, в которой это значение встречается». Таким образом, чтобы найти в какой строке находиться имя сотрудника в ячейке A10, необходимо прописать формулу =ПОИСКПОЗ(A10; $B$2:$B$6; 0). Если в ячейке A10 будет имя «Колин Фарел», тогда ПОИСКПОЗ вернет 5-ю строку массива B2:B6.
Ну, в принципе, все. Функция ПОИСКПОЗ указывает функции ИНДЕКС, в какой строке искать значение. Замените знак вопроса в формуле ИНДЕКС формулой ПОИСКОПОЗ и вы получите эквивалент ВПР с возможностью поиска данных, находящихся левее ключевого столбца. Получиться так:
ИНДЕКС($A$2:$B$6;ПОИСКПОЗ(A10;$B$2:$B$6;0);1)
В начале было непривычно, был огромный соблазн вставить еще одну колону и работать, как всегда работал. Но со временем использование функции ИНДЕКС вошло в привычку. Оказалось, что это быстрее и требует меньших манипуляций. Так что в следующий раз, когда у вас возникнет желание задать номеру столбца отрицательное число в ВПР, воспользуйтесь сочетанием двух странных функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ, чтобы решить свою проблему.
Сегодня мы начинаем серию статей, описывающих одну из самых полезных функций Excel – ВПР (VLOOKUP). Эта функция, в то же время, одна из наиболее сложных и наименее понятных.
В этом учебнике по ВПР я постараюсь изложить основы максимально простым языком, чтобы сделать процесс обучения для неискушённых пользователей максимально понятным. Кроме этого, мы изучим несколько примеров с формулами Excel, которые продемонстрируют наиболее распространённые варианты использования функции ВПР .
Функция ВПР в Excel – общее описание и синтаксис
Итак, что же такое ВПР ? Ну, во-первых, это функция Excel. Что она делает? Она ищет заданное Вами значение и возвращает соответствующее значение из другого столбца. Говоря техническим языком, ВПР ищет значение в первом столбце заданного диапазона и возвращает результат из другого столбца в той же строке.
В самом привычном применении, функция ВПР ищет в базе данных заданный уникальный идентификатор и извлекает из базы какую-то связанную с ним информацию.
Первая буква в названии функции ВПР (VLOOKUP) означает В ертикальный (V ertical). По ней Вы можете отличить ВПР от ГПР (HLOOKUP), которая осуществляет поиск значения в верхней строке диапазона – Г оризонтальный (H orizontal).
Функция ВПР доступна в версиях Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007, Excel 2003, Excel XP и Excel 2000.
Синтаксис функции ВПР
Функция ВПР (VLOOKUP) имеет вот такой синтаксис:
VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,)
ВПР(искомое_значение;таблица;номер_столбца;[интервальный_просмотр])
Как видите, функция ВПР в Microsoft Excel имеет 4 параметра (или аргумента). Первые три – обязательные, последний – по необходимости.
- lookup_value
(искомое_значение) – значение, которое нужно искать.Это может быть значение (число, дата, текст) или ссылка на ячейку (содержащую искомое значение), или значение, возвращаемое какой-либо другой функцией Excel. Например, вот такая формула будет искать значение 40
:
VLOOKUP(40,A2:B15,2)
=ВПР(40;A2:B15;2)
Если искомое значение будет меньше, чем наименьшее значение в первом столбце просматриваемого диапазона, функция ВПР сообщит об ошибке #N/A (#Н/Д).
- table_array
(таблица) – два или более столбца с данными.Запомните, функция ВПР
всегда ищет значение в первом столбце диапазона, заданного в аргументе table_array
(таблица). В просматриваемом диапазоне могут быть различные данные, например, текст, даты, числа, логические значения. Регистр символов не учитывается функцией, то есть символы верхнего и нижнего регистра считаются одинаковыми.Итак, наша формула будет искать значение 40
в ячейках от A2
до A15
, потому что A – это первый столбец диапазона A2:B15, заданного в аргументе table_array
(таблица):
VLOOKUP(40,A2:B15,2)
=ВПР(40;A2:B15;2)
Если значение аргумента col_index_num (номер_столбца) меньше 1 , то ВПР сообщит об ошибке #VALUE! (#ЗНАЧ!). А если оно больше количества столбцов в диапазоне table_array (таблица), функция вернет ошибку #REF! (#ССЫЛКА!).
- range_lookup
(интервальный_просмотр) – определяет, что нужно искать:
- точное совпадение, аргумент должен быть равен FALSE (ЛОЖЬ);
- приблизительное совпадение, аргумент равен TRUE (ИСТИНА) или вовсе не указан.
Этот параметр не обязателен, но очень важен. Далее в этом учебнике по ВПР я покажу Вам несколько примеров, объясняющих как правильно составлять формулы для поиска точного и приблизительного совпадения.
Примеры с функцией ВПР
Я надеюсь, функция ВПР стала для Вас чуть-чуть понятнее. Теперь давайте рассмотрим несколько примеров использования ВПР в формулах с реальными данными.
Как, используя ВПР, выполнить поиск на другом листе Excel
На практике формулы с функцией ВПР редко используются для поиска данных на том же листе. Чаще всего Вы будете искать и извлекать соответствующие значения из другого листа.
Чтобы, используя ВПР , выполнить поиск на другом листе Microsoft Excel, Вы должны в аргументе table_array (таблица) указать имя листа с восклицательным знаком, а затем диапазон ячеек. К примеру, следующая формула показывает, что диапазон A2:B15 находится на листе с именем Sheet2 .
VLOOKUP(40,Sheet2!A2:B15,2)
=ВПР(40;Sheet2!A2:B15;2)
Конечно же, имя листа не обязательно вводить вручную. Просто начните вводить формулу, а когда дело дойдёт до аргумента table_array (таблица), переключитесь на нужный лист и выделите мышью требуемый диапазон ячеек.
Формула, показанная на скриншоте ниже, ищет текст “Product 1” в столбце A (это 1-ый столбец диапазона A2:B9) на листе Prices .
VLOOKUP("Product 1",Prices!$A$2:$B$9,2,FALSE)
=ВПР("Product 1";Prices!$A$2:$B$9;2;ЛОЖЬ)
Пожалуйста, помните, что при поиске текстового значения Вы обязаны заключить его в кавычки (“”), как это обычно делается в формулах Excel.
Для аргумента table_array (таблица) желательно всегда использовать абсолютные ссылки (со знаком $). В таком случае диапазон поиска будет оставаться неизменным при копировании формулы в другие ячейки.
Поиск в другой рабочей книге с помощью ВПР
Чтобы функция ВПР работала между двумя рабочими книгами Excel, нужно указать имя книги в квадратных скобках перед названием листа.
Например, ниже показана формула, которая ищет значение 40 на листе Sheet2 в книге Numbers.xlsx :
VLOOKUP(40,Sheet2!A2:B15,2)
=ВПР(40;Sheet2!A2:B15;2)
Вот простейший способ создать в Excel формулу с ВПР , которая ссылается на другую рабочую книгу:
- Откройте обе книги. Это не обязательно, но так проще создавать формулу. Вы же не хотите вводить имя рабочей книги вручную? Вдобавок, это защитит Вас от случайных опечаток.
- Начните вводить функцию ВПР , а когда дело дойдёт до аргумента table_array (таблица), переключитесь на другую рабочую книгу и выделите в ней нужный диапазон поиска.
На снимке экрана, показанном ниже, видно формулу, в которой для поиска задан диапазон в рабочей книге PriceList.xlsx на листе Prices .
Функция ВПР будет работать даже, когда Вы закроете рабочую книгу, в которой производится поиск, а в строке формул появится полный путь к файлу рабочей книги, как показано ниже:
Если название рабочей книги или листа содержит пробелы, то его нужно заключить в апострофы:
VLOOKUP(40,"Sheet2"!A2:B15,2)
=ВПР(40;"Sheet2"!A2:B15;2)
Как использовать именованный диапазон или таблицу в формулах с ВПР
Если Вы планируете использовать один диапазон поиска в нескольких функциях ВПР , то можете создать именованный диапазон и вводить его имя в формулу в качестве аргумента table_array (таблица).
Чтобы создать именованный диапазон, просто выделите ячейки и введите подходящее название в поле Имя , слева от строки формул.
Теперь Вы можете записать вот такую формулу для поиска цены товара Product 1 :
VLOOKUP("Product 1",Products,2)
=ВПР("Product 1";Products;2)
Большинство имен диапазонов работают для всей рабочей книги Excel, поэтому нет необходимости указывать имя листа для аргумента table_array (таблица), даже если формула и диапазон поиска находятся на разных листах книги. Если же они находятся в разных книгах, то перед именем диапазона нужно указать название рабочей книги, к примеру, вот так:
VLOOKUP("Product 1",PriceList.xlsx!Products,2)
=ВПР("Product 1";PriceList.xlsx!Products;2)
Так формула выглядит гораздо понятнее, согласны? Кроме того, использование именованных диапазонов – это хорошая альтернатива абсолютным ссылкам, поскольку именованный диапазон не меняется при копировании формулы в другие ячейки. Значит, Вы можете быть уверены, что диапазон поиска в формуле всегда останется корректным.
Если преобразовать диапазон ячеек в полноценную таблицу Excel, воспользовавшись командой Table (Таблица) на вкладке Insert (Вставка), то при выделении диапазона мышью, Microsoft Excel автоматически добавит в формулу названия столбцов (или название таблицы, если Вы выделите всю таблицу).
Готовая формула будет выглядеть примерно вот так:
VLOOKUP("Product 1",Table46[:],2)
=ВПР("Product 1";Table46[:];2)
А может даже так:
VLOOKUP("Product 1",Table46,2)
=ВПР("Product 1";Table46;2)
При использовании именованных диапазонов, ссылки будут вести к тем же ячейкам, не зависимо от того, куда Вы копируете функцию ВПР в пределах рабочей книги.
Использование символов подстановки в формулах с ВПР
Как и во многих других функциях, в ВПР Вы можете использовать следующие символы подстановки:
- Знак вопроса (?) – заменяет один любой символ.
- Звёздочка (*) – заменяет любую последовательность символов.
Использование символов подстановки в функциях ВПР может пригодиться во многих случаях, например:
- Когда Вы не помните в точности текст, который нужно найти.
- Когда Вы хотите найти какое-то слово, которое является частью содержимого ячейки. Знайте, что ВПР ищет по содержимому ячейки целиком, как при включённой опции Match entire cell content (Ячейка целиком) в стандартном поиске Excel.
- Когда в ячейке содержатся дополнительные пробелы в начале или в конце содержимого. В такой ситуации Вы можете долго ломать голову, пытаясь понять, почему формула не работает.
Пример 1: Ищем текст, начинающийся или заканчивающийся определенными символами
Предположим, что Вы хотите найти определенного клиента в базе данных, показанной ниже. Вы не помните его фамилию, но знаете, что она начинается на “ack”. Вот такая формула отлично справится с этой задачей:
VLOOKUP("ack*",$A$2:$C$11,1,FALSE)
=ВПР("ack*";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)
Теперь, когда Вы уверены, что нашли правильное имя, можно использовать эту же формулу, чтобы найти сумму, оплаченную этим клиентом. Для этого достаточно изменить третий аргумент функции ВПР на номер нужного столбца. В нашем случае это столбец C (3-й в диапазоне):
VLOOKUP("ack*",$A$2:$C$11,3,FALSE)
=ВПР("ack*";$A$2:$C$11;3;ЛОЖЬ)
Вот ещё несколько примеров с символами подстановки:
~ Находим имя, заканчивающееся на “man”:
VLOOKUP("*man",$A$2:$C$11,1,FALSE)
=ВПР("*man";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)
~ Находим имя, начинающееся на “ad” и заканчивающееся на “son”:
VLOOKUP("ad*son",$A$2:$C$11,1,FALSE)
=ВПР("ad*son";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)
~ Находим первое имя в списке, состоящее из 5 символов:
VLOOKUP("?????",$A$2:$C$11,1,FALSE)
=ВПР("?????";$A$2:$C$11;1;ЛОЖЬ)
Чтобы функция ВПР с символами подстановки работала правильно, в качестве четвёртого аргумента всегда нужно использовать FALSE (ЛОЖЬ). Если диапазон поиска содержит более одного значения, подходящего под условия поиска с символами подстановки, то будет возвращено первое найденное значение.
Пример 2: Сочетаем символы подстановки и ссылки на ячейки в формулах с ВПР
А теперь давайте разберём чуть более сложный пример, как осуществить поиск с помощью функции ВПР по значению в какой-то ячейке. Представьте, что в столбце A находится список лицензионных ключей, а в столбце B список имён, владеющих лицензией. Кроме этого, у Вас есть часть (несколько символов) какого-то лицензионного ключа в ячейке C1, и Вы хотите найти имя владельца.
Это можно сделать, используя вот такую формулу:
VLOOKUP("*"&C1&"*",$A$2:$B$12,2,FALSE)
=ВПР("*"&C1&"*";$A$2:$B$12;2;FALSE)
Эта формула ищет значение из ячейки C1 в заданном диапазоне и возвращает соответствующее значение из столбца B. Обратите внимание, что в первом аргументе мы используем символ амперсанда (&) до и после ссылки на ячейку, чтобы связать текстовую строку.
Как видно на рисунке ниже, функция ВПР возвращает значение “Jeremy Hill”, поскольку его лицензионный ключ содержит последовательность символов из ячейки C1.
Заметьте, что аргумент table_array (таблица) на скриншоте сверху содержит имя таблицы (Table7) вместо указания диапазона ячеек. Так мы делали в предыдущем примере.
Точное или приближенное совпадение в функции ВПР
И, наконец, давайте рассмотрим поподробнее последний аргумент, который указывается для функции ВПР – range_lookup (интервальный_просмотр). Как уже упоминалось в начале урока, этот аргумент очень важен. Вы можете получить абсолютно разные результаты в одной и той же формуле при его значении TRUE (ПРАВДА) или FALSE (ЛОЖЬ).
Для начала давайте выясним, что в Microsoft Excel понимается под точным и приближенным совпадением.
- Если аргумент range_lookup
FALSE
(ЛОЖЬ), формула ищет точное совпадение, т.е. точно такое же значение, что задано в аргументе lookup_value
(искомое_значение). Если в первом столбце диапазона table_array
(таблица) встречается два или более значений, совпадающих с аргументом lookup_value
(искомое_значение), то выбрано будет первое из них. Если совпадения не найдены, функция сообщит об ошибке #N/A
(#Н/Д).Например, следующая формула сообщит об ошибке #N/A
(#Н/Д), если в диапазоне A2:A15 нет значения 4
:
VLOOKUP(4,A2:B15,2,FALSE)
=ВПР(4;A2:B15;2;ЛОЖЬ) - Если аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА), формула ищет приблизительное совпадение. Точнее, сначала функция ВПР ищет точное совпадение, а если такое не найдено, выбирает приблизительное. Приблизительное совпадение – это наибольшее значение, не превышающее заданного в аргументе lookup_value (искомое_значение).
Если аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА) или не указан, то значения в первом столбце диапазона должны быть отсортированы по возрастанию, то есть от меньшего к большему. Иначе функция ВПР может вернуть ошибочный результат.
Чтобы лучше понять важность выбора TRUE (ИСТИНА) или FALSE (ЛОЖЬ), давайте разберём ещё несколько формул с функцией ВПР и посмотрим на результаты.
Пример 1: Поиск точного совпадения при помощи ВПР
Как Вы помните, для поиска точного совпадения, четвёртый аргумент функции ВПР должен иметь значение FALSE (ЛОЖЬ).
Давайте вновь обратимся к таблице из самого первого примера и выясним, какое животное может передвигаться со скоростью 50 миль в час. Я верю, что вот такая формула не вызовет у Вас затруднений:
VLOOKUP(50,$A$2:$B$15,2,FALSE)
=ВПР(50;$A$2:$B$15;2;ЛОЖЬ)
Обратите внимание, что наш диапазон поиска (столбец A) содержит два значения 50 – в ячейках A5 и A6 . Формула возвращает значение из ячейки B5 . Почему? Потому что при поиске точного совпадения функция ВПР использует первое найденное значение, совпадающее с искомым.
Пример 2: Используем ВПР для поиска приблизительного совпадения
Когда Вы используете функцию ВПР для поиска приблизительного совпадения, т.е. когда аргумент range_lookup (интервальный_просмотр) равен TRUE (ИСТИНА) или пропущен, первое, что Вы должны сделать, – выполнить сортировку диапазона по первому столбцу в порядке возрастания.
Это очень важно, поскольку функция ВПР возвращает следующее наибольшее значение после заданного, а затем поиск останавливается. Если Вы пренебрежете правильной сортировкой, дело закончится тем, что Вы получите очень странные результаты или сообщение об ошибке #N/A (#Н/Д).
Вот теперь можно использовать одну из следующих формул:
VLOOKUP(69,$A$2:$B$15,2,TRUE) или =VLOOKUP(69,$A$2:$B$15,2)
=ВПР(69;$A$2:$B$15;2;ИСТИНА) или =ВПР(69;$A$2:$B$15;2)
Как видите, я хочу выяснить, у какого из животных скорость ближе всего к 69 милям в час. И вот какой результат мне вернула функция ВПР :
Как видите, формула возвратила результат Антилопа (Antelope), скорость которой 61 миля в час, хотя в списке есть также Гепард (Cheetah), который бежит со скоростью 70 миль в час, а 70 ближе к 69, чем 61, не так ли? Почему так происходит? Потому что функция ВПР при поиске приблизительного совпадения возвращает наибольшее значение, не превышающее искомое.
Надеюсь, эти примеры пролили немного света на работу с функцией ВПР в Excel, и Вы больше не смотрите на неё, как на чужака. Теперь не помешает кратко повторить ключевые моменты изученного нами материала, чтобы лучше закрепить его в памяти.
ВПР в Excel – это нужно запомнить!
- Функция ВПР в Excel не может смотреть налево. Она всегда ищет значение в крайнем левом столбце диапазона, заданного аргументом table_array (таблица).
- В функции ВПР все значения используются без учета регистра, то есть маленькие и большие буквы эквивалентны.
- Если искомое значение меньше минимального значения в первом столбце просматриваемого диапазона, функция ВПР сообщит об ошибке #N/A (#Н/Д).
- Если 3-й аргумент col_index_num (номер_столбца) меньше 1 , функция ВПР сообщит об ошибке #VALUE! (#ЗНАЧ!). Если же он больше количества столбцов в диапазоне table_array (таблица), функция сообщит об ошибке #REF! (#ССЫЛКА!).
- Используйте абсолютные ссылки на ячейки в аргументе table_array (таблица), чтобы при копировании формулы сохранялся правильный диапазон поиска. Попробуйте в качестве альтернативы использовать именованные диапазоны или таблицы в Excel.
- Когда выполняете поиск приблизительного совпадения, не забывайте, что первый столбец в исследуемом диапазоне должен быть отсортирован по возрастанию.
- И, наконец, помните о важности четвертого аргумента. Используйте значения TRUE (ИСТИНА) или FALSE (ЛОЖЬ) обдуманно, и Вы избавитесь от многих головных болей.
В следующих статьях нашего учебника по функции ВПР в Excel мы будем изучать более продвинутые примеры, такие как выполнение различных вычислений при помощи ВПР , извлечение значений из нескольких столбцов и другие. Я благодарю Вас за то, что читаете этот учебник, и надеюсь встретить Вас снова на следующей неделе!
Батьянов Денис на правах гостевого автора рассказывает в этом посте о том, как найти данные в одной таблице Excel и извлечь их в другую, а также открывает все секреты функции вертикального просмотра.
Использование функции СТОЛБЕЦ для указания колонки извлечения
Если таблица, в которую вы извлекаете данные при помощи ВПР, имеет ту же самую структуру, что и справочная таблица, но просто содержит меньшее количество строк, то в ВПР можно использовать функцию СТОЛБЕЦ() для автоматического расчёта номеров извлекаемых столбцов. При этом все ВПР-формулы будут одинаковыми (с поправкой на первый параметр, который меняется автоматически)! Обратите внимание, что у первого параметра координата столбца абсолютная.
Создание составного ключа через &»|»&
Если возникает необходимость искать по нескольким столбцам одновременно, то необходимо делать составной ключ для поиска. Если бы возвращаемое значение было не текстовым (как тут в случае с полем «Код»), а числовым, то для этого подошла бы более удобная формула СУММЕСЛИМН (SUMIFS) и составной ключ столбца не потребовался бы вовсе.
Это моя первая статья для Лайфхакера. Если вам понравилось, то приглашаю вас посетить мой сайт , а также с удовольствием прочту в комментариях о ваших секретах использования функции ВПР и ей подобных. Спасибо. :)
Во второй части нашего учебника по функции ВПР (VLOOKUP) в Excel мы разберём несколько примеров, которые помогут Вам направить всю мощь ВПР на решение наиболее амбициозных задач Excel. Примеры подразумевают, что Вы уже имеете базовые знания о том, как работает эта функция. Если нет, возможно, Вам будет интересно начать с первой части этого учебника , в которой объясняются синтаксис и основное применение ВПР . Что ж, давайте приступим.
Поиск в Excel по нескольким критериям
Функция ВПР в Excel – это действительно мощный инструмент для выполнения поиска определённого значения в базе данных. Однако, есть существенное ограничение – её синтаксис позволяет искать только одно значение. Как же быть, если требуется выполнить поиск по нескольким условиям? Решение Вы найдёте далее.
Пример 1: Поиск по 2-м разным критериям
Предположим, у нас есть список заказов и мы хотим найти Количество товара (Qty.), основываясь на двух критериях – Имя клиента (Customer) и Название продукта (Product). Дело усложняется тем, что каждый из покупателей заказывал несколько видов товаров, как это видно из таблицы ниже:
Обычная функция ВПР не будет работать по такому сценарию, поскольку она возвратит первое найденное значение, соответствующее заданному искомому значению. Например, если Вы хотите узнать количество товара Sweets , заказанное покупателем Jeremy Hill , запишите вот такую формулу:
VLOOKUP(B1,$A$5:$C$14,3,FALSE)
=ВПР(B1;$A$5:$C$14;3;ЛОЖЬ)
– эта формула вернет результат 15 , соответствующий товару Apples , так как это первое совпадающее значение.
Есть простой обходной путь – создать дополнительный столбец, в котором объединить все нужные критерии. В нашем примере это столбцы Имя клиента (Customer) и Название продукта (Product). Не забывайте, что объединенный столбец должен быть всегда крайним левым в диапазоне поиска, поскольку именно левый столбец функция ВПР просматривает при поиске значения.
Итак, Вы добавляете вспомогательный столбец в таблицу и копируете по всем его ячейкам формулу вида: =B2&C2 . Если хочется, чтобы строка была более читаемой, можно разделить объединенные значения пробелом: =B2&” “&C2 . После этого можно использовать следующую формулу:
VLOOKUP("Jeremy Hill Sweets",$A$7:$D$18,4,FALSE)
=ВПР("Jeremy Hill Sweets";$A$7:$D$18;4;ЛОЖЬ)
VLOOKUP(B1,$A$7:$D$18,4,FALSE)
=ВПР(B1;$A$7:$D$18;4;ЛОЖЬ)
Где ячейка B1 содержит объединенное значение аргумента lookup_value (искомое_значение), а 4 – аргумент col_index_num (номер_столбца), т.е. номер столбца, содержащего данные, которые необходимо извлечь.
Пример 2: ВПР по двум критериям с просматриваемой таблицей на другом листе
Если Вам необходимо обновить основную таблицу (Main table), добавив данные из второй таблицы (Lookup table), которая находится на другом листе или в другой рабочей книге Excel, то Вы можете собрать искомое значение непосредственно в формуле, которую вставляете в основную таблицу.
Как и в предыдущем примере, Вам понадобится в таблице поиска (Lookup table) вспомогательный столбец с объединенными значениями. Этот столбец должен быть крайним левым в заданном для поиска диапазоне.
Итак, формула с ВПР может быть такой:
VLOOKUP(B2&" "&C2,Orders!$A&$2:$D$2,4,FALSE)
=ВПР(B2&" "&C2;Orders!$A&$2:$D$2;4;ЛОЖЬ)
Здесь в столбцах B и C содержатся имена клиентов и названия продуктов соответственно, а ссылка Orders!$A&$2:$D$2 определяет таблицу для поиска на другом листе.
Чтобы сделать формулу более читаемой, Вы можете задать имя для просматриваемого диапазона, и тогда формула станет выглядеть гораздо проще:
VLOOKUP(B2&" "&C2,Orders,4,FALSE)
=ВПР(B2&" "&C2;Orders;4;ЛОЖЬ)
Чтобы формула работала, значения в крайнем левом столбце просматриваемой таблицы должны быть объединены точно так же, как и в критерии поиска. На рисунке выше мы объединили значения и поставили между ними пробел, точно так же необходимо сделать в первом аргументе функции (B2&” “&C2).
Запомните! Функция ВПР ограничена 255 символами, она не может искать значение, состоящее из более чем 255 символов. Имейте это ввиду и следите, чтобы длина искомого значения не превышала этот лимит.
Соглашусь, добавление вспомогательного столбца – не самое изящное и не всегда приемлемое решение. Вы можете сделать то же самое без вспомогательного столбца, но в таком случае потребуется гораздо более сложная формула с комбинацией функций INDEX (ИНДЕКС) и MATCH (ПОИСКПОЗ).
Извлекаем 2-е, 3-е и т.д. значения, используя ВПР
Вы уже знаете, что ВПР может возвратить только одно совпадающее значение, точнее – первое найденное. Но как быть, если в просматриваемом массиве это значение повторяется несколько раз, и Вы хотите извлечь 2-е или 3-е из них? А что если все значения? Задачка кажется замысловатой, но решение существует!
Предположим, в одном столбце таблицы записаны имена клиентов (Customer Name), а в другом – товары (Product), которые они купили. Попробуем найти 2-й, 3-й и 4-й товары, купленные заданным клиентом.
Простейший способ – добавить вспомогательный столбец перед столбцом Customer Name и заполнить его именами клиентов с номером повторения каждого имени, например, John Doe1 , John Doe2 и т.д. Фокус с нумерацией сделаем при помощи функции COUNTIF (СЧЁТЕСЛИ), учитывая, что имена клиентов находятся в столбце B:
B2&COUNTIF($B$2:B2,B2)
=B2&СЧЁТЕСЛИ($B$2:B2;B2)
После этого Вы можете использовать обычную функцию ВПР , чтобы найти нужный заказ. Например:
- Находим 2-й
Dan Brown
:
VLOOKUP("Dan Brown2",$A$2:$C$16,3,FALSE)
=ВПР("Dan Brown2";$A$2:$C$16;3;ЛОЖЬ) - Находим 3-й
товар, заказанный покупателем Dan Brown
:
VLOOKUP("Dan Brown3",$A$2:$C$16,3,FALSE)
=ВПР("Dan Brown3";$A$2:$C$16;3;ЛОЖЬ)
Если Вы ищите только 2-е повторение, то можете сделать это без вспомогательного столбца, создав более сложную формулу:
IFERROR(VLOOKUP($F$2,INDIRECT("$B$"&(MATCH($F$2,Table4,0)+2)&":$C16"),2,FALSE),"")
=ЕСЛИОШИБКА(ВПР($F$2;ДВССЫЛ("$B$"&(ПОИСКПОЗ($F$2;Table4;0)+2)&":$C16");2;ИСТИНА);"")
В этой формуле:
- $F$2 – ячейка, содержащая имя покупателя (она неизменна, обратите внимание – ссылка абсолютная);
- $B$ – столбец Customer Name ;
- Table4 – Ваша таблица (на этом месте также может быть обычный диапазон);
- $C16 – конечная ячейка Вашей таблицы или диапазона.
Эта формула находит только второе совпадающее значение. Если же Вам необходимо извлечь остальные повторения, воспользуйтесь предыдущим решением.
Если Вам нужен список всех совпадений – функция ВПР тут не помощник, поскольку она возвращает только одно значение за раз – и точка. Но в Excel есть функция INDEX (ИНДЕКС), которая с легкостью справится с этой задачей. Как будет выглядеть такая формула, Вы узнаете в следующем примере.
Извлекаем все повторения искомого значения
Как упоминалось выше, ВПР не может извлечь все повторяющиеся значения из просматриваемого диапазона. Чтобы сделать это, Вам потребуется чуть более сложная формула, составленная из нескольких функций Excel, таких как INDEX (ИНДЕКС), SMALL (НАИМЕНЬШИЙ) и ROW (СТРОКА)
Например, формула, представленная ниже, находит все повторения значения из ячейки F2 в диапазоне B2:B16 и возвращает результат из тех же строк в столбце C.
{=IFERROR(INDEX($C$2:$C$16,SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3)),"")}
{=ЕСЛИОШИБКА(ИНДЕКС($C$2:$C$16;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3));"")}
Введите эту формулу массива в несколько смежных ячеек, например, в ячейки F4:F8 , как показано на рисунке ниже. Количество ячеек должно быть равным или большим, чем максимально возможное число повторений искомого значения. Не забудьте нажать Ctrl+Shift+Enter , чтобы правильно ввести формулу массива.
Если Вам интересно понять, как она работает, давайте немного погрузимся в детали формулы:
Часть 1:
IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,"")
ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"")
$F$2=B2:B16 – сравниваем значение в ячейке F2 с каждым из значений диапазона B2:B16. Если найдено совпадение, то выражение СТРОКА(C2:C16)-1 возвращает номер соответствующей строки (значение -1 позволяет не включать строку заголовков). Если совпадений нет, функция IF (ЕСЛИ) возвращает пустую строку.
Результатом функции IF (ЕСЛИ) окажется вот такой горизонтальный массив: {1,"",3,"",5,"","","","","","",12,"","",""}
Часть 2:
ROW()-3
СТРОКА()-3
Здесь функция ROW (СТРОКА) действует как дополнительный счётчик. Так как формула скопирована в ячейки F4:F9, мы вычитаем число 3 из результата функции, чтобы получить значение 1 в ячейке F4 (строка 4, вычитаем 3), чтобы получить 2 в ячейке F5 (строка 5, вычитаем 3) и так далее.
Часть 3:
SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3))
НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3))
Функция SMALL (НАИМЕНЬШИЙ) возвращает n-ое наименьшее значение в массиве данных. В нашем случае, какую по счёту позицию (от наименьшего) возвращать – определено функцией ROW (СТРОКА) (смотри Часть 2). Так, для ячейки F4 функция НАИМЕНЬШИЙ({массив};1) возвращает 1-й (наименьший) элемент массива, то есть 1 . Для ячейки F5 возвращает 2-й наименьший элемент массива, то есть 3 , и так далее.
Часть 4:
INDEX($C$2:$C$16,SMALL(IF($F$2=B2:B16,ROW(C2:C16)-1,""),ROW()-3))
ИНДЕКС($C$2:$C$16;НАИМЕНЬШИЙ(ЕСЛИ($F$2=B2:B16;СТРОКА(C2:C16)-1;"");СТРОКА()-3))
Функция INDEX (ИНДЕКС) просто возвращает значение определённой ячейки в массиве C2:C16 . Для ячейки F4 функция ИНДЕКС($C$2:$C$16;1) возвратит Apples , для F5 функция ИНДЕКС($C$2:$C$16;3) возвратит Sweets и так далее.
Часть 5:
IFERROR()
ЕСЛИОШИБКА()
В завершение, мы помещаем формулу внутрь функции IFERROR (ЕСЛИОШИБКА), поскольку вряд ли Вас обрадует сообщение об ошибке #N/A (#Н/Д) в случае, если количество ячеек, в которые скопирована формула, будет меньше, чем количество повторяющихся значений в просматриваемом диапазоне.
Двумерный поиск по известным строке и столбцу
Выполнение двумерного поиска в Excel подразумевает поиск значения по известному номеру строки и столбца. Другими словами, Вы извлекаете значение ячейки на пересечении конкретной строки и столбца.
Итак, давайте обратимся к нашей таблице и запишем формулу с функцией ВПР , которая найдет информацию о стоимости проданных в марте лимонов.
Существует несколько способов выполнить двумерный поиск. Познакомьтесь с возможными вариантами и выберите наиболее подходящий.
Функции ВПР и ПОИСКПОЗ
Вы можете использовать связку из функций ВПР (VLOOKUP) и ПОИСКПОЗ (MATCH), чтобы найти значение на пересечении полей Название продукта (строка) и Месяц (столбец) рассматриваемого массива:
VLOOKUP("Lemons",$A$2:$I$9,MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0),FALSE)
=ВПР("Lemons";$A$2:$I$9;ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0);ЛОЖЬ)
Формула выше – это обычная функция ВПР , которая ищет точное совпадение значения “Lemons” в ячейках от A2 до A9. Но так как Вы не знаете, в каком именно столбце находятся продажи за март, то не сможете задать номер столбца для третьего аргумента функции ВПР . Вместо этого используется функция ПОИСКПОЗ , чтобы определить этот столбец.
MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0)
ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0)
В переводе на человеческий язык, данная формула означает:
- Ищем символы “Mar” – аргумент lookup_value (искомое_значение);
- Ищем в ячейках от A1 до I1 – аргумент lookup_array (просматриваемый_массив);
- Возвращаем точное совпадение – аргумент match_type (тип_сопоставления).
Использовав 0 в третьем аргументе, Вы говорите функции ПОИСКПОЗ искать первое значение, в точности совпадающее с искомым значением. Это равносильно значению FALSE (ЛОЖЬ) для четвёртого аргумента ВПР .
Вот так Вы можете создать формулу для поиска по двум критериям в Excel, что также известно, как двумерный поиск или поиск в двух направлениях.
Функция СУММПРОИЗВ
Функция СУММПРОИЗВ (SUMPRODUCT) возвращает сумму произведений выбранных массивов:
SUMPRODUCT(($A$2:$A$9="Lemons")*($A$1:$I$1="Mar"),$A$2:$I$9)
=СУММПРОИЗВ(($A$2:$A$9="Lemons")*($A$1:$I$1="Mar");$A$2:$I$9)
Функции ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ
В следующей статье я буду объяснять эти функции во всех деталях, так что сейчас можете просто скопировать эту формулу:
INDEX($A$2:$I$9,MATCH("Lemons",$A$2:$A$9,0),MATCH("Mar",$A$1:$I$1,0))
=ИНДЕКС($A$2:$I$9;ПОИСКПОЗ("Lemons";$A$2:$A$9;0);ПОИСКПОЗ("Mar";$A$1:$I$1;0))
Именованные диапазоны и оператор пересечения
Если Вы не в восторге от всех этих сложных формул Excel, Вам может понравиться вот такой наглядный и запоминающийся способ:
При вводе имени, Microsoft Excel будет показывать подсказку со списком подходящих имен, так же, как при вводе формулы.
- Нажмите Enter и проверьте результат
В целом, какой бы из представленных выше методов Вы ни выбрали, результат двумерного поиска будет одним и тем же:
Используем несколько ВПР в одной формуле
Бывает так, что основная таблица и таблица поиска не имеют ни одного общего столбца, и это мешает использовать обычную функцию ВПР . Однако, существует ещё одна таблица, которая не содержит интересующую нас информацию, но имеет общий столбец с основной таблицей и таблицей поиска.
Давайте разберем следующий пример. У нас есть основная таблица (Main table) со столбцом SKU (new) , куда необходимо добавить столбец с соответствующими ценами из другой таблицы. Кроме этого, у нас есть 2 таблицы поиска. Первая (Lookup table 1) содержит обновленные номера SKU (new) и названия товаров, а вторая (Lookup table 2) – названия товаров и старые номера SKU (old) .
Чтобы добавить цены из второй таблицы поиска в основную таблицу, необходимо выполнить действие, известное как двойной ВПР или вложенный ВПР .
- Запишите функцию ВПР
, которая находит имя товара в таблице Lookup table 1
, используя SKU
, как искомое значение:
VLOOKUP(A2,New_SKU,2,FALSE)
=ВПР(A2;New_SKU;2;ЛОЖЬ)Здесь New_SKU – именованный диапазон $A:$B в таблице Lookup table 1 , а 2 – это столбец B, который содержит названия товаров (смотрите на рисунке выше)
- Запишите формулу для вставки цен из таблицы Lookup table 2
на основе известных названий товаров. Для этого вставьте созданную ранее формулу в качестве искомого значения для новой функции ВПР
:
VLOOKUP(VLOOKUP(A2,New_SKU,2,FALSE),Price,3,FALSE)
=ВПР(ВПР(A2;New_SKU;2;ЛОЖЬ);Price;3;ЛОЖЬ)Здесь Price – именованный диапазон $A:$C в таблице Lookup table 2 , а 3 – это столбец C, содержащий цены.
На рисунке ниже виден результат, возвращаемый созданной нами формулой:
Динамическая подстановка данных из разных таблиц при помощи ВПР и ДВССЫЛ
В начале разъясним, что мы подразумеваем под выражением “Динамическая подстановка данных из разных таблиц”, чтобы убедиться правильно ли мы понимает друг друга.
Бывают ситуации, когда есть несколько листов с данными одного формата, и необходимо извлечь нужную информацию с определенного листа в зависимости от значения, которое введено в заданную ячейку. Думаю, проще это объяснить на примере.
Представьте, что имеются отчеты по продажам для нескольких регионов с одинаковыми товарами и в одинаковом формате. Требуется найти показатели продаж для определенного региона:
Если у Вас всего два таких отчета, то можно использовать до безобразия простую формулу с функциями ВПР и ЕСЛИ (IF), чтобы выбрать нужный отчет для поиска:
VLOOKUP($D$2,IF($D3="FL",FL_Sales,CA_Sales),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ЕСЛИ($D3="FL";FL_Sales;CA_Sales);2;ЛОЖЬ)
- $D$2 – это ячейка, содержащая название товара. Обратите внимание, здесь мы используем абсолютные ссылки, чтобы избежать изменения искомого значения при копировании формулы в другие ячейки.
- $D3 – это ячейка с названием региона. Используем абсолютную ссылку для столбца и относительную ссылку для строки, поскольку планируем копировать формулу в другие ячейки того же столбца.
- FL_Sal es и CA_Sales – названия таблиц (или именованных диапазонов), в которых содержаться соответствующие отчеты о продажах. Вы, конечно же, можете использовать обычные названия листов и ссылки на диапазоны ячеек, например ‘FL Sheet’!$A$3:$B$10 , но именованные диапазоны гораздо удобнее.
Однако, когда таких таблиц много, функция ЕСЛИ – это не лучшее решение. Вместо нее можно использовать функцию ДВССЫЛ (INDIRECT), чтобы возвратить нужный диапазон поиска.
Как Вы, вероятно, знаете, функция ДВССЫЛ используется для того, чтобы вернуть ссылку, заданную текстовой строкой, а это как раз то, что нам сейчас нужно. Итак, смело заменяем в представленной выше формуле выражение с функцией ЕСЛИ на ссылку с функцией ДВССЫЛ . Вот такая комбинация ВПР и ДВССЫЛ отлично работает в паре:
VLOOKUP($D$2,INDIRECT($D3&"_Sales"),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ДВССЫЛ($D3&"_Sales");2;ЛОЖЬ)
- $D$2 – это ячейка с названием товара, она неизменна благодаря абсолютной ссылке.
- $D3 – это ячейка, содержащая первую часть названия региона. В нашем примере это FL .
- _Sales – общая часть названия всех именованных диапазонов или таблиц. Соединенная со значением в ячейке D3, она образует полное имя требуемого диапазона. Ниже приведены некоторые подробности для тех, кто не имеет опыта работы с функцией ДВССЫЛ .
Как работают ДВССЫЛ и ВПР
Во-первых, позвольте напомнить синтаксис функции ДВССЫЛ (INDIRECT):
- A1 , если аргумент равен TRUE (ИСТИНА) или не указан;
- R1C1 , если F ALSE (ЛОЖЬ).
Итак, давайте вернемся к нашим отчетам по продажам. Если Вы помните, то каждый отчёт – это отдельная таблица, расположенная на отдельном листе. Чтобы формула работала верно, Вы должны дать названия своим таблицам (или диапазонам), причем все названия должны иметь общую часть. Например, так: CA_Sales , FL_Sales , TX_Sales и так далее. Как видите, во всех именах присутствует “_Sales”.
Функция ДВССЫЛ соединяет значение в столбце D и текстовую строку “_Sales”, тем самым сообщая ВПР в какой таблице искать. Если в ячейке D3 находится значение “FL”, формула выполнит поиск в таблице FL_Sales , если “CA” – в таблице CA_Sales и так далее.
Результат работы функций ВПР и ДВССЫЛ будет следующий:
Если данные расположены в разных книгах Excel, то необходимо добавить имя книги перед именованным диапазоном, например:
VLOOKUP($D$2,INDIRECT($D3&"Workbook1!_Sales"),2,FALSE)
=ВПР($D$2;ДВССЫЛ($D3&"Workbook1!_Sales");2;ЛОЖЬ)
Если функция ДВССЫЛ ссылается на другую книгу, то эта книга должна быть открытой. Если же она закрыта, функция сообщит об ошибке #REF! (#ССЫЛ!).
